Spopola sul web la "Monk Mode" o "Modalità Monaco", la tendenza che ci aiuta a distaccarci dal digitale per concentrarci nelle nostre attività quotidiane.
La maggior parte delle persone trascorre il 28% della propria settimana lavorativa per rispondere o gestire le email. Se siete il tipo di persona che interrompe costantemente le proprie attività per controllare l'ultima e-mail che arriva nella casella di posta, probabilmente questo dato non vi sorprenderà più di tanto.
Naturalmente, fermarsi a considerare quanto tempo produttivo la posta elettronica sta sottraendo alla vostra giornata può essere uno shock. Rispondere alle e-mail può dare un falso senso di realizzazione, perché in realtà le e-mail vengono gestite in modo più efficiente quando vengono controllate ad orari prestabiliti (e non quando arrivano). Immaginate cosa potreste fare con il 28% di tempo in più nella vostra giornata lavorativa (o anche solo una frazione)!
Potreste aver bisogno di rivedere il vostro atteggiamento nei confronti della posta elettronica se mostrate regolarmente uno dei seguenti comportamenti:
Se da un lato è importante riconoscere che si ha poco controllo sull'arrivo delle e-mail (perché per loro natura sono una comunicazione continua), dall'altro è importante rendersi conto che si ha il controllo sul tempo e su come lo si usa. Non potete impedire che le e-mail arrivino nella vostra casella di posta, ma potete controllare il vostro livello di produttività quando le leggete e rispondete.
Questi consigli per gestire le mail vi aiuteranno a sfruttare al meglio la vostra giornata lavorativa, riducendo al minimo il tempo trascorso nella casella di posta.
Il modo più semplice per prendere il controllo della vostra vita (e del vostro tempo!) è creare orari prestabiliti per leggere e gestire le email. Anche se si è tentati di fissare questo orario poco dopo essersi svegliati o essere arrivati al lavoro, in realtà è controproducente iniziare la giornata controllando le e-mail.
Quindi, invece di programmare il blocco di tempo per controllare le e-mail nelle prime ore della giornata lavorativa, cercate di dedicare 2-3 ore al lavoro prima di controllare la casella di posta. Se avete bisogno di una guida per stabilire gli orari in cui controllare la posta elettronica, i momenti migliori sono la mattina dopo aver svolto un lavoro di alto valore (tra le 10 e le 11) e qualche ora prima di concludere la giornata (intorno alle 15).
Se siete noti per la rapidità con cui rispondete alle e-mail, informate in anticipo i colleghi che leggerete e risponderete alle e-mail a orari prestabiliti durante la giornata. Se volete davvero far capire il concetto (soprattutto alle persone con cui non siete in contatto frequente), impostate un messaggio automatico per le e-mail in arrivo, facendo sapere a tutti coloro che vi contattano che controllerete le e-mail solo due volte al giorno. Potreste scegliere di includere il vostro numero di telefono nel risponditore automatico, in modo che se una persona ha una domanda urgente possa chiamarvi direttamente.
Alcune persone hanno un programma prestabilito per rispondere alle e-mail come attività di gruppo, mentre altre (che hanno più disciplina) affrontano le e-mail più frequentemente, di solito durante una breve pausa. Stabilite cosa funziona meglio per voi, poi siate rigorosi sulle regole che vi siete dati. Se iniziate dicendo a voi stessi: "È solo un'e-mail…", 1 diventa 3 e 3 diventano 5, e poi venite completamente risucchiati dalle e-mail e perdete il 28% della produttività della vostra settimana lavorativa.
Non tutte le e-mail meritano di essere lette o di ricevere una risposta e il mancato riconoscimento di ciò può comportare una notevole perdita di tempo. Il famoso principio di Pareto (noto anche come regola dell'80/20) afferma che solo il 20% degli input produce l'80% degli output. In base a questo principio, individuate i tipi di e-mail e i mittenti che meritano la vostra attenzione e cancellate gli altri, in modo che non abbiano mai la possibilità di dividere la vostra attenzione. Inoltre, quando vi prendete il tempo di controllare la posta elettronica, concentratevi sul 20% delle e-mail più importanti prima di prestare un briciolo di attenzione alle altre.
Se siete il tipo di persona che risponde immediatamente alle e-mail, probabilmente riconoscerete questo scambio comune:
Il momento migliore per rispondere alle e-mail è quello dell'orario stabilito per le e-mail. Se si prende l'abitudine di rispondere immediatamente, si condiziona l'altra persona ad aspettarsi una risposta immediata. Inoltre, quando si ha l'abitudine di rispondere immediatamente, si verifica un vero e proprio scambio di e-mail, che vi distoglie completamente da ciò su cui stavate lavorando. Dite semplicemente "no" o, meglio ancora, "più tardi".
Inoltre, quando rispondete, siate brevi. Meno e-mail inviate, meno ne riceverete che richiedono una risposta!
