E' da poco terminata la tua ennesima giornata in smart-working durante il Covid-19. Ti senti esausto? Non hai abbastanza tempo al giorno per finire il lavoro e per gestire al meglio i "lavori" di casa? Inizi ad avere delle difficoltà a conciliare lavoro e vita ? Se hai risposto sì a una di quelle domande, non sei solo.
Vediamo se alcuni di queste situazioni ti sono familiari?
Il problema è che la società ha equiparato la "frenesia" alla produttività . L'attività è diventata uno status symbol. Essere costantemente impegnati è un modo di dire: "Sono importante e il mio capitale umano è ricercato". Non lo dico io. Lo dice la ricerca pubblicata su Oxford. ( 1 )
È un segno di quanto siamo disconnessi da ciò che è importante nella vita. I nostri giorni in smart-working, sono pieni di cose da fare una dopo l'altra e pieni di distrazioni. Internet avrebbe dovuto rivoluzionare il nostro modo di lavorare, aiutandoci a essere più produttivi. Siccome nessuno ci ha "letto le istruzioni d'uso", siamo tutti d'accordo sul fatto che si tratta di un'arma a doppio taglio.
La persona media controlla il suo smartphone 221 volte al giorno. ( 2 ) Trascorriamo le nostre giornate, costantemente tra social media, presentazioni, e-mail e riunioni, e di conseguenza il "lavoro" veramente produttivo ne risente in qualità. La "frenesia" inizia a logorarci e potrebbe comportare:
Troppo stress e distrazione causano il caos alla nostra salute mentale. Lo stress cronico e le cattive abitudini che ne derivano, come scarsa attività fisica, cattive abitudini alimentari e mancanza di sonno, sono correlati a una miriade di problemi di salute, tra cui:
La buona notizia è che essere veramente produttivi non deve significare ore più lunghe, più stress e problemi di salute. In effetti, puoi imparare come sostituire la frenesia con la produttività. Questo Covid-19, è una grande opportunità per comprendere cosa e come lavorare in modalità smart-working.
Ho trascorso molto tempo a lavorare attivamente per aumentare la produttività eliminando le cose che la riducono e condividerò ciò che ho imparato con te. Ecco sette consigli pratici che mi hanno aiutato nella mia vita professionale e personale:
Hai notato se c'erano nuvole nel cielo stamattina o che aspetto avevano? Hai alzato lo sguardo o stavi scrollando il feed di LinkedIn? Più tardi, quando eri in pausa pranzo, hai aperto il telefono per controllare l'e-mail o controllare Facebook?
Una distrazione di tre secondi, il tempo sufficiente per visualizzare una notifica, può interrompere il nostro cervello da un "compito sequenziale" in modo così evidente che è probabile che commettiamo il doppio degli errori quando ritorniamo a ciò che stavamo facendo. ( 11 )
Nella spasmodica ricerca di essere costantemente "attivi" e produttivi, abbiamo dimenticato come essere consapevoli e presenti.
La consapevolezza, che originariamente deriva dalla filosofia buddista, significa essere consapevoli dei pensieri, dei sentimenti, delle sensazioni corporee e dell'ambiente circostante. Significa prestare attenzione a ciò che è piuttosto che perdersi nei pensieri sul futuro o sul passato. La meditazione consapevole può essere usata da chiunque, indipendentemente dalle credenze religiose, come modo per coltivare consapevolezza e attenzione.
Mettendo da parte anche solo 10 minuti al giorno per concentrarti sulla respirazione, stai esercitando la capacità del tuo cervello di lasciar andare i pensieri di distrazione e rimanere in attività. Con la pratica, puoi imparare a permettere ai sentimenti di andare e venire, come guardare le nuvole nel cielo che passano.
