Spopola sul web la "Monk Mode" o "Modalità Monaco", la tendenza che ci aiuta a distaccarci dal digitale per concentrarci nelle nostre attività quotidiane.
Le distrazioni sul posto di lavoro sono un grosso ostacolo alla produttività: gli studi dimostrano che il 70%-99% degli impiegati si sente distratto, con un dipendente medio che subisce 56 interruzioni al giorno. Questi studi indicano anche che i dipendenti impiegano circa 2 ore in totale al giorno per riportare l'attenzione sul lavoro prioritario dopo essersi distratti.
Secondo la definizione, le distrazioni comportano il processo di distogliere l'attenzione di una persona dall'area di concentrazione desiderata.
Esistono due tipi di distrazioni:
La ragione del "successo" di una distrazione può risiedere dietro:
Uno dei problemi principali delle distrazioni è che portano direttamente a una perdita di produttività. Questo è legato alle ore che i dipendenti perdono a causa della mancanza di concentrazione sulle attività lavorative prioritarie.
Se si vuole dare un prezzo a questa perdita di produttività, le cifre medie sono già pronte: i rapporti mostrano che le aziende americane perdono fino a 650 miliardi di dollari all'anno a causa delle distrazioni sul posto di lavoro.
Anche i dipendenti riconoscono gli effetti dannosi delle distrazioni sulla produttività, come dimostrano le loro risposte a un rapporto sulle distrazioni sul posto di lavoro realizzato da Udemy:
Secondo un nuovo studio condotto dai ricercatori della Simon Fraser University, la probabilità di cadere preda delle distrazioni può essere legata alla nostra capacità di memoria di lavoro:
Memoria migliore = maggiore capacità di evitare le distrazioni. Le persone che hanno ottenuto buoni risultati nei compiti di memoria all'interno dello studio (il che indica che hanno una maggiore capacità di memoria di lavoro) si sono dimostrate più efficienti nel sopprimere le distrazioni.
Memoria più debole = minore capacità di evitare le distrazioni. Al contrario, le persone che hanno ottenuto risultati inferiori nei compiti di memoria all'interno dello studio (il che indica che hanno una minore capacità di memoria di lavoro) di solito non riescono a superare le distrazioni abbastanza velocemente da impedire loro di catturare l'attenzione.
Stranamente, le distrazioni non interessano tutte le generazioni allo stesso modo: quelle che interessano la generazione X e i Baby Boomer non sono le stesse che interessano la generazione Z e i Millennial. Ciò è legato al modo in cui le diverse generazioni sono predisposte a lavorare e a concentrarsi.
Una differenza cruciale tra le generazioni è il livello di rumore che sono in grado di sopportare quando vogliono concentrarsi sul lavoro. Questi dati sono stati raccolti da uno studio condotto da Future Workplace e commissionato da Plantronics. Inc:
Ben il 52% della generazione Z sostiene di essere più produttivo quando lavora in un ambiente rumoroso o parla con qualcuno. Questo dato è in netto contrasto con il 60% dei Baby Boomers che hanno bisogno di un silenzio assoluto per lavorare.
Nonostante ciò, i membri della Gen Z sono comunque più capaci di gestire le distrazioni, quando queste distolgono la loro attenzione, rispetto ai Baby Boomers: ben il 35% della Gen Z usa le cuffie per bloccare i rumori esterni, mentre solo il 16% dei Baby Boomers fa lo stesso.
Inoltre, la Gen Z e i Millenials sono anche più propensi ad accettare una modalità di lavoro che implica più rumore. Ad esempio, ben il 55% della Gen Z e il 56% dei Millennial dichiara di voler lavorare in un open space. Al contrario, con il 47% e il 38% rispettivamente, la Gen X e i Baby Boomers sono meno entusiasti della prospettiva di lavorare in un ufficio potenzialmente rumoroso.
