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Come rendere lo smart working produttivo: 16 suggerimenti essenziali

Nel 2015, il professore di Stanford Nicholas Bloom ha scoperto che lavorare in smart working aumenta la produttività del 13% e abbassa il turnover della metà. Tuttavia, in tempi di Covid-19, Bloom prende una posizione diversa:

Lavoriamo a casa insieme ai nostri figli, in spazi inadatti, senza scelta e senza giorni in ufficio. Questo creerà un disastro nella produttività”.

È difficile negare che le cose migliori del lavoro a distanza sono spesso anche le cose peggiori. Se è vero che lavorare da casa rende più produttivi e più capaci di concentrarsi, è anche vero che può far sentire più soli, che gli obblighi familiari o domestici possono distrarre, e che le ore di lavoro possano sforare il limite.

Ecco perché è importante imparare a lavorare a distanza: non è solo una questione di piccoli consigli e strumenti per migliorare la tua giornata. Richiede una rivalutazione totale delle tue priorità, delle routine quotidiane e persino dello spazio di lavoro.

Oggi riportiamo un articolo di Jory MacKay su Planio, che contiene una guida indispensabile per aiutarti a trovare gli strumenti giusti per uno smart working che funziona.

I consigli per uno smart working davvero produttivo

In questa guida, ti guideremo attraverso i fattori più importanti di come lavorare da remoto (ed essere ancora produttivi!) Sia che tu sia nuovo nel lavoro da casa, un veterano del lavoro da remoto, o che tu stia gestendo un team remoto, questa guida ti darà gli strumenti necessari per avere successo.

La guida sulla gestione dello smart working si divide in due sezioni:

  1. Dove lavorare a distanza: come padroneggiare l’ambiente del tuo ufficio a casa;
  2. Come lavorare a distanza: creare il perfetto programma giornaliero, le routine e i flussi di lavoro per lavorare da casa.

La maggior parte dei consigli relativi allo smart working sbaglia, poiché presuppone che ci sia un’unica soluzione. Si danno liste di piccoli consigli e trucchi su come rendere le tue giornate più facili, senza affrontare le questioni fondamentali del perché lavorare a distanza può essere così difficile!

Quando si arriva al dunque, i lavoratori a distanza di successo hanno tutti due cose in comune:

  • L’ambiente giusto (sia per il lavoro che per la vita)
  • I giusti sistemi di supporto, flussi di lavoro e routine

In altre parole, controllano dove lavorano tanto quanto come lavorano.

Partiamo subito con i consigli indispensabili:

1. Separa l’ambiente di “lavoro” da quello domestico

Solo perché stai lavorando in smart working non significa che il tuo ambiente di lavoro debba essere la tua casa.

In altre parole, non puoi metterti sul divano con il computer portatile e aspettarti di entrare in uno stato di concentrazione ragionevole.

Quando possibile, il tuo ufficio a casa dovrebbe rimanere separato dal resto della casa. Preferibilmente, dovrebbe essere la propria stanza (con una porta!) dove sai che non sarai interrotto. Non solo questo ti aiuta a concentrarti sul lavoro, ma rende molto più facile ignorare tutte le altre “cose di casa” che competono per la tua attenzione, come i piatti sporchi, il bucato, o anche la TV.

Tuttavia, se non puoi fare altrimenti, almeno crea uno spazio impegnato da cui lavorerai ogni giorno. Anche un “home office” al tavolo della sala da pranzo è meglio che sentirsi alla deriva ogni mattina.

La produttività e la concentrazione si basano sulle routine e queste sono spesso legate a un luogo tanto quanto a un’azione.

2. Circondati di oggetti che ti rendono felice (ma non ti distraggono)

Una volta trovato il tuo spazio, riempilo con oggetti e promemoria che rendono più facile fare le cose che vuoi fare e più difficile distrarsi. Per esempio, tenendo la tua lista di cose da fare o il calendario a portata di mano, ma lasciando il tuo telefono in un’altra stanza.

Gretchen Rubin, autrice di The Happiness Project, lo chiama “convenience flipping“:

Un esempio estremo di convenience flipping è l’artista e autore Austin Kleon che divide il suo ufficio a casa in due zone specifiche:

  • Una scrivania digitale con il suo computer, il tablet e altri strumenti;
  • Una scrivania analogica con forniture artistiche, giornali, libri e altro materiale fisico.

