Quante volte ti è capitato di svegliarti e di trovare tantissime email da leggere, nonostante il giorno prima le avessi sfogliate tutte?

Secondo uno studio effettuato dalla McKinsey, un professionista trascorre circa il 28% della sua giornata lavorativa a leggere ed a rispondere alla posta elettronica: Per un professionista che lavora a tempo pieno, tutto ciò si traduce a 2,6 ore al giorno, ed e 120 email ricevute.

Ecco qui alcuni consigli per gestire al meglio le email

1. Accedere alla casella di posta elettronica solo in determinati orari o blocchi della giornata. Dalle tre o cinque volte al giorno. Non di più. In questo modo leggeremo e risponderemo alla posta in modalità “a blocco” risparmiando tempo e aumentando il focus. Dobbiamo fare un accordo con noi stessi nel decidere di controllare la casella di posta elettronica un certo numero di volte l’ora o al giorno. Questo può essere diverso per ciascuno di noi: per alcuni può significare controllare la posta ogni 50 minuti; per gli altri, può significare controllare la posta una o due volte al giorno. Il punto è quello di creare una routine quotidiana di controllo della posta elettronica che aumenti la produttività

2. Organizzare la casella di posta elettronica in cartelle. Ma non troppo.

3. Usare alcuni servizi o plug-in come Boomerang (per Gmail, Outlook e Android) ci aiuta a schedulare, controllare e pianificare l’invio della posta elettronica.

4. Diamoci un tempo limite a ogni blocco/volta che accediamo alle email in modo che possiamo rispondere a quelle più importanti e non perderci dietro alle junk email.

5. Cancelliamoci dalle mailing list o newsletter che non ci servono. Proviamo Unroll.me.

6. Non teniamo la finestra della posta aperta mentre stiamo lavorando.

7. Eliminiamo tutte le notifiche push.

8. Non controlliamo la casella email nei momenti di noia o cause fortuite. Annoiamoci.

9. Nel weekend almeno una mezza giornata non accediamo alle email di lavoro.

10. Se abbiamo fatto tutto questo, ci meritiamo un premio: ci regaleremo un bel pensiero.

Carl Newport, per quanto riguarda la gestione, ci fornisce 3 suggerimenti:

1. Lavorare sul “sender filter”. Obbligare le persone che ci mandano le email a lavorare di più. A volte si scrivono email povere che richiedono un flusso di email prima di arrivare alla soluzione/richiesta. Lui chiama “sender filter” la capacità di scrivere le email in modo da evitare un continuo ping pong di messaggi. Inoltre, suggerisce di educare le persone al fatto che possiamo non rispondere.

2. Rendere efficienti i processi. Rispondere alle email è un lavoro a tutti gli effetti, e quindi bisogna farlo bene. Ricordiamo che le email incomplete non sono “degne” di ricevere una risposta, perché costituiscono una perdita di tempo per chi le riceve. Iniziamo a rispondere evidenziando le richieste/concetti in punti. “Meno disordine mentale significa che abbiamo maggiori risorse mentali per il pensiero profondo e creativo”.

3. Non rispondere. Sarà responsabilità di chi ci ha cercato contattarci. Seguendo regole “professionali” non si deve mai rispondere a un’email se:

• è ambigua o rende difficile generare una risposta ragionevole;
• non è una questione o proposta che ci può interessare;
• niente di buono potrà accadere se rispondiamo o niente di male potrà accadere se non rispondiamo.

Pratica di consapevolezza della gestione delle email

Se desideriamo cambiare un’abitudine negativa in modo permanente, il primo e più importante passo è quello di riconoscere come e perché questa abitudine si è formata. Per capirlo, la prossima volta che sentiremo il bisogno di controllare la posta elettronica, poniamoci le seguenti quattro domande:

• Che cosa sentiamo in questo momento?
• Perché vogliamo controllare l’email in questo momento?
• Come ci sentiamo all’idea di controllare la posta elettronica?
• Abbiamo davvero bisogno di controllare l’email in questo momento?

In base alle risposte, quali sono le reali motivazioni per voler controllare, ricontrollare e controllare di nuovo? Le motivazioni più comuni delle persone sono:

• La paura di perdere qualcosa: “Ho bisogno di controllare costantemente la mia email durante la giornata, o potrei non rispondere a qualcosa nel tempo che potrebbe causare la perdita di un’opportunità”.
• Preoccupazione di ciò che gli altri potrebbero pensare: “Se io non rispondo subito, il mio capo può pensare che io non sia produttivo o che io non stia lavorando”.
• Distrazione dalla noia o dallo stress: “Mi annoio, sono sopraffatto, o saturo di quello che sto facendo. Il controllo delle email mi dà un time-out rispetto a quello che dovrei fare”.
• Riempimento di un vuoto emotivo o ricerca di rapporto umano: “Mi sento un po’ solo. È bello sapere che qualcuno mi ha inviato un messaggio.”

Una volta scoperta la motivazione di fondo che ci sta guidando nel controllare ossessivamente la nostra casella di posta elettronica, avremo alcune informazioni molto importanti e ciò potrà aiutarci (anche in piccole dosi) a cambiare le nostre abitudini.

Photo by Natalia Lyczko by Unsplash