Dopo aver appreso cosa comporta la fase 1 "Rallenta", nella fase 2 "Riduci" dovrai capire quali comportamenti digitali e non, vorrai modificare e quali sono le conseguenze di questi ultimi nella tua vita di tutti i giorni.
In questa fase siamo alla ricerca della semplicità. Tornare all’essenziale è il vero focus. Non facciamoci ingannare dalla semplicità: ridurre è difficile, è molto più facile aggiungere. Iniziamo a prendere consapevolezza dei comportamenti e per fare ciò abbiamo bisogno di lavorare sulle nostre abitudini.
Il primo step è capire i nostri comportamenti digitali e non, in modo da comprendere il tempo, l’energia e l’attenzione che utilizziamo e disperdiamo nel lavoro. Ricordiamo che un’abitudine non è altro che una serie di comportamenti reiterati nel tempo. Dopo bisogna capire quali motivazioni ci spingono a cambiare.
La motivazione ci servirà per lavorare sui comportamenti mentre le azioni plasmeranno le abitudini.
Ecco alcuni consigli:
Il focus non è un qualcosa che si può acquistare online. È un’abilità che presume pratica quotidiana e richiede un nuovo modo di “sentire”. Tutto questo ne vale la pena, perché s’impara a concentrarsi sulle cose che veramente contano.
Qui una serie di consigli per ridurre le distrazioni e aumentare il focus.
Le notifiche sono senza dubbio uno strumento utile per rimanere aggiornati sulle novità in arrivo sullo smartphone, ma possono anche rivelarsi irritanti e fastidiose. Soprattutto sono lo strumento per eccellenza che ci fa rimanere agganciati allo smartphone per tutto il giorno. Potrà sembrare un passo azzardato ma sarà necessario per avere in mano il nostro tempo, invece di tenerci sempre lo smartphone. Dobbiamo scegliere noi quando accedere e non dipendere dalla gestione del tempo di terze persone. Possiamo iniziare a ridurre le notifiche da quelle applicazioni che non usiamo più, per poi progredire fino a eliminarle tutte.
Possiamo iniziare ponendoci la seguente domanda: è essenziale ricevere la notifica del gruppo WhatsApp del condominio/scuola/calcetto quando siamo concentrati sul lavoro?
Impariamo a scegliere le priorità. Facciamo una lista degli impegni essenziali della giornata. Qualunque strumento si utilizzi per tenere traccia della propria to-do list deve essere aggiornato, pensato ogni singolo giorno. Prendiamo l’abitudine di dedicare pochi minuti al giorno a organizzare la nostra lista di cose da fare, priorità e compiti. Oppure possiamo individuarli già la sera prima e scriverli su un foglio. La scrittura è importante per sedimentare il focus. Dovrebbe essere qualcosa che ci eccita, che può cambiare/influire sulla vita, almeno in piccola parte. Se iniziamo a cambiare le vibrazioni perché siamo ispirati, eccitati, motivati, la questione assume tutta un’altra energia.
Per arrivare a una lista “essenziale” passeremo per 4 step:
E' molto difficile questo punto perché necessita di un atto: la separazione. Solo chi saprà eliminare il superfluo e convalidare l’essenziale potrà eccellere nell’attività lavorativa. Troppo materiale o compiti vengono ancora svolti con il principio dell’accumulo.
E' l’aspetto fondamentale che vedremo più in avanti, quando dovremo decidere, tra i lavori giornalieri, quali affrontare perché sono di alto valore oppure ridurre perché sono di basso valore. Il segreto sta nel togliere e non nell’aggiungere. Del resto la Pietà di
Michelangelo è potuta emergere solo con il togliere.
Se non abbiamo tempo ora, rimandiamo il compito o l’appuntamento in un altro momento. Creiamoci un promemoria, dove individuiamo un giorno ad hoc per determinate attività che reputiamo di basso valore.
E' molto importante delegare per due motivi, innanzitutto perché ci permette di concentrarci sulle attività di maggior valore e portare innovazione e business al lavoro; in secondo luogo perchépermette al team di crescere e sentirsi responsabilizzato. Delegare è
un atto di amore per sé stessi e un atto di fiducia per gli altri.
Ricordiamoci due numeri: 80 e 20, che insieme riassumono la legge di Pareto.
Questo principio si basa su un concetto tanto semplice quanto reale: la grande parte dei risultati che otteniamo deriva da una minima parte di ciò che facciamo. Per essere ancora più precisi il principio dice che:
“Il 20% delle cause produce l’80% dei risultati”. In altre parole l’80% dei risultati deriva dal 20% del lavoro. Per i prossimi mesi, proviamo ad applicare la regola 80/20 per aumentare la produttività. Per lavorare sul 20% dobbiamo eliminare il resto che risulta “non importante”.
Lo scopo è indirizzare le giuste energie con consapevolezza verso quel 20%, in modo da essere sempre sul focus delle attività essenziali.
Facciamo un programma. Dovremmo sempre avere un programma per qualsiasi cosa decidiamo di fare. Quando ci mettiamo a lavorare senza avere un programma, è facile distrarci con attività tipo controllare le email, chattare oppure navigare su Internet. Senza uno scopo, stiamo solo perdendo tempo. Sottraiamo energia facilmente, invece di dedicare
tutta l’attenzione a un solo compito importante. Per evitarlo, prepariamo in anticipo un programma chiaro che rispetti le nostre esigenze. Quando facciamo un programma, assicuriamoci di lasciare abbastanza spazio al divertimento, allo studio e al sonno.