Il tuo spazio di lavoro dovrebbe metterti quasi istantaneamente in “modalità lavoro“. Non solo questo ti aiuterà a concentrarti, ma renderà molto più facile separare lo smart working da tutto il resto che succede a casa.

3. Sbarazzati del disordine (sia fisico che digitale)

Una scrivania ingombra non solo rende più difficile rimanere organizzati.

Secondo i neuroscienziati di Princeton, il disordine compete attivamente per l’ attenzione. Come spiega la professoressa di psicologia Sabine Kastner:

Anche solo abbassare le tende mentre si lavora o prendersi qualche minuto per riordinare il proprio spazio di lavoro può portare a una maggiore produttività”.

Lo stesso vale per il disordine digitale, come il tuo desktop disordinato, 572 schede del browser aperte, o la cartella dei download traboccante. Più è difficile per te concentrarti su un singolo compito, più è probabile che tu ti distragga.

Metti dei limiti a ciò che accumuli (sia per gli oggetti fisici che digitali). Che il tuo vizio siano schede aperte, screenshot, quaderni o newsletter, prova a mettere un limite rigido al numero di cose che lascia entrare nel tuo spazio di lavoro in smart working.
Rimuovi qualsiasi strumento o app che non ti porta valore. Questo potrebbe significare le app dei social media sul tuo telefono o gli strumenti che ti fanno perdere tempo e su cui hai costruito un’abitudine.

4. Includere più luce, aria fresca e natura possibile

Più il tuo spazio di lavoro è vicino alla natura, meglio è.

Questa è una delle cose a cui la maggior parte delle persone non pensa quando si chiede come lavorare in smartworking. Ricorda che il tuo ufficio a casa può essere qualsiasi cosa tu voglia. Si è scoperto che l’aria pulita, la luce e le piante aumentano la concentrazione e rendono persino più facile dormire dopo una lunga giornata.

Cerca di collocare la tua scrivania vicino a una finestra che puoi aprire per far entrare aria fresca. Se questo non è possibile, aggiungi una o due piante alla tua scrivania. Nel peggiore dei casi, cerca di fare almeno una pausa fuori durante il giorno.

Anche una piccola dose di aria fresca e natura può fare una grande differenza nella tua capacità di lavorare in smart working.

5.Abbina la musica ai tuoi compiti

La musica e i suoni possono essere un enorme stimolo alla produttività (se li usi bene).

Secondo gli studi sul rumore sul posto di lavoro, i suoni indesiderati e la mancanza di privacy (cioè il controllo su chi ti sente e chi senti) sono le due maggiori distrazioni sul posto di lavoro. Mentre le cuffie, specialmente quelle che eliminano il rumore, possono aiutare a bloccare i rumori indesiderati quando si lavora a distanza, ciò che viene pompato attraverso di esse può essere altrettanto distraente.

I ricercatori hanno scoperto che determinati tipi di musica sono più adatti a certi compiti:

  • La migliore musica per la concentrazione: Musica senza testo. Opta per playlist “chill”, “beats” o classiche. Mantieni il volume intorno ai 70 decibel (circa il rumore di fondo di una caffetteria) per una creatività ottimale.
  • La migliore musica per compiti ripetitivi: I tuoi successi preferiti. Usa i tuoi brani preferiti quando fai qualcosa di ripetitivo (come liberare la tua casella di posta) per tenerti impegnato.
  • La migliore musica per l’apprendimento e il lavoro profondo: Il silenzio. Quando hai davvero bisogno di concentrarti, qualsiasi musica può essere una distrazione. Opta per il silenzio o semplicemente indossa le tue cuffie senza riprodurre alcuna musica.

6. Prova il “location blocking” per costruire abitudini migliori

A volte, non importa quanto duramente ci provi, l’ambiente del tuo home office semplicemente non funziona. In questi giorni, è meglio cambiare piuttosto che cercare di andare avanti.

Questo perché lavorare nello stesso spazio, sia a casa che in ufficio, può indurci a costruire abitudini e routine che non necessariamente vogliamo. Ecco come lo descrive lo psicologo David Neal:

Quando ti sembra che il tuo ufficio in casa non stia facendo il suo lavoro, è il momento di cambiare.

