Come dare la giusta priorità alle cose quando tutto sembra importante

Non sempre essere indaffarati significa fare effettivamente di più: le seguenti tecniche ti aiuteranno a definire la giusta priorità, a sfruttare al meglio la tua giornata lavorativa e a non arrivare alla sera con le pile completamente scariche.

Le 7 tecniche per sempre chiara la giusta priorità

  • Avere un elenco che contenga tutti i compiti in uno
  • Identificare ciò che è importante: capire quali sono i tuoi veri obiettivi.
  • Evidenziare ciò che è urgente
  • Definire le priorità in base all'importanza e all'urgenza
  • Evitare le priorità in competizione tra loro
  • Considerare lo sforzo
  • Aggiustare il tiro costantemente ed essere realistici

I consigli per definire la priorità giusta

Durante la giornata lavorativa, i compiti vengono spesso assegnati (o meno) in base alle esigenze degli altri o all'immediatezza delle scadenze. Questo può accadere anche nella nostra vita personale, con un tempo limitato dedicato alle attività effettivamente importanti e una maggiore energia spesa per essere "occupati". Definire le proprie priorità in modo chiaro - avendo in mente l'intenzione finale e in base agli obiettivi futuri - può cambiare questa situazione: in questo modo ogni attività affrontata avrà un valore aggiunto e impedirà alle attività non importanti di ingombrare l'elenco delle cose da fare.

Implementando le strategie di definizione delle priorità, e stabilendo quale sia priorità giusta al momento giusto, puoi cambiare drasticamente l'arco della tua giornata lavorativa per sfruttare al meglio il tuo tempo in ufficio e a casa. Che tu sia una ditta individuale o il dirigente di un'azienda Fortune 500.

7 strategie per stabilire la giusta priorità al lavoro

La definizione delle priorità implica la creazione di un'agenda, la valutazione dei compiti e l'assegnazione del tempo e del lavoro per ottenere il massimo valore in un breve lasso di tempo. La definizione delle priorità deve essere flessibile, in quanto potrebbe essere necessario interrompere le attività a bassa priorità per dedicare del tempo alle cose urgenti da fare.

  1. Fai un elenco che contenga tutti i compiti in un'unica lista
    Capire quale sia la priorità giusta deriva dalla comprensione dell'intera portata delle attività da svolgere: anche le attività più banali devono essere scritte e considerate. Per avere un quadro completo, è bene includere in un unico elenco sia le attività personali che quelle lavorative.

    Tutto, dal ritiro dei panni in lavanderia alla programmazione di un incontro individuale con il tuo capo, deve essere registrato nello stesso posto. Una volta che tutto è stato scritto, la giusta priorità viene stabilita in base all'importanza, all'urgenza, alla durata e alla ricompensa di ogni compito.
  1. Identifica ciò che è importante: capisci i tuoi veri obiettivi
    Anche se può sembrare una strategia di gestione del tempo immediata, la definizione delle priorità è fondamentale per raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Capire a cosa si sta realmente lavorando - sia che si tratti di una promozione, di un progetto finito o di un cambiamento di carriera - aiuta a identificare i compiti più pertinenti a questi risultati futuri. Può essere una buona idea suddividere questi obiettivi più grandi in obiettivi più piccoli, legati al tempo. Ad esempio, un obiettivo annuale può essere scomposto in elenchi di cose da fare mensili, che poi portano a compiti settimanali, priorità giornaliere, ecc.

    Una visione d'insieme è fondamentale per stabilire la giusta priorità in modo efficace: È un'idea comune ma errata che essere occupati equivalga a progredire. Tuttavia, riempire la giornata di attività che non hanno alcun impatto sull'obiettivo finale è tempo sprecato. Sii onesto con te stesso sul valore duraturo di ogni compito e tieni sempre presente l'obiettivo finale.
  1. Evidenzia ciò che è urgente
    L'elenco delle cose da fare deve dare piena visibilità alle scadenze, aiutandoti a individuare quali compiti devono essere completati al più presto e a pianificare il futuro in base alle scadenze.

    E' importante creare scadenze anche quando non sono formalmente necessarie, altrimenti si continuerà a rimandare compiti importanti solo perché non sono urgenti. (Questa strategia può essere utile anche per aumentare la produttività e ridurre la procrastinazione).
  1. Stabilisci le priorità in base all'importanza e all'urgenza
    Nel suo libro del 1989 The 7 Habits of Highly Effective People, l'uomo d'affari e oratore Stephen Covey suggerisce di classificare i compiti (e quindi di stabilire la giusta priorità) in base all'importanza e all'urgenza.

