Che la nostra mente avesse bisogno di "staccare la spina" di tanto in tanto lo sapevamo. Ora però conosciamo la misura esatta di quale influenza abbiano le pause sulla nostra felicità, produttività e sul nostro lavoro.
Questo articolo è tratto dalla sezione Worklab di Microsoft: si riportano i risultati di uno studio condotto nel mese di marzo 2021 dal Microsoft Human Factors Lab che ha visto la prtecipazione di 14 persone che presenziavano a riunioni video mentre indossavano apparecchiature per l'elettroencefalogramma (EEG) per monitorare l'attività elettrica nel loro cervello.
I partecipanti sono dipendenti Microsoft e non, ma comunque individui che operano nel mondo dell'informazione negli Stati Uniti e che tipicamente lavorano da remoto.
Per molte persone, le riunioni video back-to-back sono un segno distintivo dell'era pandemica. Una conversazione finisce, un'altra inizia, e troppo spesso non c'è la possibilità di allungarsi, versarsi un bicchiere d'acqua o semplicemente schiarirsi le idee.
In questo studio sull'attività delle onde cerebrali, i ricercatori hanno confermato ciò che molte persone percepiscono per esperienza: le riunioni virtuali back-to-back sono stressanti.
La ricerca, però, indica anche un semplice rimedio: brevi pause.
"La nostra ricerca mostra che le pause sono importanti, non solo per renderci meno esausti alla fine della giornata, ma per migliorare effettivamente la nostra capacità di concentrarci e impegnarci durante le riunioni".
Michael Bohan, direttore senior del gruppo Human Factors Engineering di Microsoft
Gli esperti hanno lavorato molto per ottenere risultati in questo senso: le impostazioni di Microsoft Outlook rendono più facile e automatico ritagliare queste pause essenziali tra un back-to-back e l'altro, e poiché sanno bene che una taglia non va bene per tutti, le aziende hanno due opzioni. Gli individui possono impostare una programmazione predefinita che accorcia automaticamente le riunioni che gestiscono. E ora i clienti hanno la possibilità di settare delle impostazioni predefinite che accorciano le riunioni e creano spazio per le pause per tutti nell'azienda.
"Le riunioni back-to-back che sono diventate la norma negli ultimi 12 mesi non sono sostenibili. Outlook e Microsoft Teams sono utilizzati da milioni di persone in tutto il mondo, e questo piccolo cambiamento può aiutare i clienti a sviluppare nuove norme culturali e migliorare il benessere di tutti."
Jared Spataro, CVP, Microsoft 365
E ancora, un'altra voce si aggiunge al coro:
"Nel mondo odierno del lavoro remoto e ibrido, non è sufficiente incoraggiare solo la cura di sé. Dobbiamo innovare e sfruttare la tecnologia per aiutare i dipendenti a rendere operative le tanto necessarie pause nella loro routine quotidiana".
Kathleen Hogan, Chief People Officer di Microsoft
In Microsoft, poiché molti dipendenti sono coinvolti in diversi ruoli in tutto il mondo, stanno incoraggiando i singoli a testare se questa impostazione funzioni per loro e per il loro team. E mentre si passa al lavoro ibrido, si continuerà a imparare e a cercare modi per migliorare il modo in cui si lavora insieme in questo nuovo mondo più digitale.
Quando la pandemia ha sconvolto le routine e aumentato l'intensità del lavoro digitale, centinaia di ricercatori di Microsoft si sono riuniti per studiare come il lavoro stia cambiando, raccogliendo uno dei più grandi corpi di ricerca al mondo sul tema.
Il loro studio più recente si basa appunto su questo. Lo Human Factors Lab di Microsoft ha cercato di trovare una soluzione per l'affaticamento causato dalle riunioni, una preoccupazione pressante in questa nuova era di lavoro remoto e ibrido. I ricercatori del laboratorio, che esamina il modo in cui gli esseri umani interagiscono con la tecnologia, hanno chiesto a 14 persone di partecipare a riunioni video mentre indossavano l'elettroencefalogramma (EEG), una cuffia per monitorare l'attività elettrica nel loro cervello.
I volontari hanno partecipato ciascuno a due diversi blocchi di incontri. Nella prima sessione, la metà dei partecipanti ha partecipato a quattro riunioni di mezz'ora back-to-back (due ore continue), con ogni chiamata dedicata a compiti diversi (progettazione di un layout di ufficio, per esempio, o la creazione di un piano di marketing).
Per gli altri, le quattro riunioni di mezz'ora sono state intervallate da pause di 10 minuti, durante le quali i partecipanti coinvolti hanno meditato con l'app Headspace (la stessa attività di pausa - in questo caso la meditazione - in modo che i risultati fossero comparabili). La settimana successiva, i gruppi si sono scambiati; quelli che avevano fatto back-to-back hanno avuto delle pause, e viceversa. Tre o quattro volontari aggiuntivi non misurati con l'EEG hanno partecipato a ogni incontro di 30 minuti per garantire varietà alle riunioni e ai relativi compiti, e per simulare una giornata tipica di interazione con vari team.
