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Come gestire riunioni virtuali che non siano una perdita di tempo

Con più sedi di uffici che coprono fusi orari, paesi e continenti, le aziende non sono estranee alle riunioni virtuali su larga scala.

Queste riunioni sono una parte fondamentale della loro cultura aziendale e un mezzo cruciale di comunicazione per la leadership esecutiva. Sono un’opportunità per i leader di comunicare la propria strategia e visione, per affrontare i problemi all’orizzonte e per celebrare pubblicamente i successi dell’azienda e del team.

Il problema è che le riunioni virtuali di successo, possono essere difficili da realizzare. I problemi tecnologici e le preoccupazioni per l’attenzione dei collaboratori presentano sfide reali quando vengono spostati su un palcoscenico più grande.

Ma il modo in cui le aziende gestiscono queste riunioni (e le comunicazioni su larga scala, in generale) è importante. Modella le opinioni dei dipendenti sulla competenza della loro azienda. In effetti, i dipendenti che credono che la loro azienda comunichi male sono 5 volte più propensi a credere che la loro azienda manchi di collaborazione e produttività.

Le riunioni virtuali su larga scala non devono essere una sfida. Tuttavia, per che siano efficaci, è necessario scegliere la piattaforma da utilizzare e la struttura della riunione, in più la leadership può trasformare le riunioni in continue conversazioni bidirezionali che assicurano che la loro forza lavoro sia adeguatamente informata e impegnata.

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Capite i vostri obiettivi (e anche le vostre sfide)

I leader possono impostare le loro riunioni di successo se prima sono stati chiari su ciò che vogliono ottenere, identificando quali sfide potrebbero ostacolare il loro lavoro.

Ecco alcune domande che la vostra leadership (e la vostra azienda) può porsi mentre prepara queste riunioni virtuali su larga scala, e perché queste domande sono importanti:

  • Qual è l’obiettivo della riunione? Gli obiettivi dovrebbero influenzare il metodo di comunicazione che la leadership utilizza. Le trasmissioni o i messaggi registrati in precedenza funzionano meglio quando l’obiettivo è semplicemente comunicare informazioni importanti. Se l’obiettivo è il coinvolgimento e il feedback in tempo reale, allora la leadership potrà preferire una soluzione più immediata.
  • Quali argomenti saranno discussi? Conoscere il contenuto in anticipo aiuta a restringere il pubblico. Un ampio aggiornamento aziendale è rilevante per l’azienda in generale, ma gli argomenti relativi alle strategie di vendita sono probabilmente di interesse solo per il reparto vendite.
  • Quali sono le sfide più grandi? Riconoscere le sfide in anticipo permette alla leadership di trovare proattivamente delle soluzioni. Le riunioni si protraggono spesso oltre il tempo? I dipendenti si sentono autorizzati a parlare in tempo reale, o la pressione di un Q&A dal vivo è troppo forte? La qualità dello streaming dal vivo peggiora man mano che aumentano i partecipanti? Ognuna di queste sfide ha una soluzione facile da implementare.

Una volta che la vostra leadership ha una migliore comprensione dei suoi obiettivi e delle sue sfide, può usare questa conoscenza per preparare e ospitare una riunione virtuale di successo.

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Prepararsi per le riunioni virtuali

Le riunioni di successo sembrano facili, ma sono un sacco di lavoro. Coordinare gli orari, creare ordini del giorno e presentazioni, prenotare le sale e testare la tecnologia: tutto questo lavoro dietro le quinte è necessario per un’esecuzione impeccabile. Questo non cambia quando le riunioni diventano virtuali e coinvolgono un grande pubblico.

Impostare una cadenza

Una volta che i leader sanno cosa vogliono ottenere in una riunione, possono capire quanto spesso devono ospitarla.