Potresti anche considerare di cambiare il tipo di dispositivo che usi per gestire le diverse “modalità di smart working” senza mai uscire di casa. Per esempio, ecco come lo scrittore e marketer Gregory Ciotti usa i suoi diversi dispositivi:

  • PC fisso per la scrittura “profonda” come articoli e documenti strategici;
  • Laptop per la scrittura “superficiale” come rispondere alle email;
  • Tablet per leggere.

Un piccolo cambiamento nel tuo ambiente può avere un enorme impatto sulla tua capacità di lavorare in remoto e rimanere produttivo.

7. Sostituisci il pendolarismo mattutino con una routine mattutina che ti prepari al lavoro

Potresti essere tentato di rotolare fuori dal letto e saltare al lavoro, ma questo è un enorme errore quando si svolge smart working. Anche se sei probabilmente felice di esserti liberato del tuo pendolarismo mattutino, questo serviva uno scopo importante: metterti in “modalità lavoro”.

Una routine mattutina per il lavoro a distanza può fare la stessa cosa. Imposta alcuni rituali di base per la tua mattina per aiutarti a svegliarti e a cambiare mentalità.

Ecco alcuni suggerimenti:

  • Svegliati alla stessa ora. Resta in linea con il tuo solito programma di sonno svegliandoti più o meno alla stessa ora in cui ti sveglieresti normalmente.
  • Evita di guardare la posta elettronica o di andare subito online. Datti spazio e tempo prima di far entrare il lavoro nella tua giornata.
  • Segui la tua solita routine (specialmente l’esercizio fisico). Questo potrebbe significare portare fuori il cane, andare a correre, o anche fare qualcosa per te stesso come ascoltare un podcast.
  • Fai la doccia e vestiti. Questo ti farà uscire dalla “modalità casa” e ti preparerà per lo smart working (inoltre, non vuoi finire in una videochiamata a sorpresa in pigiama).
  • Imposta il tuo obiettivo della la giornata. Prova a fare un diario per impostare i tuoi obiettivi per la giornata.

8. Crea un programma chiaro per la tua giornata (incluse le pause)

Lavorare da casa ti dà la flessibilità di lavorare quando vuoi. Ma senza un programma chiaro la tua giornata di lavoro diventerà la tua giornata per intero.

Questo non significa che devi seguire un rigido orario 9-5. Puoi ancora approfittare della flessibilità e dell’autonomia del lavoro in smart working costruendo un programma giornaliero che funziona per te. Ecco alcuni modi per programmare la tua giornata quando lavori a distanza:

  • “DIvidi a blocchi il tempo” della tua giornata. Crea specifici slot di tempo per compiti specifici durante la giornata. Per esempio, potresti mettere da parte “blocchi” di 60 minuti per il lavoro profondo, le e-mail, le riunioni e anche le pause. L’idea è che la tua intera giornata di lavoro sia programmata per te prima di iniziare, così saprai da dove iniziare.
  • Concentrati prima sul tuo compito più importante. La maggior parte di noi ha le sue ore di massima produttività al mattino (o quando inizia a lavorare). Cerca di mettere da parte il tempo per il tuo compito più importante prima, così non importa cos’altro succeda nella giornata, hai raggiunto il tuo obiettivo.
  • Lavora in sprint di 50 o 90 minuti. Il nostro cervello e il nostro corpo crollano naturalmente ogni 50-90 minuti. Programma delle pause in questi momenti per mantenere alti i tuoi livelli di energia durante la giornata.
  • Dividi la tua giornata tra il tempo “creatore” e il tempo “manager”. Il lavoro da creatore, come scrivere, progettare e programmare, di solito richiede lunghi periodi di tempo in modalità focus. Mentre la gestione – riunioni, chiamate, incontri – di solito avviene in piccoli pezzi frequenti. Aiuta a mantenerti concentrato programmando questi diversi tipi di lavoro in momenti dedicati.
  • Pianifica orari specifici per e-mail, chiamate e riunioni. Metti in batch le tue e-mail o le tue riunioni in momenti specifici, in modo da poterle affrontare più rapidamente (e in modo che non occupino la tua giornata o non si estendano alla tua serata).

