Arriva la primavera, ed è ora di tirare fuori i nostri buoni propositi. Forse c’è un progetto che non vedi l’ora di realizzare. Forse vuoi vivere in modo più sano e dare priorità all’equilibrio tra lavoro e vita privata, e magari iniziare ad allenarti? Indipendentemente dagli obiettivi che ti sei prefissato, una gestione efficace del tempo ti aiuterà a raggiungerli.

Ma una buona gestione del tempo non si ottiene per caso. In questa sfida di 7 giorni, ti spiegherò le basi per ottimizzare il tuo tempo e far sì che il tuo programma funzioni davvero!

La tua guida definitiva per la gestione del tempo

Ecco cosa imparerai:

• La differenza tra un obiettivo normale e un obiettivo SMART
• Perché la tua lista di cose da fare (scritta a mano) è la tua migliore amica
• Il semplice trucco per stabilire le priorità che praticamente prende le decisioni al posto tuo
• Come combattere la legge di Parkinson con il blocco del tempo
• Tutto sulla delega e l’automazione dei compiti
• Come trovare il tuo flusso di focus ideale

Giorno 1: Definizione degli obiettivi

La gestione del tempo consiste nell’essere intenzionali con il proprio tempo. Ecco perché la definizione degli obiettivi è il primo passo da fare. Finché non avrai chiari i tuoi obiettivi, non potrai impiegare il tempo in modo ponderato e utile.

Inizia con un brainstorming. Prenditi qualche minuto per riflettere sui tuoi obiettivi personali e professionali. Annota tutto ciò che ti viene in mente senza correggerti.

Una volta stilato l’elenco, esamina ogni obiettivo secondo la struttura SMART. Gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (l’acronimo è in inglese, ma preferisco renderli in questo modo). Queste sono le qualità di un obiettivo chiaro. Il quadro SMART ti aiuta a perfezionare gli obiettivi a breve e a lungo termine. Inoltre, mette a fuoco gli obiettivi vaghi, rendendo più probabile il loro raggiungimento.

Supponiamo che uno dei tuoi obiettivi sia cucinare di più. Questo obiettivo è abbastanza specifico? È misurabile? Ha un orizzonte temporale? Non molto. È più un’idea che un obiettivo.

In alternativa, se il tuo obiettivo è cucinare almeno tre volte alla settimana, avrai un barometro per il successo. Avrai più probabilità di raggiungere l’obiettivo perché hai un risultato concreto da raggiungere.

Ricorda che la definizione degli obiettivi getta le basi per una migliore gestione del tempo. E, come scoprirai presto, rende molto più semplice il processo decisionale quotidiano.

Giorno 2: Elenco delle cose da fare

Se non utilizzi ancora una lista di cose da fare, questo è il momento per iniziare. “Molto spesso, uno dei motivi per cui ci sentiamo così sopraffatti dalla nostra lista di cose da fare e da tutto ciò che abbiamo nel piatto è perché teniamo tutto nella nostra testa”, dice Anna Dearmon Kornick, Time Management Coach di Clockwise. In altre parole, un elenco ti aiuta a catturare ciò che vortica nella tua mente.

Anna suggerisce di registrare questi due tipi di elementi:

• Progetti in movimento
• Compiti in sospeso

Scrivi tutto a mano! La scrittura a mano concentra gli sforzi, rende concreto l’astratto e migliora il ricordo. Non preoccuparti, è normale avere 200 o addirittura 300 voci nell’elenco delle cose da fare, soprattutto quando si parla di compiti in sospeso. L’obiettivo è quello di raccogliere tutto in un unico posto.

Poi, classificali. Prenditi la libertà di fare ciò che ti sembra più sensato. Ad esempio, puoi organizzarti per cliente, progetto o tipo.

Una lista di cose da fare organizzata è il modo perfetto per dare il via alle tue nuove e migliorate capacità di gestione del tempo. Inoltre, serve come fase introduttiva al terzo giorno, dedicato alla definizione delle priorità.

