Come evitare la “tirannia dell’urgente” e concentrarsi su ciò che conta davvero

Il significato di “Tirannia dell’urgente”

Il termine “tirannia dell’urgente” fu usato per la prima volta da Charles E. Hummel nel suo opuscolo con lo stesso nome, pubblicato negli anni ’60. Nelle sue pagine, l’autore riconosce che spesso c’è tensione tra compiti urgenti e importanti e, in molti casi, la maggior parte delle persone lascia che le cose importanti della vita passino in secondo piano rispetto a quelle urgenti.

Per motivi di chiarezza, in questo articolo, le attività urgenti saranno classificate come attività che richiedono un’attenzione immediata. I compiti importanti, d’altra parte, sono attività che spingono avanti la tua carriera e ti aiutano a raggiungere i tuoi principali obiettivi di vita.

Non c’è nulla di intrinsecamente sbagliato nei compiti urgenti. La vita è piena di eventi inaspettati che dobbiamo affrontare. Tuttavia, le attività urgenti diventano un problema quando vietano alle persone di lavorare e completare attività più importanti.

Quando ciò accade, i compiti urgenti diventano “tiranni” nella nostra giornata lavorativa e ci impediscono di essere produttivi, l’obiettivo di raggiungere le persone che tutti vogliamo essere – da qui il termine “tirannia dell’urgente”.

10 suggerimenti per evitare la “tirannia dell’urgente”

Per diventare più produttivo e raggiungere i tuoi obiettivi, devi bandire la tirannia dell’urgente e concederti tutto il tempo per concentrarti su attività più importanti. I dieci suggerimenti elencati di seguito aiuteranno.

1. Sapere cosa si vuole ottenere

È difficile, persino impossibile, classificare un’attività come importante senza prima sapere quali sono i tuoi obiettivi generali. Cosa stai cercando di ottenere? Tutti i grandi risultati trovano il loro fondamento in piani ben strutturati.

Il modo migliore per impostare gli obiettivi è seguire il framework SMART , che è un acronimo che sta per Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-Bound. Discutiamo ciascuno di questi in modo più dettagliato:

  • Specifico: più specifici sono i tuoi obiettivi, meglio è. Ad esempio, dire “Voglio acquisire 100 nuovi clienti paganti nei prossimi 30 giorni” è molto meglio che dire “Voglio acquisire molti più clienti”. Quando i tuoi obiettivi sono specifici, hai molte più probabilità di raggiungerli.
  • Misurabile: un obiettivo misurabile è quello che consente di valutare facilmente i progressi. Nel nostro esempio precedente, “molti più clienti” non è misurabile. Chi può dire se “molto” significhi 10, 100 o 1.000? Ma l’obiettivo di “100 nuovi clienti paganti in 30 giorni” è molto facile da monitorare.
  • Raggiungibile: il tuo obiettivo deve essere realistico. È davvero possibile ottenere 100 nuovi clienti nei prossimi 30 giorni? In caso contrario, è necessario rivalutare i tuoi obiettivi. Applaudiamo l’ambizione, ma le aspettative irrealistiche non ti aiuteranno.
  • Rilevante: gli obiettivi rilevanti sono quelli a cui tu, personalmente, ti preoccupi abbastanza da fare i sacrifici necessari per raggiungerli. Ad esempio, potresti dire che vuoi diventare l’amministratore delegato di una multinazionale. Ma sei disposto a lavorare 80 ore settimanali, perdere le partite di calcio dei tuoi bambini e trascorrere le vacanze in ufficio? Assicurati che i tuoi obiettivi si adattino alla tua personalità e allo stile di vita a cui aspiri.
  • Limitato nel tempo: infine, tutti gli obiettivi richiedono una scadenza. Quando speri di raggiungere X entro? Tornando al nostro primo esempio ancora una volta, l’obiettivo è acquisire “100 nuovi clienti paganti in 30 giorni”. C’è una chiara scadenza incastonata in questo obiettivo.

2. Creare un elenco di cose da fare

Una volta che sai quali sono i tuoi obiettivi e cosa stai cercando di ottenere su larga scala, puoi pianificare le tue cose da fare quotidiane. Per prima cosa, prendi i tuoi obiettivi e suddividili in parti più gestibili. Il marketing del tuo nuovo prodotto della tua azienda può essere suddiviso in un “funnel” composto da social media, e-mail, blog, annunci pubblicitari. Ciascuna di queste categorie può quindi essere ulteriormente suddivisa in singole attività come la pianificazione di post sui social, la creazione di una campagna e-mail e la scrittura di un annuncio sul blog.

Assicurati che queste attività importanti siano incluse nella tua lista di cose da fare insieme alle altre attività meno importanti che devi completare ogni giorno. Inoltre, ti consigliamo di cercare di mantenere brevi gli elenchi di cose da fare. Non tentare di iniziare e completare più di 10 attività durante l’orario d’ufficio. Scegli invece tre o quattro cose su cui concentrarti alla volta.

