I meeting aziendali sono così lunghi, noiosi ed improduttivi che hai iniziato a guardarli con timore? Ecco il giusto mix di ingredienti per riunioni efficaci e brevi, che restituirà tempo ed energia alla tua giornata, il “manifesto delle riunioni”.

Sono stati mesi, se non anni, molto interessanti. A causa della pandemia di coronavirus, le persone hanno lavorato da casa per decine e decine di giorni di fila. E durante questo periodo, le videoconferenze hanno a volte rovinato la loro sanità mentale. Alzi la mano chi è stato vittima di una riunione infinita nell’ultimo anno.

Esistono dei modi pratici e facilmente applicabili per controllare questa follia da riunioni che si è diffusa qualche anno fa e che permane ancora oggi. Lo sapevi che, secondo TrustRadius, è stato rilevato un aumento del 500% di quota impressioni per i software di videoconferenza nei primi quattro mesi di pandemia COVID-19?

Di queste tecniche fondamentali da conoscere per riunioni davvero efficaci, ne parliamo tra pochissimo.

La soluzione di Jennie Tan

Jennie Tan, autrice per Dropbox Design, dopo esser stata letteralmente inondata di meeting durante il primo lockdown, ha pensato di redigere una sorta di “manifesto”, così da salvaguardare il suo tempo e controllare il flusso di riunioni.

Durante il primo mese di lockdown, il lavoro ibrido e tutte quelle videoconferenze hanno avuto un impatto fisico e mentale su di lei, e sono state causa di ansia (per tutto il lavoro che non aveva fatto) e dal senso di colpa (per tutto il lavoro che non aveva fatto) e di stanchezza. E’ arrivata perfino a soffrire di Zoom Fatigue, una forma di stress da videoconferenza che, ahimè, esiste davvero.

Il suo punto di rottura è arrivato un venerdì mattina, quando ha aperto il portatile e ha visto otto riunioni in programma. In un solo giorno. Ha deciso che così non poteva più andare bene, e che qualcosa doveva necessariamente cambiare.

Nasce così il suo manifesto della riunione efficace, ovvero una dichiarazione ufficiale su come avrebbe gestito le sue riunioni da quel momento in poi, per ridurre l’ansia, fare spazio al lavoro a testa bassa e riprendere il controllo della sua giornata lavorativa.

Alla scoperta del Manifesto: come ottenere riunioni efficaci e produttive

Ecco le regole per garantirti produttività, benessere e riunioni efficaci:

1. Rifiutare o riprogrammare le riunioni che superano il limite di 4 ore giornaliere.
   Ogni mattina, prima di iniziare la giornata lavorativa, è bene sfoltire il proprio calendario. Ecco alcune domande che da porsi:

• Devo partecipare a tutte le critiche di progettazione? (No)
• Posso riprogrammare facilmente un incontro 1:1 se mi fa superare il limite delle quattro ore? (Sì).
• Se non ci sono punti all’ordine del giorno per una determinata riunione, possiamo cancellarla? (Sì)
• Se una riunione sarà documentata o registrata, posso evitare di partecipare e leggerla/guardarla in un secondo momento? (A volte).

In generale, la regola è: essere spietati sulle riunioni a cui si deve assolutamente partecipare e rifiutare/riprogrammare le altre.

2. Declinare automaticamente tutte le riunioni in un preciso giorno della settimana.
Scegliere un giorno “senza riunioni” e segnare sul proprio calendario un blocco per l’intera giornata. Chiunque aggiunga una riunione in quel giorno riceverà un messaggio di rifiuto automatico.

3. Convertire tutte le riunioni 1:1 in 25 minuti.
Perché non preferire le riunioni efficaci e brevi, soprattutto quando si è in pochi? Questo costringe i partecipanti a mantenere un ritmo serrato e a non perdersi in divagazioni inutili.

