Ti capita di sentirti stressato per le troppe scadenze, perché trascorri troppo poco tempo sui compiti importanti o perché procrastini? Tranquillo, non sei certo il solo. E non sei affatto senza speranza. Ecco sette consigli di produttività che ti aiuteranno a fare di più in meno tempo.

1. Dai priorità al tuo lavoro

Ti sei mai trovato a procrastinare? O forse a fare qualche tipo di lavoro che richiede meno sforzo, per evitarne un altro di gran lunga più complicato, che non sai come cominciare?

Sarai molto più produttivo se lavorerai prima sul lavoro più importante, piuttosto che perdere tempo in lavori a basso rilievo, e poi correre a rispettare le scadenze nel tempo che ti rimane.

Mark Twain, secondo quanto riferito, consigliava: "Se il tuo compito è mangiare una rana, è meglio farlo subito, come prima cosa al mattino. E se invece il tuo compito è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande". In altre parole, riuscirai a fare di più dopo aver finito il compito che ti crea più disagio. Non solo, infatti:

• Ti sentirai meno ansioso

• Avrai più energia per il tuo lavoro più impegnativo

• Godrai di una sensazione di realizzazione, invece che di terrore per il resto della giornata lavorativa

Ma come si fa a decidere qual è la tua "rana"? Ed è davvero indispensabile fare il compito che mi spaventa di più? E se mi spaventassero tutti allo stesso modo?
È qui che entra in gioco la matrice Eisenhower. Le persone produttive la usano per raggiungere i loro obiettivi a lungo termine. In breve, è un metodo per categorizzare e dare priorità alle cose da fare in base alla loro urgenza e importanza.

La matrice Eisenhower è una scatola con quattro quadranti:

Inizia scrivendo ogni cosa che devi fare nel prossimo mese o giù di lì (o il più lontano possibile). Poi, inizia a classificare ogni compito in base alla sua urgenza e importanza.

I compiti urgenti e importanti includono cose come "pagare le tasse", se è vicino il giorno della scadenza per il pagamento delle tasse. Compiti importanti, ma non urgenti potrebbero includere la scrittura del tuo testamento o del tuo prossimo grande romanzo. I compiti che non sono importanti, ma urgenti sono compiti che puoi esternalizzare. Esempi potrebbero includere il reporting analitico o il design grafico per una tua prossima presentazione. Infine, i compiti che non sono né urgenti né importanti sono compiti che dovresti semplicemente cancellare dalla vostra lista.

Una volta che hai finito di classificare, dovresti avere una lista di compiti importanti e urgenti da affrontare per primi. Se sei tentato di procrastinare uno dei compiti, cerca di farlo subito.

2. Metti da parte del tempo per il lavoro profondo

Una volta che sai su cosa devi lavorare, devi assicurarti di avere tempo per affrontare i compiti più importanti. Potresti guardare il calendario e pensare di avere un sacco di tempo tra una riunione e l'altra per fare le cose. Ma il tempo non è tutto uguale.

Esperti di produttività come Cal Newport e Nir Eyal credono che un lavoro profondo e redditizio richieda degli spazi di tempo ininterrotto di almeno due ore, preferibilmente anche più lunghi. Spazi di tempo più corti di due ore impongono costi di interruzione non necessari.

Questo perché le interruzioni uccidono la produttività. Il cambio di contesto può costare fino al 40% del tuo tempo produttivo. Questo è dovuto a un fenomeno chiamato "residuo di attenzione". La ricerca dimostra che quando cambiamo attività, ci vuole molto tempo per tornare al livello di efficienza a cui si era prima di essere stati interrotti. Ci vogliono in media 25 minuti e 26 secondi per tornare in pista. Altri studi affermano che ce ne vogliono 23.