Mentre non c’è una regola d’oro su quanto spesso tenere le riunioni, la ricerca ha scoperto che alcune aziende tengono riunioni virtuali su larga scala ogni anno, mentre altri dirigenti ospitano tutti i gruppi e le riunioni settimanali. Le riunioni annuali sono ottime per il riallineamento della strategia, per la definizione della visione o per riflettere sui risultati dell’anno precedente, mentre le riunioni trimestrali, mensili o anche bisettimanali tengono i dipendenti al corrente di eventi e decisioni che hanno un impatto diretto sul loro lavoro.

Prendiamo la pandemia. Durante la pandemia, molti leader hanno ritenuto importante fare il check-in con tutta la loro forza lavoro settimanalmente, rispondendo a domande pressanti e fornendo importanti aggiornamenti. Ospitare queste riunioni frequentemente ha aiutato i leader a rimanere reattivi alle ultime notizie o ai mandati del governo, e ha anche aiutato i dipendenti a elaborare informazioni importanti insieme ad altre preoccupazioni legate alla pandemia.

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La tecnologia e l’impostazione giusta

La tecnologia è un’arma a doppio taglio, ma una volta che la leadership riconosce le potenziali sfide, può lavorare con i propri team per superarle.

Prima di tutto, la leadership dovrebbe assicurarsi che la loro azienda abbia l’infrastruttura giusta per supportare le esigenze delle riunioni virtuali. Con un gran numero di dipendenti che si collegano a una chiamata da una posizione remota, i team devono essere sicuri che la loro piattaforma video preferita possa supportare tutti questi partecipanti senza impattare sulla qualità audio e video.

In secondo luogo, la leadership dovrebbe scegliere una piattaforma video che fornisca flessibilità nella consegna. I leader potrebbero fare affidamento sulle riunioni virtuali per le comunicazioni regolari, ma avere la possibilità di inviare trasmissioni o ospitare webinar può aiutare i leader a onorare le esigenze dei dipendenti. I video su richiesta sono un ottimo esempio. Per i dipendenti che lavorano in remoto e che si destreggiano tra le esigenze della cura a casa dei membri della famiglia, avere la flessibilità di guardare un aggiornamento della leadership quando si adatta ai loro programmi è una grande vittoria.

Infine, i leader possono essere creativi con le loro configurazioni ibride. Per i dipendenti in ufficio, i leader possono far riunire i team in specifiche aree di incontro e trasmettere il feed in quelle stanze. È una grande opzione se le aziende non hanno un’area abbastanza grande per riunire tutti i dipendenti, e dà anche ai team la possibilità di spacchettare e discutere le informazioni trattate nella riunione.

Inchiodare il contenuto e la consegna

I leader possono massimizzare l’efficacia delle riunioni virtuali su larga scala evitando di sovraccaricare le informazioni o di sforare i tempi, due sfide comuni delle riunioni.

Troppe informazioni in una riunione possono sopraffare i dipendenti. Pensate a quelle riunioni a tutto campo in cui ogni reparto importante – vendite, prodotti, finanza, risorse umane – dà lunghi aggiornamenti usando un gergo che la maggior parte delle persone al di fuori del reparto non capisce. Invece, i capi reparto dovrebbero scegliere due o tre punti salienti che l’azienda dovrebbe conoscere: Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi di vendita lo scorso trimestre! Diamo il benvenuto a 12 nuovi dipendenti questo mese! Siamo sulla buona strada per consegnare il nostro prossimo importante prodotto!

Le riunioni che si protraggono oltre sono spesso viste come mal pianificate e potrebbero interrompere il flusso dei dipendenti e forse portare a scadenze mancate. Per mantenere le cose in carreggiata, la leadership dovrebbe considerare la nomina di un moderatore che assicuri che i relatori rispettino il tempo assegnato. Questi moderatori possono anche aiutare a facilitare le domande e risposte e minimizzare i tempi morti.

Ricordiamoci anche di fare una pausa tra una riunione e l’atra.