La meditazione consapevole migliora sia le capacità interpersonali che quelle intrapersonali. È stato mostrato che:
Il cervello è in grado di riorganizzarsi in risposta agli stimoli, un'abilità chiamata neuroplasticità . La neuroplasticità è l'idea che abbiamo il potere di cambiare la funzione e la struttura del nostro cervello attraverso le nostre emozioni, pensieri e comportamenti. In un certo senso, la neuroplasticità ci consente di ricollegare il nostro cervello: concentrarci su eventi positivi anziché negativi, ad esempio, o essere più consapevoli. Misurando la neuroplasticità, i ricercatori possono osservare e quantificare direttamente gli effetti della meditazione sulla consapevolezza sul cervello. ( 19 , 20 , 21 )
La meditazione consapevole, la respirazione profonda e l'intelligenza emotiva favoriscono l'amore, il rispetto e la gentilezza per se stessi. ( 22 , 23 )
La meditazione consapevole è stata collegata a importanti benefici per la salute, tra cui:
Se non hai mai meditato prima, all'inizio può sembrare lancinante. Inizia in piccolo. Non è necessario passare ore ogni giorno a meditare. Risulterebbe tutto più complesso. Invece di impegnarti in qualcosa di irrealistico il primo giorno, prova a meditare per soli cinque minuti. Gli studi dimostrano che solo 10 minuti al giorno producono una serie di benefici. (35)
Ecco alcuni consigli di Jon Kabat-Zinn , il fondatore della riduzione dello stress basata sulla consapevolezza:
Per risorse aggiuntive, puoi iscriverti a uno dei tanti corsi del centro di Pomaia. Ti consiglio anche l' app Headspace, è stata utile per molte persone (purché l'app aggiuntiva non contribuisca a distrarre di più!). Quello che ti consiglio ( a cuore aperto) è uno dei tanti libri di Corrado Pensa. Io ho iniziato da questo.
Il termine "multitasking" è stato inizialmente utilizzato per descrivere le capacità di elaborazione parallela dei computer. Oggi, naturalmente, il multitasking si riferisce alla capacità di una persona di svolgere più attività contemporaneamente, come parlare al telefono con un cliente mentre risponde alle e-mail. Lavorando in smart-working, il multitasking è diventato (tacitamente) semplicemente parte del lavoro.
Il multitasking sembra efficiente e utile, ma sfortunatamente è un mito. Il semplice fatto è che il cervello umano non può concentrarsi su più compiti contemporaneamente. Ti consiglio di ascoltare questo podcast del Professore Clifford Nass della Stanford University.
Le persone che pensano di essere brave nel multitasking possono semplicemente essere capaci di spostare rapidamente l'attenzione tra due compiti che hanno già imparato in modo automatico. Non si tratta in realtà di un multitasking: sta solo facendo due attività in cui è già bravo. (pensa a uno chef esperto che prepara e cucina dei piatti senza perdere un colpo.) E la maggior parte di noi non riesce a farlo bene. Inoltre, la ricerca suggerisce che coloro che si considerano efficaci nel "multitasking" in realtà non sono affatto bravi nel multitasking e la loro produttività ne risente .
Gli studenti impegnati in alti livelli di multitasking hanno segnalato problemi significativi con lo studio accademico. ( 36 ) In uno studio condotto su studenti universitari, coloro che si sono concentrati su un singolo compito alla volta hanno sovraperformato. E quando l'esperimento prevedeva il multitasking, i partecipanti che non erano considerati multitasking continuavano ad emergere. ( 37 )
Il multitasking dei media, quelli che, ad esempio, scorrono i social mentre guardano la TV, in particolare hanno un controllo dell'attenzione ridotto, una maggiore suscettibilità alle distrazioni e una tendenza generale verso l'attenzione diffusa o superficiale. ( 38 , 39 , 40 ) Uno studio condotto a Stanford ha rilevato che il 25 percento degli studenti utilizza quattro o più dispositivi digitali contemporaneamente. ( 41 )
Stanno scrivendo un articolo, sono su Instagram, sono in una chat e contemporaneamente ascoltano musica su Spotify. Tutto questo sta diventando sempre più comune anche nella forza lavoro; i lavoratori sono all'interno di una call mentre rispondono a una e-mail e inviano messaggi agli amici su Whatsapp.
