Come abbiamo visto nell'articolo precedente sulla Fase Riprogramma, il 4° step della metodologia Digital Felix si suddivide in rituali e routine. In questo articolo troverai alcuni rituali che potranno esserti utili tutti i giorni. Se ti sei perso lo scorso articolo o hai qualche problemino di memoria ti ricordo qua cosa sono i rituali: serie di azioni intervallate dal concetto del tempo, per trovare la verità nella “giusta pausa”.

Il tema work life balance – il rapporto equilibrato tra il nostro lavoro e gli altri settori della vita – diventa importante quando non attribuiamo sufficiente importanza alla componente “life”, ovvero al nostro benessere psico-fisico. Pertanto abbiamo bisogno di sostituire alcuni comportamenti con altri e per questo i rituali ci vengono in aiuto. I rituali stabilizzano la nostra psiche, danno un orientamento a livello psichico e conferiscono importanza all’individuo. I rituali ci aiuteranno in questo momento di transizione, segnando il confine tra un nuovo inizio e una fine, dandoci nuove azioni da inserire all’interno del programma di routine.

Rituali di inizio e fine giornata

• Alzarsi un’ora prima: ogni mattina, prendiamoci il nostro kairos per dedicarlo alla pratica dell’ora sacra. Alzarsi presto la mattina influisce sulla produttività e felicità come sottolineano gli studi, in particolare quello pubblicato sulla rivista American Psychological Association. Altri sondaggi hanno rilevato che il 73% degli intervistati considera la mattina come il momento migliore, più produttivo e creativo per lavorare. Non iniziamo a rincorrere il tempo, bensì siamo grati per la giornata che si presenta davanti. Il consiglio è di non iniziare ad alzarsi drasticamente presto da un giorno all’altro, ma di farlo step by step.
• Se siamo soliti alzarci alle 07:00 di mattina, per esempio, la prima settimana potremmo svegliarci alle 06:45 per poi diminuire di 15 minuti a settimana, fino ad arrivare alla quarta settimana ad alzarci senza fatica alle sei di mattina. Così facendo, se ci svegliamo un’ora prima ogni giorno, disporremo di 5 ore in più ogni settimana per raggiungere i nostri obiettivi personali, 20 ore al mese e 240 all’anno. Non male no?

• Visualizzare la giornata: il potere della visualizzazione è immenso. Ci sono numerosi e importanti studi che analizzano le nostre reazioni cerebrali ed emotive alle visualizzazioni. Immaginare situazioni positive regolarizza il battito del cuore, aiuta a rilassarsi e ricaricarsi. Le tecniche sono tante e molto efficaci, ma spesso la via della semplicità è sempre quella migliore. Visualizzare come andrà la nostra giornata è un rituale molto importante, specialmente nei primi momenti vicini al risveglio.

• Non controllare la posta elettronica al mattino: questa è la pratica più efficace (e difficile) da applicare, ma è anche quella che porterà i maggiori benefici. Tutti abbiamo più volte letto e sentito di “non leggere le email appena svegli”. Allora perché ci ostiniamo (come riportano le statistiche) in questa malsana abitudine di leggere con un occhio aperto e l’altro chiuso le email? Se non riusciremo a capovolgere tale abitudine, non saremo in grado di aiutare noi stessi.

• Dedicarsi all’ora sacra: creiamo un’oasi di silenzio prima di immergerci completamente nelle attività quotidiane. Spegniamo tutti gli strumenti di comunicazione – radio, televisione, smartphone, tablet ecc. – durante l’ora sacra e dedichiamoci alle nostre passioni. Con grande sorpresa constateremo che nessuno nota la nostra “assenza” e non succede proprio nulla se manchiamo per un’ora anzi, ci aiuterà ad aumentare il pathos che poi “energeticamente" diffonderemo nella giornata. In questa ora possiamo fare una bella colazione, meditare, leggere, fare running, nuotare, dipingere e tanto altro. Non riusciamo a farla la mattina? Dedichiamoci all’ora sacra la sera: basta ricordare l’importanza di ritagliare del tempo solo per noi. Infine, non importa se non è un’ora: possono essere anche 20 minuti ma quei 20 minuti devono essere tutti per noi. Nell’ora sacra, possiamo dedicarci all’apprendimento di una nuova abilità, o imparare come avviare un nuovo progetto personale: non importa cosa si sceglie – perché se si sbaglia, domani si può scegliere qualcosa di diverso. L’importante è fare qualsiasi cosa che possa far vibrare il proprio cuore, perché sentiamo che ci stiamo prendendo cura di noi.