La ricerca ha mostrato tre risultati principali.
Nelle due ore consecutive di riunioni back-to-back, l'attività media delle onde beta - quelle associate allo stress - è aumentata nel tempo. In altre parole, lo stress ha continuato ad accumularsi.
Ma quando ai partecipanti è stata data la possibilità di riposare usando la meditazione, l'attività beta è scesa, permettendo un "reset". Questo reset significava che i partecipanti iniziavano la loro prossima riunione in uno stato più rilassato. Significava anche che il livello medio delle onde beta si è mantenuto costante per quattro riunioni, senza accumulo di stress anche se le quattro videochiamate continuavano.
L'antidoto alla stanchezza da riunione è semplice: fare brevi pause.
Il tuo cervello lavora diversamente quanto fai delle pause, prendersi qualche minuto di tempo fra le videoconferenze previene l'accumulo di stress.
Quando i partecipanti hanno fatto le pause con la meditazione, i modelli di onde cerebrali hanno mostrato livelli positivi di asimmetria alfa frontale, che è correlata ad un maggiore impegno durante la riunione. Senza pause, i livelli erano negativi, suggerendo che i partecipanti fossero stanchi, o meno impegnati nella riunione. Questo ha dimostrato che quando il cervello è sotto stress, è più difficile rimanere concentrati e impegnati.
Insomma, le pause non solo fanno bene al benessere, ma migliorano anche la nostra capacità di lavorare al meglio.
Per i partecipanti privati delle pause, i ricercatori hanno anche notato che il periodo di transizione tra le chiamate ha causato un'attività beta, o livelli di stress, a picco.
Questo potrebbe essere perché "stai arrivando alla fine della riunione, sapendo che hai un altro in arrivo, e stai andando a cambiare marcia e utilizzare il cervello per pensare duramente a qualcos'altro," dice Bohan.
Per quei partecipanti, l'attività delle onde beta si è alzata di nuovo quando sono ricominciati i controlli. Quando le persone hanno fatto delle pause, al contrario, l'aumento dell'attività beta è sceso tra le riunioni, e l'aumento all'inizio della prossima riunione era molto più rallentato.
Saltare direttamente da una riunione all'altra può causare picchi di stress, che viene ridotto quando si fanno delle pause.
Il risultato: le pause, anche brevi, sono importanti per rendere le transizioni tra le riunioni meno stressanti.
"Ciò che rende questo studio così potente e relazionabile è che stiamo effettivamente visualizzando per le persone ciò che sperimentano fenomenologicamente dentro. Non è un'astrazione, al contrario. È un'espressione scientifica dello stress e della fatica che le persone provano durante il back-to-back".
Michael Bohan
Queste scoperte hanno contribuito a programmare le impostazioni di Outlook che consentissero agli individui o alle organizzazioni di impostare tagli di 5, 10 o 15 minuti le riunioni di Microsoft Teams per implementare delle pause tra le conversazioni.
Per esempio, un individuo o un'azienda potrebbe decidere di iniziare le sue riunioni 5 minuti dopo l'ora o la mezz'ora, in modo che i check-in di 30 minuti scendano a 25 minuti e le conversazioni di un'ora si riducano a 55 minuti. Ciò significa che una riunione di mezz'ora che sarebbe iniziata alle 11 diventerà una riunione di 25 minuti a partire dalle 11:05.
Non è solo la ricerca sul cervello a sostenere questo cambiamento. Il sovraccarico digitale è diventato un problema urgente nella nuova era del lavoro remoto e ibrido. Nel 2021 Work Trend Index di Microsoft pubblicato a marzo, il 54% degli intervistati in un sondaggio globale esterno ha detto di sentirsi sovraccarico di lavoro, mentre il 39% si è descritto come completamente esaurito.
Nell'ultimo anno, sono state introdotte diverse nuove funzionalità per favorire il benessere in questo periodo di rapidi cambiamenti. La modalità Together in Microsoft Teams aiuta a combattere l'affaticamento da riunione; un pendolare virtuale aiuta a ristabilire i confini tra lavoro e casa; e un'integrazione Headspace in arrivo con l'app Microsoft Viva Insights promuove la mindfulness. Questa nuova impostazione di Outlook è un passo successivo verso il benessere.
Una nota finale: se qualcuno stesse usando la nuova impostazione di Outlook per costruire dei momenti di pausa tra una riunione e l'altra, consideri di allontanarsi dal computer. "Cercate di non usare quei cinque o dieci minuti per infilare qualche altro tipo di lavoro", dice Bohan. "Riprendi fiato e fai una pausa lontano dallo schermo".
Poiché in Microsoft sanno che fare spazio per le pause è più facile a dirsi che a farsi, hanno raccolto alcuni suggerimenti basati sulla ricerca su come ritagliarsi del tempo per fare una pausa, ottenere il massimo dai momenti di pausa e rendere le riunioni più efficaci e stimolanti.
Articolo, video e immagini tradotti da Microsoft Worklab e liberamente riprodotti
Photo by monsterstudio on freepik and Microsoft
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