David Allen nel suo libro ci parla della “regola dei 2 minuti” per evitare di procrastinare ma soprattutto che i flussi di informazioni possano rimanere “aperti” per lungo tempo, aumentando il nostro livello di stress. Il metodo consiste nel raccogliere tutte le informazioni (email, telefonate, commissioni, letture, fax ecc.) in “ingresso” (inbox) e prenderle in mano chiedendosi se e cosa farne. Se l’informazione non presuppone un’azione si prospettano subito 3 possibilità:
A questo punto bisogna distinguere: se è necessaria più di una azione di risposta all’informazione ricevuta, allora viene creato un apposito progetto; se invece basta un’unica azione da meno di 2 minuti, la eseguiamo subito. Se occorrono più di 2 minuti si delegherà a qualcun altro, oppure inseriamo l’azione in agenda se riteniamo che sia assolutamente necessario che venga eseguita in un preciso momento.
È molto importante questa fase, perché dovremo imparare a dire di no. Ricordiamoci che un “sì” a un progetto o persona motivato dal “mi sembrava brutto dire di no” si ritorcerà contro di noi, in termini di tempo. Dicendo sì a ogni richiesta degli altri, consentiamo, per buona parte del tempo, a essere dipendenti dai compiti che sono importanti per gli altri
e non necessariamente per noi. Dire “no” significa rispettarsi e amarsi, valorizzando il tempo sopra ogni cosa. Specialmente all’inizio, può essere difficile dire no, ma è bene passare attraverso questo “momento”.
Non ci sono regole auree per decidere dei tempi ordinari e straordinari per svolgere i vari compiti; piuttosto, si ritiene che ognuno possa conoscere il proprio fabbisogno di energie. Pertanto saremo noi a scegliere se un determinato compito è bene affrontarlo la mattina presto, appena svegli, oppure la sera quando tutto “tace”, così da poterci dedicare in armonia alle nostre “cose essenziali”.
Suddividiamo la giornata in tre momenti:
- la mattina: dedichiamo questa parte di giornata a “impegni” che necessitano di energia, come scrivere, creare strategie, incontrare clienti importanti, lavorare;
- il pomeriggio: le energie sono inferiori e allora possiamo dedicarlo a lavori che ci impegnino di meno, quali riunioni, incontri, gestione della posta elettronica;
- la sera: impegniamola con la lettura, relax, la vita interpersonale, gli hobby.
I cicli aperti consumano energia e non ce ne accorgiamo. Chiudiamo tutti i cicli anche se sentiamo che ci sono dei blocchi mentali ed energetici. Facciamolo ora. Qui è molto importante la componente psichica, dove la sicurezza di aver terminato quel lavoro potrà convincere il cervello ad abbassare il livello e potrà così iniziare a prepararsi al task successivo. Per cicli aperti intendiamo portare a conclusione una determinata attività che rimane in “ballo” da troppo tempo, tipo: parlare con un dipendente, dire qualcosa al partner, dare una risposta a una persona, mettere ordine in ufficio, fare un backup dell’hard disk, dare una risposta negativa a un invito a un pranzo di lavoro.
Quante attività rimangono appese a una nostra risposta che involontariamente il nostro subconscio processa, togliendo energie ai nostri progetti essenziali? In questa fase il consiglio è: pensare a noi stessi e andare avanti, ma non lasciare in sospeso nulla. Sblocchiamo tutto. Il segreto è proprio questo: finché non sbloccheremo l’incompiuto,
non faremo posto e non potrà mai arrivare il “nuovo”.
Facciamo un segno su un foglio di carta ogni volta che qualcuno ci interrompe. Dividiamo il foglio di carta in tre sezioni, mattina, pomeriggio e sera. Ogni volta che qualche parente, collega, telefonata ci interrompe e ci ritroviamo a pensare ad altro, facciamo un segno nella sezione giusta. Con questo metodo, riusciremo a determinare i momenti in cui siamo
interrotti più facilmente.
Per esempio, possiamo avere un numero più alto di interruzioni al mattino, magari dove denotiamo un picco di concentrazione e creatività. È un segnale importante, ci indicherà che potremmo migliorare la performance agendo sulla comunicazione con i nostri colleghi o magari isolandoci per svolgere alcuni task.
Frances Booth, nel suo libro Felicemente #sconnessi29, consiglia di redigere un diario delle distrazioni digitali, in modo da rendere consapevole lo stato di “attaccamento allo smartphone”.
“Procuriamoci un quaderno e una penna, da tenere in tasca e sempre con noi, in modo che giorno dopo giorno, ogni volta che ci distrarremo a causa dello smartphone, annoteremo l’ora e che cosa stavamo facendo prima dell’interruzione.”
Esempio:
- Ore: 12:00
- Distratto da: WhatsApp
- Mentre: lavoravo alla pianificazione del budget
Inoltre, sempre Frances Booth, suggerisce di registrare anche le tentazioni alle quali hai resistito.
Esempio:
- Ore: 12:00
- Distratto da: WhatsApp
- Mentre: lavoravo
- Ho resistito: facendo una pausa, bevendo una tazza di tè
Quest’attività di “diario delle distrazioni digitali” è fortemente consigliata per la prima settimana di “approccio al Digital Felix”, poiché ci consente di comprendere il comportamento che teniamo nei confronti dello smartphone.
Se scegliamo di semplificare, dobbiamo passare all’azione. Prendiamoci 5-10 minuti al giorno per eliminare il superfluo: si potrebbe eliminare una newsletter che arriva tutti i giorni (o tutte le newsletter), si potrebbe snellire la lettura di blog o RSS, annullare la sottoscrizione a una rivista o cancellare le applicazioni sullo smartphone non utilizzate da più di un mese. Insomma, eliminiamo ciò che non usiamo più: è lo stesso principio degli abiti che non ci stanno più bene o che non indossiamo più, ma che continuano a stare nei nostri armadi, impedendo al “nuovo” di arrivare.
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