40 consigli per la gestione delle email

Quante email riceviamo al giorno? E quante ne inviamo? Un flusso continuo di email frammenta l'attenzione e ci impedisce di completare al meglio i nostri obiettivi. Serve una guida, un modus operandi per imparare a gestirle al meglio. Noi gestiamo loro, e non viceversa. Voglio condividere oggi una serie di consigli piuttosto interessanti curati da John Spector, semplici, intuitivi, perfetti per cominciare a riorganizzare il proprio rapporto con la nostra casella di posta elettronica.

Pronto? Cominciamo!

I 40 migliori consigli per riprendere il controllo sulle email

  1. Il modo più semplice per ottenere meno email è quello di inviare meno email.
  2. Più idee cerchi di comunicare in una singola email, più è probabile che una venga trascurata.
  3. Se un messaggio fosse veramente urgente, non ti sarebbe stato inviato in una email. (Questo è in assoluto uno dei miei consigli preferiti!)
  4. La casella di posta in arrivo a "0" non ti rende più produttivo - a meno che il tuo lavoro non sia proprio quello. (E non credo!)
  5. Non hai bisogno di firmare il tuo nome alla fine della tua email - il destinatario sa da chi proviene.
  6. Se rispondi alle email immediatamente, alleni le persone ad aspettarsi che tu risponda immediatamente.
  7. Più usi un linguaggio semplice, più il contenuto della tua email sarà efficace.
  8. Una buona email con un cattivo oggetto non è una buona email.
  9. Se il tuo sistema di gestione delle email ti costringe a passare più tempo a gestire le email di quanto ne passassi senza, ti sta facendo più male che bene.
  10. Un'email ha tanto valore quanto il motivo per cui la invii.
  1. Il momento peggiore per "scrivere le email" è ogni volta che ricevi un'email.
  2. Esiste un qualcosa chiamato "non troppo disponibili".
  3. Non devi sempre rispondere.
  4. Più lunga è la tua email, meno è probabile che qualcuno legga ogni parola.
  5. Il modo migliore per ottenere una risposta alla tua domanda è terminare la tua email con la domanda.
  6. Basta cliccare su invia.
  7. Non c'è niente di "gratis" nel rimanere iscritti a una newsletter gratuita che non leggi.
  8. Le email che invii più e più volte non hanno bisogno di essere scritte più e più volte: puoi invece creare dei modelli precompilati.
  9. Più persone si mandano in copia ad un'email, più diventerà un pasticcio.
  10. Le email non sono decisamente pensate per le chiacchiere.
  11. Usare i filtri per inviare le email in arrivo direttamente a diverse cartelle è più efficace che etichettare le email dopo che hanno raggiunto la tua casella di posta.
  12. Più tempo passi a scrivere un'email, più tempo perdi a scrivere un'email.
  13. Un'email non è una lettera.
  14. La tua casella di posta lavora per te - non il contrario.
  15. Se non stai lavorando alle email ora, la tua casella di posta non dovrebbe essere aperta ora.
  16. Quando compri un prodotto e dai ad un negozio il tuo indirizzo email, li stai pagando per interromperti più e più volte.
  17. Mandare in CC qualcuno che non ha bisogno di essere CC non è rispettoso, è irrispettoso.
  18. Non c'è nessuna regola contro l'avere più indirizzi email.
  19. La frase più importante in qualsiasi email è la prima.
  20. Un'email senza un obiettivo è un'email senza uno scopo e un'email senza uno scopo è un'email che non dovrebbe esistere.
  21. La tua firma email può essere usata per promuovere più di te stesso.
  22. Se mandi un'email fredda, è meglio che riguardi un'opportunità calda.
  23. Le persone che dicono "l'email è morta" e "i bambini non usano l'email" dimenticano che i bambini non saranno sempre bambini.
  24. Se riesci a scrivere una grande email, puoi ottenere tutto quello che vuoi.
  25. "Rispondi a tutti" è una trappola.
  26. Se devi scrivere un'email lunga, falla scorrere - gli elenchi puntati sono i tuoi migliori amici.
  27. Scrivi una riga. Salta una riga. Scrivi una riga. Salta una riga.
  28. Nessuno dice mai "Vorrei che i paragrafi di quell'email fossero più lunghi". (Uno dei consigli più azzeccati)
  29. Ogni email dovrebbe dire al destinatario cosa vuoi che faccia dopo averla letta.
  30. Cancella l'iscrizione a tutto quello che ti sembra inutile.

Possono sembrare apparentemente consigli banali, eppure sono incredibilmente pragmatici e potenti. Pensaci la prossima volta che ti troverai in una di queste condizioni, sono sicuro che ti saranno profondamente d'aiuto.

Articolo tradotto da John Spector, liberamente riprodotto e rielaborato

Photo by juliaapanasenko on freepik

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