Lamentarsi di una riunione noiosa è come lamentarsi del tempo: tutti lo fanno, ma nessuno sente di poter fare qualcosa per cambiare. Ma i meeting inutili non sono solo un fastidio. La fatica di stare seduti ha gravi conseguenze su di te, sul tuo tempo, sulla tua concentrazione, sull'attenzione e sulla motivazione del tuo team. Scopri come rendere finalmente una riunione efficace.
Pochi di noi hanno avuto modo di sperimentare un tipo di meeting davvero efficace. E come se non bastasse, i consigli di base su come organizzare riunioni migliori sono sempre troppo astratti e mai abbastanza pratici. (ad esempio, avere un ordine del giorno, prenotare riunioni più brevi, ecc ...)
Quindi come si risolve un problema quando non si sa quale sia la soluzione? Ti rivolgi ai dati.
Dopo aver intervistato quasi 1.000 leader aziendali, freelance e sviluppatori, designer e maker di alto livello, Rescue Time ha scoperto cosa rende una riunione efficace (a distanza o di persona) e cosa la trasforma in una colossale perdita di tempo.
Cominciamo con il modo in cui le persone percepiscono attualmente le loro riunioni.
Secondo ricerche precedenti, la frequenza e la durata delle riunioni sono enormemente aumentate negli ultimi 50 anni. In media, i dirigenti ora trascorrono in riunione in media 23 ore a settimana (rispetto alle 10 ore negli anni '60).
Sembra un sacco di tempo. Ed effettivamente lo è.
Secondo un sondaggio, il 25% delle persone afferma che il proprio programma è così pieno di riunioni che hanno solo pochi slot di tempo in cui essere liberi di concentrarsi.
Quando consideri solo i dati dei manager, il numero di persone sopraffatte dalle riunioni sale al 53%!
Nel complesso, le persone con cui abbiamo parlato hanno affermato di dedicare circa 9–13 ore alla settimana alle riunioni. E in media, hanno solo 4 ore o meno al giorno per concentrarsi davvero su un lavoro importante. (Ciò non include il tempo per le pause o il 30-35% della giornata che la maggior parte delle persone trascorre in e-mail e chat).
Alla fine, il 34% delle persone afferma che la mole di riunioni ostacola lo svolgimento del proprio lavoro principale. Intanto, il 61% afferma che le riunioni sono una grave interruzione della loro attenzione.
Nonostante questi dati, il 62% delle persone afferma di non avere problemi rispetto al proprio programma di riunioni attuale, il che dimostra quanto siamo entrati in questo meccanismo perverso.
Partiamo dal presupposto che le riunioni sono importanti. Usiamo una riunione efficace per risolvere problemi, raccogliere informazioni da un gruppo eterogeneo di persone e prendere decisioni difficili.
Ma quando le riunioni finiscono per essere utilizzate per presentare informazioni che avrebbero potuto essere in un'e-mail, rispondere a domande che richiedono solo il contributo di una persona o finiscono senza un intervento chiaro se non quella di prenotare un altro incontro, che sarà sicuramente un altro spreco di tempo.
Più che una semplice perdita di tempo, le cattive riunioni consumano concentrazione, produttività e motivazione. Il tempo è a somma zero. Più tempo sprechi in cattive riunioni, meno il tuo team ha per un lavoro concentrato, creativo e innovativo.
I dati di Rescue Time mostrano l'impatto che la pianificazione delle riunioni ha sulla concentrazione e sulla produttività dei dipendenti. Ma risolvere il problema dei meeting non è cosa da poco.
Costruire un sistema di riunioni efficaci si riduce a tre sfide:
Per capire come i team affrontano questi problemi, Rescue Time ha isolato i dati di quelle persone che si sentono "in controllo" del proprio tempo. Ecco cosa hanno detto.
I team e i leader produttivi danno la priorità al tempo che trascorrono in modalità "focus" nella loro pianificazione a scapito dell'essere "sempre disponibili".
In effetti, i nostri dati hanno mostrato che il 61% dei team pianifica riunioni solo in momenti specifici della giornata. L'opzione più comune è tenere riunioni solo la mattina o il pomeriggio lasciando il resto della giornata per il lavoro produttivo.