Probabilmente avrete notato che all'interno delle vostre comunicazioni e-mail, ci sono tendenze relative ai tipi di e-mail che inviate di frequente. Avere un modello fisso, soprattutto per queste e-mail inviate di frequente, può aiutare a ridurre il tempo sprecato per creare nuove e-mail da zero. Le risposte automatiche di Gmail consentono di salvare e accedere facilmente ai modelli di e-mail.
Allo stesso modo, se utilizzate un'e-mail per diversi ruoli, create una firma e-mail per ciascuno di essi, in modo da non dover perdere continuamente tempo per assicurarvi di rappresentare correttamente voi stessi ai destinatari giusti. Wisestamp è uno strumento eccellente per creare una firma e-mail esteticamente gradevole, che può aggiornarsi dinamicamente in caso di nuovi post del blog sul feed RSS dell'azienda (risparmiando così ancora più tempo quando si tratta di attività promozionali).
Prima di poter risparmiare molto tempo dedicato solitamente a gestire le email, è necessario investire un po' di tempo in più nell'organizzazione della casella di posta. Per quanto riguarda il punto di partenza, non ci sono regole fisse e ognuno ha il proprio sistema. Tuttavia, le seguenti idee possono aiutarvi a iniziare:
Ricordate che non dovete leggere e gestire le e-mail il prima possibile o rispondere, e soprattutto non tutte meritano il vostro tempo nell'immediato. Leggete solo quelle rilevanti e rispondete solo a quelle che richiedono davvero una risposta. Non sentitevi in colpa se cliccate sul pulsante "cancella" per le altre.
Create funzionalità aggiuntive per le etichette che avete creato attraverso l'uso di filtri e-mail.
Ci sono due cose da specificare quando si crea un filtro:
Per condividere un esempio, ripensate all'etichetta "Leggi più tardi" descritta sopra. Probabilmente siete abbonati ad alcuni blog di settore che vi piace leggere, ma volete essere in grado di consumare quei contenuti secondo un orario prestabilito. Create un filtro che rilevi l'e-mail del mittente o il nome della pubblicazione, con una regola che lo invii automaticamente all'etichetta "Leggi più tardi". Poi, quando l'orologio segna "l'ora di lettura del blog", controllate l'etichetta per le ultime e-mail pertinenti.
Un filtro invia automaticamente le e-mail alla cartella designata, preselezionate prima ancora che possiate guardarle. Se pensate che usando i filtri potreste perdere un'e-mail importante, prendete in considerazione l'idea di chiedere a un membro del vostro staff (come un assistente personale) di vagliare le e-mail per voi.
Uno dei consigli più semplici ed efficaci nel gestire le email è quello di disattivare le notifiche. Per essere produttivi, infatti, è necessario concentrarsi sul lavoro da svolgere: le notifiche sono facili distrazioni. Ci vogliono 25 minuti prima che la mente riesca a concentrarsi dopo una distrazione.
Disattivare le notifiche sia sul computer che sullo smartphone vi aiuterà a controllare la posta elettronica fino all'orario stabilito (lontano dagli occhi, lontano dal cuore!).
Anche se il computer offre molte distrazioni, a volte è il telefono a distrarre di più. Se proprio non riuscite a farne a meno, prendete in considerazione l'idea di allontanare fisicamente il telefono dal luogo in cui state lavorando per evitare la tentazione.
Uno dei consigli più ovvi per la gestione della posta elettronica è quello di annullare l'iscrizione alle e-mail che non vengono mai aperte o alle quali non si dà seguito. Uno strumento come Unroll.Me può aiutarvi a identificare tutte le vostre iscrizioni alle e-mail e a liberarvi facilmente di quelle che non vi interessano più.
Unroll.Me consente anche di creare un "rollup", in cui specificare alcuni mittenti di e-mail che si desidera visualizzare in determinati momenti della giornata (magari durante gli orari stabiliti per il controllo della posta elettronica).
Questo non funzionerà con tutti, ovviamente. Ma potete metterlo in pratica almeno all'interno del vostro team: Sostituite semplicemente le e-mail con strumenti più adatti allo scopo.
Esistono diversi strumenti di gestione dei progetti che consentono di gestire progetti con un team e di comunicare con i membri del team attraverso quello strumento.
Comunicando con il vostro team all'interno di uno strumento di gestione dei progetti, non sarete tentati di controllare la posta elettronica, la vostra casella di posta non sarà intasata e tutti i file di progetto rilevanti potranno essere conservati in un unico posto. Inoltre, tutte le informazioni rilevanti sono riunite, facilmente accessibili e ricercabili senza dover scavare nella casella di posta (e distrarsi con i nuovi messaggi).
Le e-mail non devono impedirvi di essere produttivi se vi occupate dei sistemi e degli strumenti disponibili per gestirle. Investite un po' di tempo nell'organizzazione della vostra casella di posta elettronica così com'è oggi, cancellate le e-mail inutili che dividono la vostra attenzione e create sistemi che vi aiutino a gestire le e-mail in futuro. Con gli strumenti giusti e un po' di disciplina, potrete recuperare la produttività della vostra settimana lavorativa e dimostrare la vostra efficacia come risorsa per la vostra azienda e i vostri clienti.
Articolo tradotto da Planio, liberamente tradotto e riprodotto
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