La perdita di produttività che deriva spesso dal passaggio da un'attività a un'altra è chiamata "costo di commutazione". ( 42 ) I costi di commutazione possono manifestarsi in vari modi:
Quasi senza dubbio, sarai più produttivo se ti concentri su un'attività alla volta invece di provare il multitasking. Prendi in considerazione un compito ad alta concentrazione come la scrittura. Ci vuole un po 'per stabilirsi nella zona di concentrazione. Se ti interrompi per controllare l'e-mail, potresti non essere in grado di tornare rapidamente allo stesso livello di concentrazione. Uno studio condotto da ricercatori della UC Irvine ha monitorato le interruzioni del lavoro tra gli impiegati. Hanno scoperto che i lavoratori impiegavano in media 25 minuti per riprendersi da interruzioni come telefonate o rispondere alle e-mail e tornare alla loro attività originale. ( 43 )
Se, mentre sei nel flusso del lavoro, ti viene in mente un altro task da fare, non spostare l'attenzione. Fai attenzione a dove presti attenzione. Non aprire un'app nel telefono per scrivere un promemoria. Invece, annota alcune parole su un blocco notes cartaceo in modo da poter rimanere concentrato sull'attività da svolgere.
Se ti piace lavorare con la musica in sottofondo, dai un'occhiata a Focus @ Will . Il sito fornisce musica progettata per modulare a intervalli corrispondenti alla frequenza con cui il cervello inizia a cercare un nuovo stimolo. La chiamano "musica scientificamente ottimizzata per concentrarti".
Il controllo frequente della posta elettronica e la navigazione online sono abitudini certe per ridurre la tua produttività. E, sfortunatamente, stai controllando la posta elettronica e i social media più di quanto pensi. Uno studio del 2015 ha rilevato che, in media, le persone controllano il proprio smartphone il doppio di quanto pensassero. ( 44 ) Queste statistiche potrebbero sorprenderti:
Se sei interessato alla semplice, dura verità di come stai spendendo (leggi: sprecare) il tuo tempo, scarica l'applicazione web RescueTime . Tiene traccia del tempo dedicato a diverse attività, come social media, e-mail, Microsoft Office e qualsiasi altro programma o sito. La soluzione? Invia in batch e-mail, commissioni, telefonate e altre attività , usando i seguenti suggerimenti.
Invece di controllare la posta costantemente durante il giorno, pianifica da due a quattro o sei sessioni mirate al giorno da dedicare alla posta elettronica. All'inizio decidi tu il numero. Evita le misure drastiche. Passare dal controllare le email ogni 7 min a due volte al giorno non è una buona soluzione. Pianifica questi orari nel tuo calendario, proprio come faresti con una riunione. Così eviterai di lavorare con l'applicazione di posta elettronica aperta sul computer.
Controllare la posta elettronica (e i messaggi) è diventato avvincente per la maggior parte di noi e può richiedere del tempo per rompere l'abitudine di "perder il controllo", ma una volta che ti immergi e pianifichi la tua attività di posta elettronica, libererai più "slot" di tempo per lavorare su compiti che richiedono un'attenzione profonda.
Raggruppa attività simili durante il giorno (o la settimana, se più applicabile). Il batch funziona non solo per la posta elettronica. Ad esempio, invece di programmare riunioni per le 9:30, le 12:30 e le 14:00, programmale tutte in un unico intervallo di tempo, ad esempio tra le 15:00 e le 16:30. Ciò consente di liberare blocchi di tempo per il lavoro ininterrotto. Altri esempi di questo potrebbero includere fare tutte le commissioni in città nello stesso giorno o avere una giornata dedicata alla preparazione dei pasti per diversi giorni.
Per esempio io so di essere più produttivo e concentrato al mattino, ed è allora che mi concentrerò sulla scrittura o sullo sviluppo di contenuti. Lascio commissioni, riunioni, e-mail e così nel corso della giornata. Valuta ciò che funziona meglio per te.