3. Impara a dare la giusta priorità alle attività

Parlando di cose su cui concentrarsi, come fai a sapere quali compiti sono effettivamente importanti e quali sono meglio delegati o eliminati del tutto. Non è sempre facile da dire.

Fortunatamente, esiste un sistema che funziona molto bene per dare la priorità agli elementi nella tua lista di cose da fare e ridurre la tirannia dell’urgente. Si chiama Eisenhower Matrix , dal nome del 34 ° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower.

Fondamentalmente, ogni attività può essere segmentata in uno dei quattro gruppi:

  1. Importante e urgente: sono attività che richiedono un’attenzione immediata e ti aiutano anche a raggiungere i tuoi obiettivi. Ci sono spesso ripide conseguenze per il mancato completamento di queste attività con successo e in tempo.
  2. Importante ma non urgente: i compiti importanti ma non urgenti sono quelli che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera e di vita ma non hanno una scadenza imminente. Scrivere un libro è un buon esempio. Potrebbe aumentare notevolmente le tue possibilità di costruire autorità nella tua nicchia, ma a meno che tu non abbia un contratto di pubblicazione, probabilmente non c’è una vera scadenza per completare il tuo manoscritto.
  1. Urgente ma non importante: si tratta di attività che richiedono la tua attenzione immediata, ma non ti avvicinano ai tuoi obiettivi. Sia la risposta al telefono che la risposta alle e-mail urgenti sono idonee. Sfortunatamente, la maggior parte di noi dedica troppo tempo a queste attività.
  2. Né urgente né importante: queste attività non servono ad avvicinarti ai tuoi obiettivi o richiedono un’attenzione immediata. Navigare senza pensare in Internet e guardare la TV sono ottimi esempi di attività né urgenti né importanti.

Una volta che hai separato ogni attività nell’elenco delle cose da fare in una di queste quattro categorie, diventa facile dare loro la priorità.

Le attività importanti e urgenti dovrebbero essere completate immediatamente. Le attività importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmate per essere eseguite in seguito. Gli elementi urgenti ma non importanti dovrebbero essere delegati se possibile. E né le attività urgenti né importanti dovrebbero essere eliminate nella maggior parte degli scenari.

Assegnando la priorità alle attività in questo modo, ti assicurerai di fare progressi quotidiani verso i tuoi obiettivi e ridurre al minimo la tirannia dell’urgente.

4. Programma il tempo di “lavoro”

Dare la priorità a compiti importanti va benissimo, ma cosa succederebbe se cose urgenti continuassero a spuntare e rubare la tua attenzione? Succede a tutti. Ecco perché è così importante programmare in orario “lavorativo” . Questo è speciale, dedica del tempo per concentrarti su compiti importanti.

Lo straordinario investitore, Warren Buffett, ha dichiarato : “ Non puoi lasciare che altre persone stabiliscano i tuoi obiettivi nella vita.

Non potremmo essere più d’accordo! Uno dei modi migliori per assicurarti di essere al comando della tua giornata è riservare del tempo specifico in cui puoi lavorare su progetti importanti senza interruzioni.

Ricorda, il tempo è la tua risorsa più preziosa. È MOLTO più prezioso del denaro poiché, una volta che è andato, non puoi più riaverlo indietro. Quindi fai a te stesso e ai tuoi obiettivi un favore e programma in tempo per lavorare ogni giorno su compiti importanti.

5. Rimuovere le distrazioni

Direttamente correlato al nostro ultimo suggerimento, se vuoi davvero superare la tirannia dell’urgente, devi rimuovere tutte le distrazioni dal tuo ambiente, mentre lavori su importanti progetti di propulsione professionale.

Ciò significa spegnere il telefono, disconnettersi dalla posta elettronica e dagli account dei social media, chiudere la porta dell’ufficio: tutto ciò che devi fare per rimanere concentrato e ridurre al minimo le interruzioni.

Sapevi che il cervello umano impiega circa 23 minuti per rimettere a fuoco una volta che si è distratto? È un sacco di tempo! Anche un testo all’ora può distruggere completamente la tua produttività per un giorno.Per quanto difficile possa essere all’inizio, separarti dal resto del mondo farà miracoli per la tua produttività e raggiungerai i tuoi obiettivi molto più

velocemente. Non vale la pena staccare la spina per un paio d’ore al giorno? Noi la pensiamo decisamente così.

6. Utilizzare gli strumenti giusti

Mantenere la tirannia dell’urgente dal divorare avidamente tutto il tuo tempo non è sempre facile, ma ci sono molti strumenti là fuori per aiutarti a rimanere in pista. Ecco alcune app di produttività in cui dovresti considerare di investire immediatamente.

Todoist

Todoist è un’app per elenchi di cose da fare che ha aiutato oltre 10 milioni di persone a riprendere il controllo delle proprie vite. L’interfaccia intuitiva semplifica l’organizzazione dell’elenco delle attività quotidiane, l’aggiunta di nuove attività e il monitoraggio dei progressi verso i tuoi obiettivi.

Todoist può anche essere utilizzato per gestire i team con le sue funzionalità di gestione dei progetti e di condivisione dei file. Sia che utilizzi questo strumento sul tuo smartphone, tablet o computer; il prezzo per i piani premium parte da soli $ 3 al mese per utente.