Quando l'autore Cal Newport ha esaminato le abitudini di lavoro di 25 persone notoriamente prolifiche e creative, ha scoperto che dedicavano una media di 5,25 ore al giorno al lavoro profondo. La maggior parte di noi, sostiene Newport nel suo libro Deep Work, può trascorrere circa quattro ore al giorno di lavoro profondo. Newport stesso lavora in due slot da 2-3 ore al giorno.

È in quei periodi che la maggior parte dei lavoratori svolge la maggior parte del loro vero lavoro. Per esempio, Carl Jung scriveva i suoi libri in una torre senza elettricità per minimizzare le distrazioni. Mark Twain scrisse gran parte de Le avventure di Tom Sawyer in un capanno a New York, così lontano dalla sua famiglia che suonava un corno all'ora dei pasti. Il fisico teorico Peter Higgs, l'omonimo della particella del bosone di Higgs, non ha mai inviato un'e-mail, navigato in internet o usato un cellulare. Era così fuori dal mondo che non c'era modo per contattarlo e dirgli che aveva vinto un premio Nobel.

3. Crea un "No Meeting Day"

Per ottenere più momenti di concentrazione ininterrotta per i loro lavoratori, aziende come Shopify e Facebook hanno introdotto un "No Meeting Day". Ogni settimana, hanno un giorno per il lavoro che non è interrotto da riunioni per implementare il picco di produttività.

Per rendere il tuo No Meeting Day il più riuscito possibile, cerca di non eseguirlo dall'alto verso il basso. Invece, parla prima con le parti interessate. Spiega cosa speri di ottenere da un No Meeting Day e dai loro la possibilità di sollevare eventuali obiezioni.

Un altro consiglio: sii flessibile. Per esempio, ad Atlassian non pianificano riunioni di squadra, incontri individuali, o all-hands nel loro No Meeting Day. Ma programmano sessioni di lavagna, colloqui con candidati esterni e riunioni in cui gli specialisti funzionali collaborano su problemi complessi.

Un altro modo per ottenere più momenti di concentrazione è quello di introdurre "periodi di blackout" come il R Street Institute, un centro di ricerca di Washington. All'inizio della pandemia ogni squadra sceglieva una mezza giornata ogni settimana in cui i lavoratori non avrebbero dovuto rispondere a nessuna comunicazione interna e non avrebbero potuto avere riunioni interne. "Le riunioni esterne e il lavoro non sono proibiti durante questo periodo, ma le persone sono incoraggiate ad usare il tempo per la famiglia e gli affari personali", dice il presidente di R Street Eli Lehrer.

4. Blocca il tuo calendario

Ora sai cosa devi fare e hai del tempo ininterrotto da parte in cui farlo. Ma potresti ancora ritrovarti a passare senza pensare da un compito all'altro, a passare più tempo del dovuto su un particolare compito, o a chiederti quale compito seguire dalla tua lista.

La tecnica dei leader tecnologici e dei guru della produttività come Elon Musk, Bill Gates e Cal Newport per evitare queste insidie della produttività si chiama blocco del tempo. Si tratta di stimare quanto tempo richiederà ogni compito importante e programmare un tempo sul calendario per esso.

Si può anche fare un passo avanti con il time batching, dove si raggruppano compiti simili in modo da dover fare solo un tipo di lavoro per lunghi periodi. Il time batching riduce il cambio di contesto per una maggiore concentrazione ed efficienza.

5. Sfrutta il potere dell'abitudine

Nel suo libro Atomic Habits, per impartire lezioni di psicologia, filosofia e scienze sociali su come fare di più in meno tempo, James Clear usa storie sul ciclismo britannico, sui gatti nelle scatole dei puzzle e sulla mensa di un ospedale. Clear sostiene che lo sviluppo e il mantenimento di "piccole" abitudini è la chiave per dare priorità e completare i compiti più importanti. Il trucco per un'efficace gestione del tempo è sfruttare questo processo per creare abitudini che ti portano verso i tuoi obiettivi.