Come ho detto sopra, il multitasking non funziona davvero. Tutte le notifiche che compaiono quando a qualcuno piace la tua foto su Instagram o commenta il tuo post spostano l'attenzione e interrompono la concentrazione . La maggior parte delle app ha le notifiche attivate per impostazione predefinita, ma puoi disattivarle manualmente. Se desideri davvero un recupero dalla costante distrazione, prova a seguire il movimento " notifica zero " e disabilita completamente le notifiche push. ( ne ho parlato anche qui)
La ricerca indica che la semplice presenza di un telefono può essere fonte di distrazione! ( 46 ) Se la suoneria è attiva, non perderai l'importante telefonata che stavi aspettando, ma il telefono sarà fuori dalla portata di "mano".
Potrebbe essere difficile da dire o da leggere, ma no, non puoi fare tutto. Siamo così sconvolti nel tentativo di tenere il passo con decine di persone, progetti e attività, che perdiamo di vista ciò a cui stiamo lavorando.
Al fine di raggiungere i tuoi obiettivi, è necessario sbarazzarsi della "frenesia" e invece imparare a pianificare e stabilire le priorità.
Scopri come dire di no
Come ho detto, non puoi fare tutto, non dovresti provare e non dovresti sentirti come se dovessi. Concentrati su ciò che è importante e lascia andare il resto. Se proprio non riesci, mettila cosi. I no agli altri sono dei si a te stesso. Sono dei "si" identitari.
Evita di discutere su cose che non contano
Sia commenti (stupidi) su Facebook , sia la lettura di junk news o di altri argomenti, prosciugheranno la tua energia e condizioneranno il tuo umore, avendo un impatto negativo sulla tua produttività.
Stai lontano dalle persone tossiche
Essere cortesi e gentili con tutti è una buona regola empirica, ma non tutti devono essere i tuoi migliori amici. Evita le persone negative o quelle che tendono a stressarti. E' FONDAMENTALE.
Identifica e pianifica i tuoi obiettivi
Come pratica mensile, identifica i tuoi cinque progetti o obiettivi più importanti. (Metti una nota nel tuo calendario per fare questo: potresti scegliere il primo lunedì del mese in modo che si adatti logicamente al tuo programma.) Non saltare questo passaggio: devi conoscere il tuo obiettivo per raggiungerlo correttamente. Ogni settimana, identifica le attività per avvicinarti a tali obiettivi. (Ancora una volta, il lunedì ha un senso, ma ad alcuni potrebbe piacere farlo un venerdì, in preparazione della settimana a venire.) All'inizio di ogni giorno, elenca i tre compiti più importanti da seguire.
L'attività fisica migliora le prestazioni cognitive. ( 47 , 48 ) I professionisti impegnati diranno che non hanno tempo per l'esercizio, ma senza di esso, la produttività ne risentirà. Anche al lavoro, puoi incorporare più movimento nella tua giornata con queste tre strategie.
Siediti di meno e muoviti di più
Una meta-analisi che ha coinvolto 18 studi e oltre 800.000 soggetti ha scoperto che coloro che sedevano di più avevano un rischio di diabete superiore al 100%, un rischio di malattie cardiache quasi del 150%, un rischio di morte per malattie cardiache del 90% ( 49 ) Uno studio recente ha scoperto che con l'aumentare del tempo sedentario aumentava anche la morte precoce. ( 50 )
Fai pause frequenti
Questo consiglio è uno dei più importanti e al tempo stesso fra i più difficile da mettere in pratica. Pensiamo che lavorare interrottamente ci faccia sentire più produttivi. Se facciamo una pausa, evitiamo di controllare i social. Fare le pause è strategico per la tua produttività. All'inizio puoi aiutarti con alcune app. Ad esempio Time Out per determinare gli intervalli di "pausa".
Puoi impostare tuo il timer. Ad esempio ogni 10 minuti, lo schermo si interrompe per una rapida pausa di 15 secondi, durante la quale distogli lo sguardo dal computer, allunghi le braccia o chiudi gli occhi. Ogni 45 minuti, puoi fare una pausa più lunga di 3-4 minuti. Alzati, cammina, passeggia per un pò. Inoltre, aumenta l'attività fisica al di fuori dei vari "allenamenti": cammina o vai in bici al lavoro, sali le scale invece dell'ascensore, trascorri del tempo all'aria aperta.