• Meditare: nel suo libro The Miracle Morning, Hal Elrod suggerisce una tecnica semplice:

1. Sedersi in un luogo confortevole, mantenere la schiena dritta.
2. Chiudere gli occhi o guardare un punto fisso davanti a sé.
3. Concentrarsi sulla respirazione: inspirare con la pancia, espirare con il petto.
4. Godersi la calma del momento, provare a restare concentrati sulla respirazione, senza pensare ad altro.
5. Se ci rendiamo conto che la nostra mente ritorna ai soliti pensieri, niente paura. Restiamo tranquilli e cominciamo di nuovo a concentrarci sulla respirazione. Ci si sente meno stressati e si ottiene una maggiore tranquillità mentale. Con un po’ di pratica, ci si sentirà davvero “altrove” dopo aver riaperto di nuovo gli occhi.

• Non andare a letto con lo smartphone: un rituale molto importante è sostituire quest’azione con la lettura di un buon libro prima di addormentarsi. Evitiamo assolutamente di chattare, rispondere alle email o stare sui social network come ultima cosa della giornata. Anzi, ricordiamo di mettere in carica lo smartphone in un’altra stanza che non sia la camera da letto. Un rituale, specialmente d’inverno, è quello di farsi una tisana o qualsiasi bevanda calda che possa accompagnarci a letto. Se non desideriamo leggere e abbiamo il partner al nostro fianco, ricordiamoci che lui sta aspettando una nostra parola.

Rituali di focus sul lavoro

• Eliminare tutte le notifiche push dallo smartphone: è un passo che si consiglia di fare per ritrovare il vero focus e l’equilibrio. Sentiremo una piacevole sensazione di “libertà” e non più di essere schiavi di una suoneria che ci annuncia un commento, un like a una foto, o una email. Le notifiche creano un senso di urgenza intorno a qualcosa che non è importante per tutti. Non abbiamo bisogno di sapere “in questo momento” che a qualcuno è piaciuto il nostro stato su Facebook. Finché non le togliamo o riduciamo, non possiamo comprendere come le notifiche siano il malessere del focus ma soprattutto della sanità mentale di chi ci è intorno. Affronteremo il lavoro con la giusta energia, presenza mentale, fisica e spirituale. Ciò significa essere “presenti” nel qui e ora e per questo abbiamo bisogno di preservare le energie piuttosto che farle fuoriuscire a ogni notifica.

• Gestire le interruzioni: le interruzioni, in tutte le forme, consumano una grossa parte del nostro tempo lavorativo e rappresentano per molti un fattore di stress. Le interruzioni ci costano tempo due volte: il tempo che dedichiamo all’interruzione e il tempo che ci occorre per tornare con la mente al giusto focus. Un gruppo di ricercatori americani ha rilevato che i manager vengono interrotti ogni 8 minuti e l’interruzione dura in media 3 minuti. Il dato interessante di questo studio è che i manager giornalmente hanno a che fare, per oltre il 40% del tempo lavorativo, con le interruzioni. Le interruzioni sono inevitabili, ma possiamo ridurle sensibilmente:
  • stabilendo degli orari in cui siamo raggiungibili (prima e dopo possiamo essere disturbati solo per le emergenze);
  • stabilendo ogni giorno un periodo senza interruzioni e periodi in cui non vogliamo essere disturbati;
  • redigendo anche un diario delle interruzioni per individuare obiettivamente chi ci disturba, quanto spesso e quando. È utile per affinare i processi di comunicazione interna e i processi lavorativi. Scopriremo che molte interruzioni non sono davvero importanti.

• Lavorare disconnessi: mettiamo in modalità aereo lo smartphone, chiudiamo la casella di posta elettronica, eliminiamo o cerchiamo di limitare tutte le potenziali distrazioni. Prendersi una pausa dal lavoro ogni tanto è sano e opportuno, ma controllare costante-
  mente i social network può essere distruttivo per il flusso di lavoro. Riconosciamo ciò che è utile da ciò che ci crea distrazione; se non ci serve Internet per il task che stiamo svolgendo in quel momento, non c’è bisogno di averlo a portata di mano.

• Monotasking: cosa significa monotasking? Quando realizziamo un’attività dedichiamoci al 100% solo a quella cosa. Evitiamo di svolgere più compiti o più funzioni contemporaneamente. Il consiglio è quello di stare nel momento presente e lavorare fino alla pausa. Possiamo lavorare in modalità mono-blocco da 50 minuti con pausa da 10 minuti, oppure usare la tecnica del pomodoro.

• Educare i collaboratori/colleghi: chiedere a qualcuno di smettere di distrarci è molto più semplice che non farci distrarre dalle sue cattive abitudini. Queste sono le situazioni in cui la nostra forza di volontà viene davvero messa alla prova. Se desideriamo non essere disturbati comunichiamo a chi ci è vicino il nostro nuovo mo-dus operandi. Se disponiamo di personale o collaboratori che fanno affidamento su di noi, possiamo essere continuamente interrotti (di persona, per telefono, tramite messaggi istantanei, via email). Cambiamo abitudini. Comunichiamo quando non possiamo essere interrotti, eccetto che per le emergenze. Allora saremo in grado di affrontare problemi/richieste in determinati momenti della giornata, e di concentrarci meglio sui compiti essenziali.