Le riunioni non sono gli unici eventi che vivono nei programmi dei team più produttivi. Oltre il 50% delle persone blocca slot di tempo per il lavoro mirato nel proprio programma.
Una delle cose migliori che puoi fare per creare una riunione veramente efficace, è impostare un programma. Il miglior programma delle riunioni è quello che funziona per il tuo team. Tuttavia, la ricerca ha rilevato una serie di sentimenti comune legata alla questione "meeting".
Ecco i risultati più importanti di Rescue Time:
Oltre il 60% delle persone ha affermato di preferire gli incontri come prima cosa al mattino o in tarda mattinata.
Circa il 37% delle persone odia effettivamente le riunioni mattutine. Mentre un altro 27% ha affermato che la fine della giornata è il momento peggiore.
La stragrande maggioranza delle persone preferisce le riunioni il lunedì o il martedì. Mentre oltre il 56% ha affermato che non dovresti mai prenotare una riunione il venerdì.
Allora, in pratica, che facciamo?
Se ti attieni a un programma di riunioni di tarda mattinata / primo pomeriggio solo il lunedì e il martedì, è più probabile che le persone siano felici e produttive.
La creazione di una pianificazione come questa può essere particolarmente utile per i team remoti che lavorano con fusi orari diversi.
Chiedendoti quale tipo di pianificazione delle riunioni funzioni per tutti, ti assicuri che i compagni di squadra remoti non stiano lottando per bilanciare le riunioni con le loro ore più produttive (o vengano sorpresi a presenziare a riunioni durante la cena o quando stanno cercando di disconnettersi e ricaricare!)
Il tempismo è solo un aspetto delle riunioni efficaci.
Quando si tratta di come organizzare riunioni efficaci, i nostri dati hanno rilevato che i team ad alto rendimento apprezzano riunioni mirate, mirate e ben preparate.
Analizziamo i 3 principali modi in cui questi team gestiscono riunioni più efficaci:
Quando si tratta di farlo, organizzare riunioni efficaci non è così difficile. Essere preparato. Mantieni la conversazione concentrata. E offri al tuo team gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno in anticipo per contribuire in modo significativo.
Che tu sia un'azienda o un manager che cerca di massimizzare il tuo tempo ogni giorno, organizzare una riunione efficace è una delle abilità più importanti che puoi avere.
Come hanno scoperto i dati di Rescue Time, è necessario pensare alla propria attuale cultura delle riunioni, creare un piano che dia priorità al focus e quindi assicurarsi che ogni riunione abbia uno scopo, un leader e dia effettivamente origine al risultato previsto.
Cosa rende una riunione efficace efficace secondo te?
Articolo tratto da Rescue Time, liberamente tradotto e riprodotto
Photo by sentavio on freepik
La pandemia da Covid-19 ha segnato uno spartiacque tra un mondo “prima e dopo” sotto tutti i punti di vista; sociale, culturale, economico. La società post-pandemica è, dunque, una realtà nuova anche e soprattutto per il mondo del lavoro, che vive nuove dinamiche a partire dalla diffusione dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale all’adozione dello smartworking. Ma come […]
Spopola sul web la "Monk Mode" o "Modalità Monaco", la tendenza che ci aiuta a distaccarci dal digitale per concentrarci nelle nostre attività quotidiane.
Nella storia dell'umanità, non ci siamo mai sentiti così collegati al resto del mondo e allo stesso tempo così distanti gli uni dagli altri. In più, la nuova economia dell'attenzione e la cultura del 24/7 stanno letteralmente distruggendo i nostri ritmi di lavoro e di riposo. Perché l'attenzione è un'abilità? La tecnologia ha rivoluzionato ogni […]
Il benessere delle persone all'interno dell'ambiente lavorativo è un tema sempre più importante per le organizzazioni che desiderano creare un ambiente di lavoro sano, inclusivo e produttivo. Uno dei fattori che può influenzare negativamente il benessere delle persone è la sensazione di solitudine professionale. Quando le persone si sentono sole sul lavoro, possono manifestare sintomi […]