Uomini e donne negli Stati Uniti lavorano dalle 12 alle 13 ore in più alla settimana rispetto agli anni 70. In un anno, gli americani, in media, lavorano: ( 51 )
Ecco perché alcuni si sentono come se non potessero permettersi di fare delle pause o si sentano in colpa. Ma i tempi di inattività riempiono le riserve di attenzione e motivazione del cervello, incoraggiano la produttività e la creatività e ti aiutano ad aumentare la tua motivazione.
Le persone più creative e produttive nello sport, negli affari e nelle discipline artistiche fanno del riposo un "fattore" di successo. Molti artisti e atleti raramente si esercitano per più di quattro ore al giorno e programmano regolarmente pause e sonnellini. ( 52 ) Un interessante studio su un gruppo di consulenza ha sperimentato come lavorare di meno, aumenti la produttività. Il management ha insistito sul fatto che i collaboratori si prendessero regolarmente del tempo libero. Cosi' facendo, si prendevano un giorno libero alla settimana e veniva detto loro di non controllare la posta elettronica fuori dall'orario di lavoro ( 53 ) Alla fine dello studio, i collaboratori si sentivano più produttivi e più soddisfatti del loro lavoro perché erano in grado di lavorare meglio, perché più riposati.
I tempi di inattività strutturati ci aiutano a sentirci rinfrescati e ringiovaniti. Che si tratti di camminare, meditare, osservare le nuvole o qualcos'altro, pianifica delle pause regolari durante la giornata.
Se vuoi sentirti ringiovanito, separarti un pò dallo smartphone.
Tutti potremmo trarre vantaggio dall'essere meno connessi. Consiglio di trovare dei momenti della giornata di off. È spaventoso immaginarsi senza smartphone o Internet? Devo ammettere che all'inizio è stata una sfida, ma ora l'unica cosa difficile è togliere quei "momenti" di vera connessione.
Assicurati di dormire un sonno di qualità
Una bassa qualità del sonno ha effetti negativi sulla funzione cognitiva, tra cui una ridotta memoria a breve termine, una ridotta capacità di apprendimento, un declino della resistenza mentale e l'incapacità di sostenere l'attenzione. ( 54 ) La maggior parte degli esperti del sonno concordano sul fatto che gli esseri umani richiedono dalle sette alle nove ore di sonno nella stragrande maggioranza dei casi, ma sfortunatamente molti americani non dormono mai così tanto. ( 55 )
Ecco alcuni suggerimenti:
Il gioco non è solo un lusso frivolo; aiuta a mantenere le nostre menti flessibili. Il gioco ha fatto parte del nostro patrimonio evolutivo. Negli adulti, la giocosità è associata a creatività, produttività, flessibilità, ottimismo, empatia, altruismo sociale e tolleranza allo stress.
Cosa conta come gioco? Secondo la definizione del dottor Stuart Brown dal suo libro, Play: How Shapes the Brain, Open the Imagination, and Invigorates the Soul , il gioco è:
Guardare la televisione e navigare in Internet sono distrazioni, non giochi. Coltiva il tempo per qualcosa che ti piace. Fai in modo che si adatti ai criteri elencati qui sopra. Un esempio, approfondisci l'hobby per la fotografia, gioca a basket, disegna e tanto altro ancora.
Il piacere del gioco rilascia endorfine che aiutano a contrastare gli ormoni dello stress, migliora l'umore, la funzione immunitaria, e molto altro.
Può sembrare un ossimoro, specialmente in questi "tempi", ma il gioco, come la scrittura, è una forma di terapia fondamentale. Quindi, se siamo vicino a dei bambini, cerchiamo di "essere presenti" al tempo "del gioco". Farà crescere bene entrambi.
Il bambino che non gioca non è un bambino, ma l’adulto che non gioca ha perso per sempre il bambino che ha dentro di sé.
(Pablo Neruda)
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