Clear si basa su The Power of Habits di Charles Duhigg per offrire il modello a quattro fasi delle abitudini: spunto, desiderio, risposta e ricompensa. Le abitudini che ti rendono più produttivo e appagato si formano allo stesso modo delle abitudini che ti trattengono. Prima c'è uno stimolo. È seguito da un comportamento. Per ultimo viene una ricompensa.

Newport sottolinea anche l'importanza delle abitudini e delle routine per rendere la produttività più automatica e senza sforzo possibile. Abbiamo chiesto ai lavoratori quali sono le routine che li hanno aiutati a rimanere sul compito mentre lavoravano da casa e abbiamo trovato tre temi principali:

1. Stabilite delle abitudini che vi aiutino a passare da e verso la modalità "lavoro".

Questo può essere qualsiasi cosa, dal cambiarsi i vestiti come parte della routine mattutina e al cambiare luogo a fine giornata . L'idea è quella di dare al tuo cervello degli spunti per capire che è ora di iniziare e smettere di lavorare.

2. Fare una pausa all'ora di pranzo.

Controintuitivamente, fare delle pause non diminuisce la produttività. In realtà porta la maggior parte delle persone a lavorare in modo più efficiente.

3. Stabilite e comunicate i vostri orari di lavoro al vostro capo e ai vostri colleghi.

Sani e chiari confini tra lavoro e vita privata possono aumentare la produttività e aiutare a evitare il burnout. Rituali come mettere via il portatile e/o uscire da Slack segnalano al tuo cervello (e ai colleghi) che hai finito per il giorno.

6. Investire in formazione sulla gestione del tempo

È certamente vero che alcune persone sono naturalmente migliori di altre nella gestione del tempo. Tuttavia, nel loro studio sulla gestione del tempo, Brad Aeon e Herman Aguinis hanno scoperto che le abilità di gestione del tempo possono essere apprese. I lavoratori che hanno ricevuto una formazione sulla gestione del tempo si sono sentiti meno stressati e più in controllo del loro tempo rispetto ai loro colleghi che non l'hanno ricevuta.

Il leader di pensiero sulla produttività Maura Thomas raccomanda che i corsi di formazione sulla gestione del tempo incorporino i seguenti tre componenti:

1. Addestrare le persone a capire meglio il loro ruolo piuttosto che capire solo i loro compiti specifici
2. Concentrarsi sulle abilità di gestione dell'attenzione piuttosto che solo sulle abilità di "gestione del tempo".
3. I curricula dovrebbero incorporare un sistema completo di gestione del flusso di lavoro (come quando e come usare il software di gestione dei progetti)

Se il vostro budget per la formazione continua non può coprire un corso di gestione del tempo di alta qualità, anche solo leggere consigli sulla gestione del tempo può aiutare. Uno studio ha dimostrato che i lavoratori che hanno letto un manuale di gestione del tempo hanno gestito il loro tempo meglio dei loro colleghi che non hanno letto il manuale.

7. Automatizzare il più possibile

Tornando alla matrice Eisenhower, ci sono probabilmente molti più compiti che si possono automatizzare facilmente di quanto si pensi. Molti dei consigli di questo articolo, infatti, possono essere implementati con l'aiuto di software economici o gratuiti.

Per aiutarti a dare priorità ai tuoi compiti, ti consigliamo le applicazioni di gestione dei compiti. In questo modo puoi tenere tutte le attività in un unico posto dove puoi facilmente aggiungerle, cancellarle o accedervi da qualsiasi dispositivo.

Tenere traccia del tuo tempo con app di monitoraggio del tempo come Focus Keeper, Clockify, Toggl e RescueTime ti aiuterà a vedere quanto tempo certi compiti ti hanno portato via in passato in modo da poter stimare meglio in futuro.

Siamo tutti alla ricerca di modi per fare di più in periodi di tempo più brevi. Questi sette consiglCome essere produttivi: 7 metodi efficacii dovrebbero aiutarti ad aumentare la tua produttività e a lavorare in modo più efficiente.

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