4. Lasciare le riunioni di un’ora con 10 minuti di anticipo.
E’ buona prassi concedersi una pausa di 10 minuti ogni ora di riunione per prendere dell’acqua, fare una pausa in bagno, annotare le eventuali task o prepararsi per la riunione successiva. Lo stesso discorso si può applicare a riunioni di 30 minuti, e in questo caso sarebbe utile una pausa di almeno 5 minuti.

5. Utilizzare l’impostazione “Riunioni veloci” di Google Calendar.
Se la vostra azienda utilizza Google Calendar, si possono impostare le riunioni in modo che finiscano prima per impostazione predefinita. Nel calendario, fare clic sull’icona dell’ingranaggio, scegliere Impostazioni, quindi scorrere fino alla sezione Impostazioni evento.

6. Pubblicare un messaggio di saluto nella chat della videoconferenza prima di lasciare una riunione in anticipo.
Pur avendo bisogno di tempo per se stessi e per il proprio lavoro, è carino cercare di essere comunque trasparenti ed educati. Prima di lasciare una videoconferenza potrebbe essere corretto scrivere un messaggio del tipo “Mi dispiace non poter restare, devo prepararmi per la prossima riunione, grazie!”

Come creare il proprio manifesto

Il programma giornaliero di ogni persona è diverso e il modo in cui ogni persona gestisce il proprio calendario è diverso. Per creare un manifesto delle riunioni che funzioni, puoi seguire questi passaggi:

1. Fare una verifica delle riunioni in programma, cancellale e rimescolale.
   Dai un’occhiata alle ultime due settimane del tuo calendario di lavoro. Quali riunioni di un’ora puoi ridurre a 30 minuti? Quali riunioni puoi saltare ogni due settimane? Puoi riprogrammare le riunioni 1:1 in altri giorni?
   
2. Aggiungere alcuni slot di tempo “intoccabili”.
   Di quante ore di tempo libero hai bisogno al giorno per sentirti produttivo? Aggiungi alcuni blocchi di tempo non negoziabili al tuo calendario per garantirti tutto il tempo libero di cui hai bisogno.
   
3. Scrivere le proprie linee guida.
   Fare un check delle riunioni dovrebbe portarti naturalmente a definire delle linee guida per le riunioni: scrivile in un documento. Se vuoi, usate questo manifesto come punto di partenza!
   
4. Comunicare le proprie linee guida.
   Condividi le linee guida con il tuo team, tramite e-mail, Slack e qualsiasi altro mezzo di comunicazione utilizzato dalla tua azienda.
   
5. Impegnarsi ogni giorno a seguire le linee guida.
   Questo è il passo più difficile. Il manifesto delle riunioni non è una cosa del tipo “imposta e dimentica”; bisogna rimanere vigili! Questo significa sfoltire il calendario ogni mattina, chiedere alle persone di riprogrammare/accorciare/annullare le riunioni e aiutare a mantenere le riunioni efficaci e focalizzate, e a terminare in tempo. Prendi l’abitudine, magari, verso la fine di una riunione, di suggerire: “Siamo quasi arrivati al termine. Qualcuno ha qualche ultima idea prima di finire?“.

Conclusione

Riprogrammare le proprie priorità e limitare il tempo da trascorrere in riunione potrà aiutarti a ridurre la stanchezza e a diminuire i livelli di stress.

Un manifesto delle riunioni, riassumendo, può aiutarti a:

1) capire quali sono i limiti che vuoi porre alle riunioni.
2) trovare un po’ di respiro tra una riunione e l’altra e.
3) rivendicare il tempo “non programmato” a testa bassa.

Per fare un ulteriore passo verso il tuo benessere e quello del tuo team e dei tuoi collaboratori, puoi proporre questo manifesto, così che possano imparare anche loro a gestire meglio il tempo che hanno a disposizione. Non è solo un bene per te, ma anche per la tua carriera.

Gestendo la tua giornata e condividendo la tua tecnica con gli altri, dimostrerai di avere potere di leadership e impatto sul tuo team. La cultura per ottenere riunioni efficaci non può essere cambiata in solitudine. Fai il primo passo e chiedi agli altri di seguirti.

Articolo tratto da Design Dropbox, liberamente tradotto e rielaborato

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