9. Programma le tue ore di massima produttività in modo mirato

Probabilmente il consiglio più significativo su come lavorare a distanza è quello di dedicare le tue ore migliori al lavoro più importante.

Ci saranno sempre riunioni che non puoi evitare o momenti in cui devi essere online, per la maggior parte, dovresti essere in grado dedicarti al deep work nelle ore in cui il tuo cervello funziona meglio. Anche perché, purtroppo, le ore in cui siamo più produttivi non sono tantissime.

Le ricerche dicono che la maggior parte delle persone è davvero produttiva solo per circa 2 ore e 48 minuti al giorno. Quindi quando si dovrebbe lavorare in smart working?

Tutti noi passiamo attraverso alti e bassi naturali di energia nel corso della giornata. Ed è importante riconoscere quando sono le tue ore più produttive e usarle per le cose giuste.

Questo però non è solo un problema di programmazione. Richiede anche un cambiamento di mentalità. Come scrive Julie Weed sul New York Times:

Lavorare a distanza significa essere orientati ai risultati. Questo significa che è più importante cancellare una riunione mattutina se significa finire un lavoro importante.

10. Usa un software di gestione per monitorare i progressi, celebrare le vittorie ed evitare il WFHG

Essere orientati ai risultati significa anche sapere quali sono le tue priorità ed essere in grado di monitorare i tuoi progressi, raggiungere i tuoi obiettivi e sentirti realizzato.

Una delle più grandi sfide del lavoro in smartworking è quello che è conosciuto come senso di colpa del lavoro da casa (WFHG). Questo si verifica quando ti sembra che il tuo sforzo non sia percepito, quindi lavori costantemente, rispondi a tutte le email a tutte le ore del giorno, e “esegui” di più per compensare. Ma questo porta solo al burnout e allo stress.

11. Assicurati di avere accesso a tutti i materiali e gli strumenti necessari per fare il tuo lavoro

L’unico motivo per cui siamo in grado di lavorare in remoto così bene è grazie alla tecnologia che abbiamo a disposizione. Gli strumenti di comunicazione e collaborazione rendono più facile connettersi con il tuo team. Ma niente di tutto ciò conta se non si ha accesso a tutti i file, le risorse e gli strumenti necessari per fare il proprio lavoro.

Assicurati che il tuo team abbia pensato a come accedere in modo sicuro ai file quando lavori in smartworking. Questo potrebbe avvenire attraverso uno dei tanti strumenti di condivisione dei file disponibili online.

12. Parla con il tuo manager e il tuo team delle aspettative di comunicazione

Un recente sondaggio su oltre 850 lavoratori in smart working ha scoperto che il fattore più importante per essere produttivi quando si lavora da casa è avere politiche e aspettative chiare sulla disponibilità e la comunicazione.

In altre parole, assicurati che tutti sappiano quando sei in giro e quando non lo sei.

Una parte essenziale dell’imparare a lavorare in remoto è essere d’accordo con il dedicare tempo offline. Quando non sei in ufficio o il tuo manager non può alzare lo sguardo e vederti, c’è la tendenza ad essere sempre disponibile. Invece, è necessario essere proattivi nel definire le aspettative su quando si risponde alle chat e quando si è offline.

Ecco alcuni argomenti per guidare questa conversazione:

  • Quando tutti devono essere online? Ci sono momenti in cui si desidera che l’intero team sia disponibile per la collaborazione o il brainstorming?
  • Come userete i diversi strumenti di comunicazione? Un messaggio di chat è più urgente di un’e-mail? Stabilire le aspettative per ogni strumento.
  • Quanto velocemente il tuo manager e i tuoi compagni di squadra si aspettano una risposta? Imposta le aspettative presto e spesso per evitare la temuta morte per follow-up.

13. Se qualcosa non funziona parlatene (gli altri nella vostra squadra probabilmente si sentono allo stesso modo)

Nessuno vuole dare l’impressione di non saper fare il proprio lavoro. Ma è più difficile che mai per i manager vedere quando qualcuno è in difficoltà e ha bisogno di aiuto.

Mentre impari a lavorare in smartworking, fai presente i problemi lungo il percorso al tuo manager e fai un check-in con gli altri compagni di squadra per vedere se si sentono allo stesso modo (probabilmente è così).