Secondo una ricerca di CareerBuilder, che ha preso in esame 3031 lavoratori statunitensi a tempo pieno e 2186 responsabili delle assunzioni in vari settori e dimensioni di aziende del settore privato, le distrazioni più fastidiose sul lavoro sono le seguenti:
Abbiamo già parlato di come le diverse generazioni vedono le distrazioni. Tuttavia, alcune affermazioni della stessa ricerca di Future Workplace smentiscono queste differenze:
Quasi 3 persone su 4 sarebbero più disposte a lavorare in un ambiente d'ufficio se i datori di lavoro si impegnassero a ridurre le distrazioni sul posto di lavoro. Secondo la già citata ricerca di Udemy, i dipendenti che lavorano sul posto di lavoro hanno le seguenti convinzioni sulla riduzione delle distrazioni:
Più di 5 persone su 10 ritengono che il problema delle distrazioni sul posto di lavoro possa essere risolto attraverso:
Queste affermazioni dimostrano ulteriormente quanto sia importante gestire meglio e fermare le distrazioni.
Di seguito puoi leggere i consigli specifici su come affrontare ben 21 distrazioni di cui si parla spesso nelle varie ricerche sulle distrazioni sul posto di lavoro, raggruppate per tipologia:
Per quanto riguarda i rumori che possono distrarre l'utente durante il lavoro, possono essere i colleghi rumorosi, il rumore dell'ufficio, i familiari in visita, i rumori provenienti dall'esterno e persino gli animali domestici presenti in ufficio.
Utilizza le cuffie, la soluzione universale a tutti i tipi di rumore.
Si possono usare per ascoltare la musica o un generatore di rumore online per bloccare tutti i rumori. Se vuoi un paio di cuffie che assorbano attivamente il rumore di fondo, prova quelle a cancellazione di rumore. I generatori di rumore online che puoi utilizzare a questo scopo sono Noisli, MyNoise o Coffitivity, che offrono un'ampia gamma di suoni e rumori colorati.
La musica è già stata indicata come un "distrattore" esterno, ma in realtà questo vale solo per alcuni tipi di musica. Ad esempio, è più probabile che la musica con testo distragga da determinati compiti, mentre di solito non si può sbagliare con brani strumentali, persino con le colonne sonore dei giochi.
Parla con i tuoi colleghi del rumore.
È probabile che i colleghi che parlano a voce alta al telefono o che hanno conversazioni di gruppo nelle vicinanze non sappiano nemmeno che ti stanno distraendo. Spiega gentilmente a cosa stai lavorando e perché hai bisogno di più silenzio per portare a termine il lavoro con la massima qualità.
Per le chiamate ai clienti, utilizza un microfono che assorba ed elimini i rumori di fondo.
In questo modo, almeno il tuo cliente sarà risparmiato dai lavori di costruzione che si svolgono accanto al tuo ufficio. Da parte tua, puoi usare un paio di fidate cuffie a cancellazione di rumore.
I datori di lavoro possono allestire una stanza speciale a prova di rumore.
Le persone possono utilizzarla per le attività che richiedono un'assoluta tranquillità, come le chiamate ai clienti e le riunioni. Tra gli elementi che si possono aggiungere e combinare ci sono i blocchi acustici specializzati, una macchina per il rumore bianco, porte e finestre insonorizzate, tende pesanti (che possono aiutare ad assorbire parte del rumore esterno) e la sigillatura di tutte le fessure e gli interstizi.
*Una nota di avvertimento: potrebbe essere necessario introdurre una politica speciale sull'uso di questa stanza e richiedere ai dipendenti di programmare il loro tempo in anticipo, poiché è probabile che diventi uno spazio molto frequentato.
I datori di lavoro possono introdurre una politica ufficiale sul "rumore" in ufficio.
Questa politica può fornire un elenco chiaro di linee guida e regole ufficiali che specificano quali tipi e livelli di rumore sono vietati e quando.
Se è la tua famiglia a farti visita, fai attenzione ai tuoi colleghi.
Mantieni la conversazione tranquilla e non far venire i tuoi familiari troppo spesso. Puoi anche installare dei giochi divertenti (preferibilmente educativi) per i tuoi figli, in modo da tenerli occupati durante la visita. In alternativa, puoi ricevere i tuoi familiari in cucina (o in una stanza insonorizzata, se disponibile), per evitare di distrarre direttamente i tuoi colleghi.