Trello

Trello è una semplice app di gestione dei progetti basata sulla metodologia Kanban . Ogni progetto può essere suddiviso in varie “carte” o attività e organizzato in diverse colonne.

Ad esempio, un blogger potrebbe organizzare la propria bacheca Trello utilizzando quattro colonne: “Ricerca”, “Scrittura”, “Modifica” e “Pubblicato”.

Quindi potrebbero creare schede specifiche per ogni idea di blog su cui stanno lavorando e spostarle da una colonna all’altra man mano che i post passano dalla fase di ricerca alla pubblicazione sul sito Web della loro azienda.

È un’ottima app che mantiene i team in pista e produttivi. Trello fornisce il proprio servizio gratuitamente, anche se l’accesso alle funzionalità premium costa $ 10 al mese per utente.

Toggl

Toggl è l’app per il monitoraggio del tempo più semplice sul mercato. Basta fare clic sul pulsante “Start” sul tuo smartphone, tablet o computer e lo strumento inizia immediatamente a catalogare il tuo tempo. Quando hai finito la giornata o decidi di lavorare a un nuovo progetto, premi semplicemente di nuovo il pulsante.

Dopo che le tue ore sono state registrate, Toggl scricchiola i numeri per te e li visualizza in un rapporto di facile lettura. Queste informazioni possono essere utilizzate per fatturare accuratamente i clienti, valutare la redditività, scoprire aree per migliorare la produttività e altro ancora.

Con questa app in mano, invertire la tirannia della tendenza urgente nella tua vita è molto, molto più facile. Ottieni l’accesso alle funzionalità di base gratuitamente o iscriviti a un piano premium per soli $ 9 al mese per utente.

7. Mettiti comodo dicendo “No”

Steve Jobs una volta disse : “È solo dicendo” no “che puoi concentrarti sulle cose che sono veramente importanti”.

Per superare la tirannia dell’urgente, devi metterti a tuo agio con la parola. Questo è difficile per molti di noi, per un paio di ragioni diverse. In primo luogo, vogliamo essere apprezzati. È facile pensare che se diciamo di no a qualcuno, lo deluderemo e inizieranno a pensare meno di noi.

La maggior parte di noi soffre anche di un certo livello di FOMO (paura di perdere qualcosa). Siamo costanti diciamo sì perché abbiamo paura che se diciamo di no, ci perderemo qualcosa di straordinario.

Entrambi questi motivi ti rendono più difficile raggiungere i tuoi obiettivi. Invece, devi stabilire dei limiti e rispettarli. Se ti viene chiesto di fare qualcosa che non è in linea con i tuoi obiettivi personali e professionali, rispondi di no. Se rifiuti cortesemente, probabilmente non offenderai nessuno.

E ricorda, raggiungere i tuoi obiettivi, alla fine, è molto più eccitante di qualsiasi altra cosa. Quindi non avere FOMO. Rimani concentrato e ottieni ciò che vuoi veramente dalla vita.

8. Renditi conto che la vita va avanti

Come abbiamo già stabilito, una delle chiavi per gestire meglio il proprio tempo , diventare più produttivi e superare la tirannia dell’urgente, è concentrarsi più sui compiti importanti che su quelli urgenti.

Molto raramente subirai gravi conseguenze per aver trascurato di completare un’attività urgente. E se lo fai, o sospetti che lo farai, quel compito dovrebbe effettivamente essere classificato come importante e urgente, non solo urgente, secondo la Matrice di Eisenhower di cui abbiamo parlato prima.

Quindi non preoccuparti di una telefonata persa o di non rispondere subito a un’e-mail. Concentrati su ciò che conta davvero. Il tempo scorre e alla fine della giornata, ti sentirai molto più realizzato sapendo che sei più vicino ai tuoi obiettivi, anche se la tua casella di posta è ancora piena.

9. Migliora ogni giorno

Infine, è importante lottare, quotidianamente, per sconfiggere la tirannia dell’urgente. Non è sempre una cosa facile da fare. La maggior parte di noi è più incline a completare compiti urgenti rispetto a quelli importanti. Ci vorrà un cambiamento di mentalità e uno sforzo costante per cambiare. Ma si può fare!

Dai uno sguardo onesto a te stesso. Quali sono le tue tendenze e i tuoi difetti in questo settore? Cosa puoi fare per ridurre al minimo o eliminare queste carenze? Forse l’utilizzo di una tecnica di prioritizzazione delle attività come la matrice di Eisenhower è la risposta. Forse investire nella tecnologia giusta è ciò di cui hai bisogno.

Sperimenta, lavora sodo e ricorda costantemente a te stesso di concentrarti sui compiti importanti che ti avvicinano ai tuoi obiettivi. Fallo e diventerai molto più produttivo e realizzato!

10. Riposa

Stacca. Prenditi un periodo di riposo. Sarai in grado di valutare al meglio urgente e importante.

Photo by Paweł Czerwiński on Unsplash

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