• No posta elettronica e social network durante i pasti: evitiamo di rispondere al telefono o controllare le notifiche dei messaggi durante i pasti. Il pranzo e la cena dovrebbero essere momenti di confronto e condivisione con tutta la famiglia. Come detto in precedenza, una “pausa” fondamentale è il pranzo. Evitiamo di mangiare davanti a un monitor acceso o in una tavola calda con in mano la forchetta e lo smartphone. L’uomo è ciò che mangia, è vero, ma io sottolineo pure, l’uomo è come mangia. Queste situazioni non rappresentano un progresso qualitativo. Mangiare nel modo giusto e poter gustare il cibo non è soltanto un contributo alla qualità della vita ma anche alla salute. Alcune aziende dove è previsto un punto mensa, si stanno dotando della regola del silenzio durante i pasti. Mangiare in silenzio può rivelarsi una vera pausa. È più facile “staccare” se al momento del pasto, prima di iniziare a mangiare, rivolgiamo un pensiero di gratitudine e ringraziamento. Subito dopo ci potremmo concentrare sugli odori e sui profumi. Alcune aziende iniziano a offrire durante la pausa pranzo la possibilità di riposare, sdraiandosi dieci o quindici minuti per rilassare e scaricare la colonna vertebrale.

• Educare alla gestione di email e telefonate: comunichiamo alle persone che controlliamo le email in alcuni momenti della giornata, perché è necessario concentrarsi su altri lavori, e che non dovranno aspettarsi una risposta immediata, a meno che non sia urgente. Comunichiamo che non risponderemo più a chiamate o messaggi aziendali dopo una determinata ora e che se è una cosa urgente devono lasciare un messaggio in segreteria o scrivere un’email.

• Ricordiamoci della pausa: tra un compito e l’altro individuiamo una pausa, facendo l’opposto di ciò che stavamo facendo prima. Per esempio: se il compito era scrivere un articolo, nella pausa, non scrivere e non leggere, bensì prendersi un caffè. Il modo migliore per prendere una vera pausa? Scollegarsi almeno 15-20 minuti dopo ogni 60-90 minuti di lavoro sul focus. Dopo 60-90 minuti di sessioni di lavoro si ha bisogno di una pausa, come spiegano le ricerche sulla produttività. Desktime ha invece scoperto che le persone più produttive effettuano una pausa ogni 52 minuti di lavoro, per 17 minuti. È bene sottolineare che la pausa è differente per ogni attività che si svolge. Per la ricerca e la lettura è meglio fare una pausa ogni 25 o 30 minuti. Per ottenere il massimo dalla pausa, ecco alcuni suggerimenti:
  • fare una passeggiata fuori dalla zona di lavoro: aiuta ridurre lo stress e a stimolare la creatività;
  • fare uno spuntino aiuta a idratare il corpo: il fisico ha bisogno di carburante e il cervello di glucosio;
  • fare un breve pisolino di 10 minuti: migliora la memoria, aumenta la presenza e recupera il sonno perduto;
  • meditare aiuta a ripulire e sgombrare la mente;
  • fare del sano declutter per ripulire la scrivania e le idee.

• Stabilire un orario di fine lavoro: imponiamoci (per quanto possibile) di uscire dal lavoro o terminare la giornata lavorativa entro un orario prestabilito. La mente, quando ha un’imposizione dettata dalla “scadenza”, inconsciamente è più produttiva. Se poi alla scadenza (per esempio usciamo dall’ufficio alle 17:30) ci aggiungiamo un premio di qualsiasi entità (per esempio dopo andremo in palestra) sarà più stimolata a evitare le distrazioni. Pertanto, dopo l’orario di lavoro evitiamo di portarci a casa il lavoro. Ricordiamoci che lo smartphone ci inseguirà.

• Rituale di fine giornata: alla fine di ogni giornata lavorativa bisogna chiudere completamente la considerazione delle preoccupazioni lavorative fino all’indomani. Solo lasciare in ufficio il lavoro ci aiuterà e ci donerà energia nuova per affrontare al meglio le questioni lavorative il giorno dopo. Impostiamo dei rituali che diano uno stacco netto alla vita lavorativa. Prendiamoci 10 minuti alla fine di ogni giornata per riflettere su tutto il valore che abbiamo creato oggi e scriviamo i compiti più importanti di domani. Per esempio: facciamo l’ultimo controllo delle email per essere sicuri che non ci sia nulla di urgente/essenziale a cui rispondere, poi l’ultimo check delle cose fatte e dei task da fare domani. Non dimentichiamoci di fare il “rituale della chiusura” che potrebbe essere svuotare il cestino, spegnere il computer, girare il calendario al giorno successivo, insomma un “gesto” che nasconda un vero significato importante: la giornata lavorativa è terminata.

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