A volte, le distrazioni sul posto di lavoro possono comportare il richiamo di attività che non hanno a che fare con il lavoro. Ad esempio, spettegolare e chiacchierare con i colleghi o fare pause prolungate per fumare o fare uno spuntino. Un'altra distrazione simile che si può incontrare sul posto di lavoro sono le attività divertenti, come le feste in ufficio e i giochi di squadra, a cui ci si ritrova a voler partecipare anche quando si ha molto lavoro.
Tieni degli snack a portata di mano.
Porta con te una ciotola di snack sani, mettila sulla scrivania e sgranocchiali quando la fame si fa sentire. È raro sbagliare con le noci, ma ci sono molti altri snack sani che puoi provare, alcuni dei quali sono addirittura classificati come "cibo per la produttività".
Scegli una postazione di lavoro vicino a persone produttive, se possibile.
Lavorare circondati da persone produttive che non si dedicano troppo spesso a pettegolezzi o chiacchiere ti stimolerà a seguire il loro esempio e a raggiungere i loro livelli di produttività.
Pause per fumare programmate.
Se la maggior parte dei tuoi collaboratori sono fumatori, i datori di lavoro possono designare momenti specifici della giornata per le pause fumo. In questo modo, i fumatori si sentiranno a proprio agio sapendo che la prossima pausa sigaretta è prevista per il futuro prossimo, e saranno quindi più propensi a concentrarsi sui loro compiti prioritari.
Pianifica il tuo lavoro in anticipo, pensando alla festa dell'ufficio o alla partita di squadra.
Identifica le tue priorità per quel giorno e inizia a lavorarci non appena arrivi in ufficio. Per ottenere un effetto migliore, crea dei blocchi di tempo precisi per questi compiti prioritari nel vostro calendario (ad esempio, Compito 1 - 1 ora, dalle 8:00 alle 9:00; Compito 2 - 30 minuti, dalle 9:05 alle 9:35). In questo modo, sarai in grado di organizzare e programmare il tuo lavoro in modo da avere abbastanza tempo per finire i compiti prioritari e goderti qualche distrazione senza stress.
Come prevedibile, le distrazioni tecnologiche sono una delle principali responsabili del tempo che dovresti dedicare al lavoro. Queste distrazioni riguardano solitamente il cellulare, Internet e i social media in tutte le loro forme.
Gestisci le notifiche delle app.
Disattiva completamente le notifiche delle piattaforme di social media e delle altre app e disattiva le chiamate e i messaggi durante il tempo in cui vuoi immergerti completamente in un compito.
Programma l'uso del telefono.
Se non riesci a disattivare il telefono per tutta la giornata lavorativa (per abitudine o perché temi di perdere una chiamata d'emergenza da parte di familiari o amici), stabilisci un orario fisso in cui controllare il telefono. Ad esempio, puoi impostare una sveglia ogni ora per ricordarti che è ora di controllare il telefono. Ogni volta che la sveglia suona, riserva un minuto per controllare i messaggi e le altre notifiche. Se trovi qualcosa di importante e urgente, riserva 5-10 minuti per occupartene. In caso contrario, torna al lavoro allo scadere del minuto e metti da parte il telefono fino alla prossima sveglia.
Togli il telefono di torno.
Se vuoi davvero evitare il tuo telefono, mettilo in un cassetto e chiudilo lì per tutta la durata delle tue ore di lavoro o per tutto il tempo che desideri o di cui hai bisogno.
Utilizza un blocco dei siti web per evitare di perdere tempo.
La maggior parte di queste applicazioni consente di creare una lista nera di siti web che si desidera vietare durante l'orario specificato. Tra le soluzioni migliori che puoi provare ci sono StayFocusd (estensione di Chrome), Cold Turkey (macOS) e Freedom (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, estensione di Chrome). Puoi usare entrambe per bloccare Instagram, Facebook, Twitter o qualsiasi altro sito web.
Programma l'uso dei social media.
Come per il telefono, è possibile impostare un orario in cui controlli gli account dei social media, ad esempio ogni 30 minuti, 1 ora o 2 ore. Una volta suonata la sveglia del timer, utilizza il tempo di pausa designato per controllare gli account prima di riprendere il lavoro per un'altra sessione predefinita.
