Quante email riceviamo al giorno? E quante ne inviamo? Un flusso continuo di email frammenta l’attenzione e ci impedisce di completare al meglio i nostri obiettivi. Serve una guida, un modus operandi per imparare a gestirle al meglio. Noi gestiamo loro, e non viceversa. Voglio condividere oggi una serie di consigli piuttosto interessanti curati da John Spector, semplici, intuitivi, perfetti per cominciare a riorganizzare il proprio rapporto con la nostra casella di posta elettronica.
Pronto? Cominciamo!
I 40 migliori consigli per riprendere il controllo sulle email
- Il modo più semplice per ottenere meno email è quello di inviare meno email.
- Più idee cerchi di comunicare in una singola email, più è probabile che una venga trascurata.
- Se un messaggio fosse veramente urgente, non ti sarebbe stato inviato in una email. (Questo è in assoluto uno dei miei consigli preferiti!)
- La casella di posta in arrivo a “0” non ti rende più produttivo – a meno che il tuo lavoro non sia proprio quello. (E non credo!)
- Non hai bisogno di firmare il tuo nome alla fine della tua email – il destinatario sa da chi proviene.
- Se rispondi alle email immediatamente, alleni le persone ad aspettarsi che tu risponda immediatamente.
- Più usi un linguaggio semplice, più il contenuto della tua email sarà efficace.
- Una buona email con un cattivo oggetto non è una buona email.
- Se il tuo sistema di gestione delle email ti costringe a passare più tempo a gestire le email di quanto ne passassi senza, ti sta facendo più male che bene.
- Un’email ha tanto valore quanto il motivo per cui la invii.
- Il momento peggiore per “scrivere le email” è ogni volta che ricevi un’email.
- Esiste un qualcosa chiamato “non troppo disponibili”.
- Non devi sempre rispondere.
- Più lunga è la tua email, meno è probabile che qualcuno legga ogni parola.
- Il modo migliore per ottenere una risposta alla tua domanda è terminare la tua email con la domanda.
- Basta cliccare su invia.
- Non c’è niente di “gratis” nel rimanere iscritti a una newsletter gratuita che non leggi.
- Le email che invii più e più volte non hanno bisogno di essere scritte più e più volte: puoi invece creare dei modelli precompilati.
- Più persone si mandano in copia ad un’email, più diventerà un pasticcio.
- Le email non sono decisamente pensate per le chiacchiere.
- Usare i filtri per inviare le email in arrivo direttamente a diverse cartelle è più efficace che etichettare le email dopo che hanno raggiunto la tua casella di posta.
- Più tempo passi a scrivere un’email, più tempo perdi a scrivere un’email.
- Un’email non è una lettera.
- La tua casella di posta lavora per te – non il contrario.
- Se non stai lavorando alle email ora, la tua casella di posta non dovrebbe essere aperta ora.
- Quando compri un prodotto e dai ad un negozio il tuo indirizzo email, li stai pagando per interromperti più e più volte.
- Mandare in CC qualcuno che non ha bisogno di essere CC non è rispettoso, è irrispettoso.
- Non c’è nessuna regola contro l’avere più indirizzi email.
- La frase più importante in qualsiasi email è la prima.
- Un’email senza un obiettivo è un’email senza uno scopo e un’email senza uno scopo è un’email che non dovrebbe esistere.
- La tua firma email può essere usata per promuovere più di te stesso.
- Se mandi un’email fredda, è meglio che riguardi un’opportunità calda.
- Le persone che dicono “l’email è morta” e “i bambini non usano l’email” dimenticano che i bambini non saranno sempre bambini.
- Se riesci a scrivere una grande email, puoi ottenere tutto quello che vuoi.
- “Rispondi a tutti” è una trappola.
- Se devi scrivere un’email lunga, falla scorrere – gli elenchi puntati sono i tuoi migliori amici.
- Scrivi una riga. Salta una riga. Scrivi una riga. Salta una riga.
- Nessuno dice mai “Vorrei che i paragrafi di quell’email fossero più lunghi”. (Uno dei consigli più azzeccati)
- Ogni email dovrebbe dire al destinatario cosa vuoi che faccia dopo averla letta.
- Cancella l’iscrizione a tutto quello che ti sembra inutile.
Possono sembrare apparentemente consigli banali, eppure sono incredibilmente pragmatici e potenti. Pensaci la prossima volta che ti troverai in una di queste condizioni, sono sicuro che ti saranno profondamente d’aiuto.
Articolo tradotto da John Spector, liberamente riprodotto e rielaborato
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