Giorno 3: Definizione delle priorità

Una gestione del tempo efficace non è possibile senza la definizione delle priorità. Dopo tutto, quando sai quali sono i tuoi compiti prioritari, sai cosa merita il tuo tempo. La definizione delle priorità è in definitiva un processo decisionale. Ed ecco qui il quadro di riferimento perfetto per aiutarti!

La Matrice di Eisenhower è un modo semplice per stabilire le priorità delle tue attività. Questo strumento ti dice esattamente come affrontare la tua lista di cose da fare, anche quando hai molto da fare. Innanzitutto, prendi un foglio di carta. Disegna una grande tabella con quattro quadranti. Quindi, ordina i tuoi compiti. Un po’ come questa:

Nel quadrante in alto a sinistra, elenca i compiti importanti e urgenti. Pensa ai compiti che fanno avanzare i tuoi obiettivi e che richiedono la tua attenzione ora. Si tratta di compiti su cui devi lavorare immediatamente.

Nel quadrante in alto a destra, scrivi i compiti che sono importanti, ma non urgenti. Si tratta di attività in linea con i tuoi obiettivi e valori, ma che non hanno una scadenza (come riordinare il tuo spazio di lavoro o seguire quel corso che hai comprato). Suggerimento: si tratta di attività che si prestano a essere procrastinate. Programma uno slot di tempo per completare questi compiti in un secondo momento.

Nel quadrante in basso a sinistra, aggiungi i compiti urgenti, ma non importanti. Pensa a un lavoro impegnativo. Delega o automatizza queste attività. L’obiettivo è quello di dedicare meno tempo alle cose che non interessano.

Nel quadrante in basso a sinistra, inserisci le attività che non sono né urgenti né importanti. Si tratta di distrazioni e di altre cose che ostacolano le attività più importanti. Fai un favore a te stesso e tagliali dalla tua lista di cose da fare. E se è un’altra persona a importi l’agenda, impara a dire di no.
Ottimo lavoro! Il terzo giorno è dedicato alla conoscenza delle tue priorità. Poi imparerai a creare un programma che le sostenga.

Giorno 4: Blocco del tempo

Finora ci siamo concentrati sul “che cosa” della gestione del tempo, cioè i tuoi compiti e le tue attività. La programmazione introduce il “quando”. Uno dei metodi migliori per la programmazione è il blocco del tempo. Il blocco del tempo consiste nel suddividere la giornata in parti e decidere in anticipo a cosa lavorare durante ogni intervallo. Puoi anche decidere quando programmare pause regolari.

“Il blocco del tempo aiuta a creare un programma molto più realistico, perché invece di iniziare la giornata con una lista di cose da fare, la si inizia con la lista di cose da fare e poi ci si ritaglia il tempo necessario”, dice Anna. “Combatti la legge di Parkinson dando a ogni voce un’ora di inizio e un’ora di fine”. Il blocco del tempo allevia anche la fatica delle decisioni, perché si sa sempre qual è la prossima cosa da fare.

Ecco come fare:

• Crea la tua lista di cose da fare.
• Ricordi la matrice di Eisenhower del giorno 2? Inizia con le voci nel quadrante in alto a destra. Queste sono le voci che devi programmare.
• Stima il tempo necessario per completare ogni voce.
• Tieni presente che la pianificazione non è perfetta, e gli esseri umani tendono a sottovalutare il tempo che un compito richiederà. Datti del tempo in più.
• Programma un evento sul tuo calendario per ogni compito.

Il blocco del tempo è una tecnica di gestione del tempo semplice ma efficace. Funziona benissimo anche con altri metodi come il time batching, la tematizzazione e la Tecnica del Pomodoro.

Giorno 5: Delega

Secondo le parole di James Clear, “L’eliminazione è la più alta forma di ottimizzazione”. Per massimizzare davvero il tuo tempo, devi essere a tuo agio nel toglierti qualche impegno di troppo. La delega ti aiuta a farlo.