I colleghi che si avvicinano per fare una domanda sono una distrazione comune sul posto di lavoro. Tanto che di solito i dipendenti si concentrano su un progetto per circa 11 minuti prima di essere interrotti. In seguito, hanno bisogno di circa 25 minuti per tornare a concentrarsi completamente sul progetto.
Rendi pubblica la tua agenda.
Se hai un ufficio vostro, prendi l'abitudine affiggere all'ingresso la vostra agenda con i dettagli su cosa lavorerete oggi (e quando). Se lavori in un cubicolo o in un ufficio aperto, puoi definire il tuo programma settimanale in un calendario online (come Google Calendar) e poi condividerlo con il tuo team. In questo modo, i tuoi colleghi potranno vedere quando sei disponibile per una riunione o una domanda veloce.
Indossa le cuffie (non devi nemmeno ascoltare nulla).
Ecco un'altra situazione in cui le cuffie possono aiutarti. Il solo fatto di indossare le cuffie invierà ai tuoi colleghi il messaggio che sei profondamente immerso nel tuo lavoro e che preferiresti evitare di essere interrotto in questo momento.
Forse sorprendentemente, a volte anche il lavoro può distrarre da altre attività più importanti. Queste distrazioni legate al lavoro includono riunioni, una marea costante di e-mail e varie attività che si pensa di svolgere in multitasking, ma che in realtà non fanno altro che disperdere la concentrazione. Inoltre, i manager inclini al micromanagement (per quanto possano avere buone intenzioni) e le rigide politiche dell'ufficio possono ostacolare ulteriormente la produttività sul lavoro e fungere da distrazioni a loro volta.
Introduci giornate "senza riunioni".
Il 23% degli intervistati in una ricerca di Udemy propone di introdurre regolarmente giornate "senza riunioni", per introdurre almeno un giorno alla settimana in cui nessuno sarà distratto e interrotto dalle riunioni.
Limita il tempo che il tuo team dedica alle riunioni.
Ad esempio, 15 o 20 minuti per riunione sono di solito sufficienti per coprire i punti cruciali di qualsiasi riunione; inoltre, puoi tenere traccia del tempo trascorso in riunione per assicurarti di rispettare il limite. Questo ci porta al prossimo consiglio.
Stabilisci un ordine del giorno chiaro per ogni riunione.
Ogni riunione programmata deve avere un elenco chiaro e conciso di argomenti da trattare. Tutti i partecipanti devono conoscere l'ordine del giorno. In questo modo, tutti i membri del team avranno tempo sufficiente per pensare alle domande e alle preoccupazioni che vogliono sollevare in relazione agli argomenti che saranno trattati nella riunione.
Invita alle riunioni solo le persone essenziali.
Invitare l'intera azienda a una riunione che riguarda solo il team di sviluppo (e in cui solo quest'ultimo può offrire spunti e risposte preziose) sarebbe probabilmente una perdita di tempo per molti dei partecipanti.
Responsabili di progetto, evitate di controllare i vostri team.
Dando ai vostri team più spazio per lavorare, diminuirete i loro livelli di stress. Inoltre, darete loro più tempo per concentrarsi sul lavoro e trovare soluzioni adeguate da soli, attraverso un lavoro profondo e ininterrotto. Se hanno domande o dubbi, lasciate che siano loro a rivolgersi a voi.
Introducete orari di lavoro flessibili, per alleviare lo stress dei collaboratori legato alla puntualità.
Ad esempio, potete adottare una politica che preveda che i dipendenti possano lavorare in qualsiasi momento dalle 8 alle 20, a patto che lavorino per un totale di 8 ore al giorno. Oppure si possono definire orari di arrivo approssimativi (ad esempio, dalle 8 alle 23) e far lavorare i collaboratori per 8 ore dal momento in cui arrivano.
Gestisci le notifiche e-mail.
Disattiva le notifiche del browser per ogni e-mail ricevuta.
Evita di controllare la posta in arrivo a caso.
Programma invece periodi di tempo fissi in cui controllare la posta in arrivo e rispondere alle e-mail. Ad esempio, puoi riservare alcune ore del mattino (ad esempio, dalle 8:00 alle 8:30 quando arrivate al lavoro) e alcune ore del pomeriggio (ad esempio, dalle 15:30 alle 16:00 prima di terminare il lavoro della giornata). Una volta definito il tuo programma di posta elettronica, assicurati di rispettarlo.