Ci vuole del tempo perché i team riescano a lavorare bene a distanza. Più si possono evidenziare i problemi all’inizio, meglio sarà per tutti.

14. Porta a casa le migliori abitudini che hai costruito in ufficio

Qualunque cosa abbia funzionato per te in ufficio, molto probabilmente ti aiuterà mentre impari a lavorare da remoto. Questo potrebbe essere il tuo metodo per stabilire le priorità o dividere i momenti della giornata fra le e-mail e le chiamate.

Non buttare via le abitudini e le routine che alimentano il tuo modo di lavorare solo perché hai cambiato dove lavori.

15. Pratica un “rituale di rilassamento” per disconnetterti alla fine della giornata

Proprio come ricreare il tuo “pendolarismo” mattutino ti aiuta ad entrare in modalità lavoro, un “rituale di rilassamento” ti aiuterà a disconnetterti alla fine della giornata.

Questo è importante non solo per l’equilibrio tra lavoro e vita privata, ma come hanno scritto i ricercatori della Lehigh University in Science Daily:

Come la ricerca precedente ha dimostrato, se le persone non possono disconnettersi dal lavoro e recuperare, questo porta al burnout, a un più alto turnover, a un comportamento più deviante, a una minore produttività e ad altri risultati indesiderati”.

Un buon rituale di rilassamento copre alcune aree chiave:

  • Distacco dal lavoro. Come il titolo implica, significa rimuovere te stesso dalla tua “zona di lavoro”. Questo è dove avere uno spazio di lavoro dedicato a casa diventa così importante (così come rimuovere la tua casella di posta e altri strumenti di lavoro dal tuo telefono).
  • Rilassamento. Non si tratta solo di guardare Netflix, ma di darsi solitudine e spazio per riprendersi dalla giornata di lavoro.
  • Padronanza. Passare del tempo a imparare qualcosa di nuovo o a lavorare su un hobby è un ottimo modo per passare alla modalità “non lavoro”.
  • Controllo. Infine, vuoi passare attraverso un processo semplice che significhi che hai finito di lavorare. Per esempio, potresti scrivere una lista di cose da fare per domani, chiudere tutte le schede del browser aperte e preparare i vestiti per l’allenamento del mattino.

16. Rimani connesso al mondo esterno

Imparare a lavorare a distanza può essere isolante. E la solitudine fa male non solo alla tua produttività ma anche al tuo benessere personale.

Prenditi del tempo per chiamare gli amici, parlare con i colleghi e connetterti con gli altri durante la settimana lavorativa. Gli esseri umani sono creature sociali e noi tutti abbiamo bisogno di queste connessioni per rimanere felici e produttivi a lungo termine.

Infine, non trascurare te stesso o la tua vita fuori dal lavoro.
Poiché non c’è nessuno che ti controlla, gli stacanovisti e i perfezionisti pensano di poter (e dover) lavorare e lavorare e lavorare quando lavorano in smartworking. Questo è il modo più veloce per esaurirsi, il che non fa bene né a te né al tuo datore di lavoro.

Lavorare da casa non significa che le linee tra la tua vita personale e quella lavorativa debbano essere confuse. Infatti, è ancora più importante assicurarsi che non lo siano.

Crea un programma significativo e gestibile per te stesso, assicurati di avere la giusta configurazione dell’ufficio da casa e sii aperto sulle tue aspettative e necessità con il tuo team.

Infine, può essere utile riflettere sulle parti migliori del lavoro in smart working. Molte persone amano lavorare da casa perché permette loro di passare più tempo con la famiglia, ma poi finiscono per lavorare troppo e passare ancora meno tempo con loro. Se il tempo con la famiglia era il tuo obiettivo, assicurati che lo stai effettivamente raggiungendo.

Non importa quale sia la tua ragione, è sicuro che non vuoi che il lavoro in smart working prenda il sopravvento su ogni altro aspetto della tua vita. Quindi, se senti che i confini della tua giornata si stanno confondendo, prenditi un secondo per ripassare questa lista, cambiare l’ambiente di lavoro e trovare i sistemi, gli strumenti e i flussi di lavoro che funzionano per te.

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Foto di Sharon McCutcheon, Anna Tazarevich e Karolina Grabowska da Pexels

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