Avere una strategia di coinvolgimento

Le riunioni virtuali dal vivo sono un’opportunità perfetta per la leadership di coinvolgere la propria forza lavoro. I leader possono approfittare degli strumenti che permettono sondaggi in tempo reale, chat e Q&A con i dipendenti e scoprire quali opzioni funzionano meglio per la loro azienda.

Come gestire riunioni virtuali su larga scala che non siano una perdita di tempo
  • Sondaggi in tempo reale. I leader possono impostare sondaggi a cui i dipendenti possono rispondere tramite un’app o un testo e ottenere letture dal vivo su come i dipendenti si sentono su un certo argomento. Dovremmo offrire più eventi virtuali di team-building? Seleziona Sì o No.
  • Chat. La maggior parte delle piattaforme video offre funzioni di chat, ma i leader dovrebbero nominare qualcuno per monitorare il feed. Mentre i dipendenti in ufficio possono alzare la mano quando hanno una domanda, i dipendenti remoti potrebbero pensare di passare inosservati se nessuno vede o dà voce alla loro domanda nella chat.
  • Q&A. Le Q&A dal vivo sono una grande opportunità per i dipendenti di porre domande urgenti alla leadership e ottenere risposte dirette. Mentre alcuni dipendenti si sentono a proprio agio a prendere il microfono, altri potrebbero non sentirsi a proprio agio a parlare pubblicamente. I leader dovrebbero considerare l’apertura di domande anonime nei giorni precedenti la riunione in modo che tutti i dipendenti abbiano l’opportunità di fare domande.
  • Sessioni di breakout. Le sessioni di breakout sono un ottimo modo per avere una lettura dei grandi cambiamenti o delle comunicazioni aziendali. Le squadre possono condividere i pensieri con i loro team leader, che a loro volta dirigono queste intuizioni verso l’alto.

Continuare la conversazione

Uno dei più grandi errori che i leader possono fare è presumere che una riunione dal vivo di un’ora per tutti i dipendenti abbia raggiunto i suoi obiettivi di comunicazione. Invece, la leadership deve arrivare preparata a continuare la conversazione e ribadire i messaggi importanti.

“I leader dovrebbero continuare a partecipare in chat, attraverso il crowdsourcing e i canali sociali per sentire ciò che interessa alle persone dopo la fine dell’evento video”, dice Adam Preset, Senior Director Analyst di Gartner.

Le aziende dovrebbero rendere le risorse delle riunioni, come le presentazioni e i link alle registrazioni video, disponibili dopo la riunione. In questo modo, i dipendenti che vogliono rivedere il contenuto o quelli che hanno perso la riunione a causa di chiamate di lavoro, conflitti di fuso orario o impegni esterni possono facilmente accedere alle risorse.

Trello Enterprise rende facile per i leader mantenere viva una conversazione. I leader possono creare una bacheca dedicata dove possono allegare ordini del giorno, slide deck e registrazioni video, così i dipendenti sanno sempre dove trovarli. Ogni dipartimento può possedere una lista e creare schede che affrontano ogni punto di conversazione importante coperto nella riunione. I dipendenti possono fare clic su queste schede e avviare conversazioni o porre domande di follow-up ai leader di reparto. I leader possono anche creare schede per eseguire i passi successivi e assegnare compiti o sottocompiti ad altri leader o dipendenti interessati.

Non dare per scontato il successo: misuralo

Le aziende che si avvicinano alle riunioni con obiettivi, intenzioni e gli strumenti giusti hanno l’opportunità di misurare il successo delle loro riunioni. Metriche come il numero di partecipanti, le visualizzazioni video post-riunione, il coinvolgimento nei sondaggi e le domande e risposte o i sondaggi danno ai leader la possibilità di capire come il loro messaggio è stato ricevuto. Individuando cosa funziona e cosa non funziona per la loro forza lavoro, i leader possono migliorare le future riunioni virtuali e diventare creativi con le loro comunicazioni. 

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