Ordina le e-mail.
Una volta iniziata la gestione della posta in arrivo, ordina le e-mail in base a ciò che farai:
Quindi, cerca di rispondere alle e-mail in base al loro ordine di priorità.
Fai un elenco dei compiti da svolgere oggi, per evitare il multitasking.
Una volta stilato l'elenco, ordina i compiti per priorità. Prendi l'abitudine di procedere a ritroso nell'elenco delle cose da fare. Abituati a lavorare su un solo compito alla volta, prima di passare al successivo. Questo è un ottimo consiglio anche per chi soffre di ADHD o di un disturbo simile.
A volte è qualcosa che cattura lo sguardo a far perdere la concentrazione: il disordine della scrivania e i colleghi che mangiano nelle vicinanze possono essere sufficienti a distrarci dalle nostre priorità.
Libera la tua scrivania da tutto ciò che non ti serve o non utilizzi.
Una ricerca che ha coinvolto l'uso della fMRI ha dimostrato che eliminare il disordine nell'ambiente di lavoro migliora la capacità di elaborare le informazioni, aumentando così direttamente la produttività e migliorando la capacità di concentrazione. Quindi, sbarazzati di vecchi giornali, fascicoli di progetti, graffette rotte e organizza il resto di ciò che vuoi tenere in ordine sulla scrivania o nei cassetti della tua scrivania.
Fai pause più frequenti per mangiare.
Sì, può sembrare controproducente, ma fare pause più frequenti per mangiare ti aiuterà a mantenere l'energia durante la giornata, così potrai concentrarti meglio e rimanere produttivo più a lungo. Inoltre, non sarai più infastidito dalle persone che mangiano vicino a te. Se hai molto lavoro da fare e non pensi di avere tempo per una pausa pranzo prolungata, avere a portata di mano degli spuntini nutrienti può aiutarti a evitare gli attacchi di fame.
Infine, ma non meno importante, potrebbero essere i tuoi pensieri e problemi personali a distrarti. Questo può accadere se si è schiacciati da stanchezza, malattia, problemi personali e preoccupazioni.
Fai più pause per riposare o medita.
Prendendo delle pause per rilassarsi, si ricaricano meglio le batterie. Di conseguenza, ti sentirai meno stanco e meno incline a distrazioni. Quindi, programma regolarmente delle pause di meditazione di 10 minuti nel tuo calendario giornaliero, soprattutto nei giorni in cui sai di avere molto lavoro da fare.
Prendi delle ferie o dei permessi per malattia.
Se sei malato, è probabile che non faccia un favore a nessuno (tanto meno a te stesso) insistendo per venire al lavoro. Prenditi invece un paio di giorni di ferie per curarti. Lo stesso vale per altri periodi di ferie: se ti prendi un paio di giorni di vacanza, sarai più riposato quando tornerai in ufficio e quindi meno propenso a cadere preda di distrazioni sul posto di lavoro. Questo tempo libero può anche aiutarti ad affrontare i tuoi problemi personali o le tue preoccupazioni.
Consulta un medico.
Se temi di soffrire di burnout o se ci sono altri motivi per cui ti senti così stanco e poco concentrato, forse sarebbe meglio consultare un medico professionista che ti consigli cosa fare.
Quando lotti contro le distrazioni sul posto di lavoro, dovrai spesso affrontare il rumore di fondo, le distrazioni visive, ma anche i tuoi pensieri e le tue preoccupazioni interne. Considerando i vantaggi di un luogo di lavoro privo di distrazioni, che includono una maggiore produttività e qualità del lavoro, la lotta alle distrazioni sul posto di lavoro è un passo fondamentale per tutti coloro che sono coinvolti nel funzionamento di un'azienda, dai dipendenti ai datori di lavoro e ai dirigenti. E, con i giusti consigli, è facile da realizzare.
Articolo tratto da clockify.me, liberamente tradotto e rielaborato
Photo by rawf8, master1305 and senivpetro on freepik
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