    Urgenti e importanti: questi compiti devono essere svolti per primi.
    Importante ma non urgente: dedica del tempo sul tuo calendario per svolgere questi compiti, senza interruzioni.
    Urgenti ma non importanti: Delega. Delega. Delega.
    Né urgente né importante: Elimina dalla lista delle cose da fare.
  2. Prova il MIT
    Un'altra strategia per garantire che le attività importanti abbiano la priorità - anche al di sopra delle richieste di stakeholder invadenti o di richieste "urgenti" ad hoc - è la metodologia Most Important Tasks (MIT). Questa strategia prevede la creazione di un elenco separato di soli tre compiti che devono essere svolti quel giorno. Questi compiti devono essere scelti più per la loro importanza che per la loro urgenza. Per decidere, poniti delle domande orientate agli obiettivi: Quali compiti avranno il maggiore impatto sul risultato finale? Cosa posso fare oggi per progredire verso l'obiettivo?
  3. Evita le priorità in competizione
    Quando i compiti da svolgere non sono particolarmente difficili, è relativamente facile gestirli insieme. Tuttavia, quando la difficoltà aumenta, le ricerche dimostrano che le persone che occupano posizioni di potere sono più propense a dare priorità a un unico obiettivo, mentre le persone che occupano posizioni di basso potere continueranno a cercare di gestire più priorità insieme. Quali sono le implicazioni di questo pattern? Questa strategia di doppio compito è stata collegata a un calo delle prestazioni, il che significa che i compiti più importanti non vengono svolti al meglio.

    Una tattica per rimanere concentrati su un compito importante alla volta consiste nell'identificare le probabili distrazioni - compiti concorrenti o richieste ad hoc - ed evitarle attivamente nel corso della giornata. In altre parole, se devi raccogliere dati per un progetto mentre stai creando le diapositive per una presentazione, dovrai capire quale delle due sia la giusta priorità in quel momento ed evitare di lavorare, inviare e-mail, messaggi o preparativi relativi all'altra.
  1. Considera lo sforzo
    Quando si guarda un lungo elenco di cose da fare, è facile essere sopraffatti dal lavoro da svolgere, una sensazione che riduce la produttività e porta a procrastinare. Una strategia per superare questo problema consiste nel valutare i compiti in base all'impegno richiesto per portarli a termine.

    Se la tua lista di cose da fare sta diventando troppo pesante, dai la priorità alle attività che richiedono il minimo tempo e sforzo e portale rapidamente a termine. Questa operazione di pulizia dei compiti ti darà un po' di respiro e genererà un senso di realizzazione che ti darà una maggiore carica nel corso della giornata.
  1. Rivedi costantemente i tuoi programmi e sii realistico
    Uno dei passaggi della metodologia in cinque fasi "Get Things Done" (GTD) del consulente di produttività David Allen prevede una riflessione critica. Rivedere frequentemente l'elenco delle attività e le priorità è fondamentale per "riprendere il controllo e la concentrazione", sostiene Allen.

Tirare le somme: come stabilire la giusta priorità?

  • Scrivi tutto: le attività personali e lavorative devono essere raccolte in un unico posto.
  • Valuta gli obiettivi a lungo termine: Considera i tuoi grandi obiettivi a lungo termine e il lavoro che devi fare per raggiungerli.
  • Scomponi gli obiettivi più grandi: per capire come raggiungere gli obiettivi a lungo termine, suddividili in obiettivi annuali, mensili e settimanali.
  • Crea scadenze chiare: dai piena visibilità alle scadenze e creati delle scadenze quando non sono formalmente richieste.
  • Utilizza il metodo dell'urgenza contro l'importanza: dai priorità ai compiti urgenti e importanti; stabilisci un tempo specifico per lavorare sui compiti importanti e non urgenti; delega o elimina tutti gli altri compiti.
  • Crea un elenco giornaliero del MIT: scrivi tre compiti importanti da svolgere quel giorno. Questi compiti devono sempre essere collegati ai tuoi obiettivi futuri e più ampi.
  • Evita le distrazioni: evita intenzionalmente le attività concorrenti, soprattutto quando la difficoltà del compito aumenta.
  • Considera lo sforzo: quando l'elenco dei compiti sta diventando troppo impegnativo, stabilisci una priorità in base all'impegno e sbriga più rapidamente i compiti più facili.
  • Stabilisci le priorità e sii realistico: per quanto si possa stabilire un ordine di priorità, non si può fare molto in un giorno e certe distrazioni sono impossibili da evitare. È importante essere realistici nel fissare gli obiettivi e nel definire le priorità. Altrimenti, creerai false aspettative nei confronti di chi ti circonda e ti sentirai costantemente indietro.

Ricorda che lo scopo della definizione della priorità giusta è quello di dedicare tempo ai compiti importanti, quelli che faranno la differenza nel lungo periodo e che ti porteranno nella giusta direzione. Quando la definizione delle priorità viene gestita bene, ci si sente meno reattivi e più concentrati e intenzionali. L'obiettivo è portare a termine il lavoro, ovvero un fare progressi reali e lasciare che tutto il resto, tutte le "occupazioni", cadano nel dimenticatoio.

Articolo tratto da WeWork, liberamente tradotto e rielaborato

Photos by samer daboul on Pexels and Jcomp on Freepik

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