Ecco perché dovresti delegare i compiti:

• Riduci lo stress e il burnout.
• Fai spazio ai punti di forza degli altri.
• Si crea più tempo libero per le cose che contano per te.
  

Sei pronto a metterlo in pratica? Prendi la Matrice di Eisenhower del giorno 3 e individua i compiti nel quadrante in basso a sinistra. Sono i compiti meno importanti ma urgenti. Ricorda le interruzioni e le richieste degli altri, le attività quotidiane che non ti lasciano il tempo necessario per portare avanti i tuoi obiettivi.

Come si delega? Innanzitutto, individua la persona giusta per il lavoro. Chi ha i punti di forza e le competenze giuste per il compito da svolgere? C’è qualcuno che ha mostrato interesse per questa particolare attività? Siete in sintonia?

Una volta individuata la persona giusta, sei pronto a delegare. Sii chiaro sui risultati desiderati. Fornisci loro il contesto e le risorse necessarie. Infine, lasciali lavorare. Niente soffoca la creatività più della microgestione.

Non preoccuparti se non riesci a delegare tutto il tuo lavoro. Questo perché il nostro obiettivo per il giorno successivo è l’automazione. Se hai delle attività quotidiane che devi ancora scaricare, l’automazione è perfetta.

Giorno 6: automazione

Ora arriva la parte più divertente. Esamina il tuo elenco principale di cose da fare del giorno 2, o la tua Matrice di Eisenhower, e identifica le attività che puoi automatizzare. Pensa alle attività ripetitive e al lavoro amministrativo. L’inserimento dei dati, le approvazioni e la programmazione sono candidati perfetti per l’automazione.

Pensa alle app che utilizzi in una tipica giornata di lavoro. Utilizzi Slack? Gmail? Un’applicazione per la gestione dei progetti come Asana? Prova a capire se qualcuna delle loro automazioni ha senso per il vostro flusso di lavoro.

Ecco alcuni esempi di attività quotidiane che puoi iniziare ad automatizzare oggi stesso:

Automatizza la modalità Non disturbare su Slack.
Automatizza l’organizzazione della posta elettronica. Se sei utenti di Gmail, sfruttate la funzionalità dei filtri. I filtri di Gmail consentono di ordinare automaticamente la posta in arrivo in modo personalizzabile. Filtrate le e-mail per mittente, oggetto, parole chiave e altro ancora. Poi, dite a Gmail cosa fare quando un’e-mail corrisponde a quei criteri. Ad esempio, si può dire a Gmail di etichettarla, inoltrarla o archiviarla automaticamente. I filtri di Gmail sono di grande aiuto per chi riceve tonnellate di e-mail al giorno e non vuole perdere tempo a organizzare costantemente la propria casella di posta.

Giorno 7: l’importanza della concentrazione

Finora hai fissato obiettivi SMART, tracciato le tue priorità e delegato (o automatizzato) le attività di scarso valore. Ma tra tutti i consigli per la gestione del tempo, nessuno è più importante di quello che tratterai fra poco: la capacità di concentrarsi.

Quando si tratta dei compiti più importanti, è fondamentale ritagliarsi del tempo per lavorare senza interruzioni. Gli studi dimostrano che due o più ore sono il tempo ideale per concentrarsi su un singolo compito. Tuttavia, la vita moderna – con i social media, le riunioni a distanza, il multitasking e le notifiche infinite – spesso ci ostacola. In fin dei conti, la concentrazione è una delle tue più grandi abilità.

La gestione del tempo non consiste solo nel fare di più. Si tratta anche di impiegare il tempo in modo intenzionale e nel modo giusto per te. In un certo senso, la gestione del tempo non solo ti rende più produttivo, ma contribuisce anche alla tua salute mentale.

Ricorda anche che si tratta di abilità che svilupperai con il tempo! Anche se questa sfida di 7 giorni ti aiuterà a migliorare la gestione del tempo, alcune abilità ti verranno più naturali di altre. Non scoraggiarti se dovrai dedicare più tempo a perfezionare alcune pratiche!

Articolo tradotto da Clockwise e liberamente rielaborato