Quante volte ti è capitato di non trovarti a tuo agio in ufficio? Sempre circondato da persone pronte a farti mille domande o pieno di riunioni improvvisate che ti hanno fatto perdere metà della giornata? Ridisegnare il tuo ambiente di lavoro potrebbe essere per te la scelta vincente!
Secondo un sondaggio su LinkedIn, solo l’11% dei professionisti completa le attività pianificate della giornata. Gli intervistati hanno indicato le attività non pianificate (come per esempio le telefonate non programmate, email e riunioni) come la causa principale per non aver completato tutte le voci sulle loro to-do list.
In altre parole, le interruzioni sono il principale motivo di disattenzione sul lavoro.
Il problema degli uffici italiani è che non sono progettati per garantire al dipendente il giusto ambiente di produttività, di sicurezza e di benessere aziendale. I dipendenti spesso lavorano in cubicoli, sono circondati da distrazioni, sono costantemente interrotti da messaggi di posta elettronica, messaggi istantanei, chiamate, notifiche, richieste di appuntamenti, gente che tranquillamente chiacchiera di problemi extra-lavorativi.
Insomma, come possiamo pensare di trovare così il focus per il lavoro importante che dobbiamo consegnare in giornata? Queste distrazioni compromettono l’attenzione e conducono allo stress, al sovraccarico di informazioni.
La soluzione è creare un ambiente in cui la ricerca del focus sia possibile. Abbiamo bisogno di organizzare nuovi spazi di lavoro. L'azione "Ridisegna" è l’azione pratica del “Riduci” ma soprattutto è focalizzare la giusta attenzione su come gestiamo l’ambiente di lavoro. Quindi, per eliminare o ridurre le distrazioni digitali, è bene individuare alcuni buone linee guida per energizzare gli spazi lavorativi.
Un aspetto molto importante nella determinazione dell’ufficio del futuro è l’elemento naturale. Tutto questo non è utopia, ma biofilia, ovvero la tendenza dell’uomo a ricercare un rapporto più stretto con la natura e con i processi vitali. Secondo questa filosofia, nel futuro gli ambienti professionali saranno più sani, meno stressanti e meno stancanti. In una parola, più produttivi.
L’ambiente lavorativo incide molto sulla produttività aziendale. Ciò significa che la temperatura nella nostra stanza, il colore delle pareti e il rumore intorno a noi sono di notevole importanza. Ci sono un molte pubblicazioni accademiche su
tale tematica. Qui alcuni consigli su come ridisegnare gli spazi di lavoro per renderli più produttivi.
Iniziamo a pensare a “isole del silenzio” a cui manager e liberi professionisti possano accedere o dove possiamo ritirarci per svolgere alcuni compiti fondamentali che richiedono “focus & silenzio”.
Sarà di vitale importanza avere uno spazio dedicato al silenzio in senso esteriore e alla quiete in senso interiore. Il silenzio e la quiete sono gli ambiti ideali per ascoltarsi e ascoltare, sono i mezzi per creare rispetto verso le diversità umane, migliorare le modalità di concentrazione su sé stessi e favorire la meditazione.
Questa “stanza” sarà ancora più importante per le persone che lavorano in modalità smart-working o i liberi professionisti che lavorano da casa. Sarà strategico definire uno specifico spazio di lavoro o una stanza che sarà usata solo per il lavoro. Parlare con la famiglia chiedendo di non entrare in quello spazio, magari comunicandolo con un cartello sulla porta, sarà molto importante. Oltre alla stanza del silenzio, negli uffici 2.0 stanno comparendo le stanze dove si può fare un breve riposino.
Sembrerà difficile da immaginare, ma i ricercatori della University of Michigan hanno scoperto che facendo un pisolino durante la giornata lavorativa diminuisce la stanchezza, aumenta la creatività e la tolleranza alla frustrazione. Inoltre, i risultati rilevano anche una maggiore produttività.
È il vecchio detto: “scrivania ingombra, mente ingombra”. Sarà effettivamente vero? Le persone con uffici puliti sono più produttive, meno frustrate e meno stanche, secondo un recente studio dell’Harvard Business Review.
Si tratta di mettere ordine alla scrivania, spingere tutto in un cassetto se è necessario, e lasciare solo i documenti necessari per lavorare al compito e un paio di altri beni di prima necessità (telefono, penna, iPad ecc.). Si chiama realizzare del sano decluttering.
Si tratta di un processo gratificante, e, allo stesso tempo, ci fa capire quanto sia inutile tutto il “materiale” eccessivo che non ci occorre e che puntualmente non eliminiamo. Basti
pensare alle cartelle dei convegni, alle newsletter che ci inviano e che non leggiamo mai.
Proviamo a “istituire” la disconnessione forzata per un paio di ore a settimana, come ha da poco fatto la Virgin di Richard Branson: 2 ore a settimana, i dipendenti hanno l’obbligo di scollegarsi dai dispositivi digitali ed email per dedicare il tempo a sé stessi e ai propri colleghi, magari facendo una passeggiata nel bosco o una seduta di yoga.
Sembra una soluzione allarmante, ma permetterà alle persone di concentrarsi e di ottenere una consapevolezza migliore del loro “ruolo”.
La musica stimola le nostre onde cerebrali a risuonare in sincronia con quel particolare ritmo e questo poi innesca la risposta di rilassamento del sistema nervoso simpatico. Tutto questo fa diminuire i nostri livelli di ormoni dello stress e abbassa la pressione sanguigna. Tutta la musica che ascoltiamo oggi è basata su un’accordatura a 440 Hz. La frequenza di 432 Hz produce dei benefici sia nel corpo sia nella mente, mentre quella a 440 Hz è disarmonica per il nostro organismo.
Ascoltare musica a 432 Hz armonizza il corpo, la mente e anche la natura circostante, ridando il primordiale equilibrio di pace e benessere. Stimola le capacità mentali e la guarigione fisica. Favorisce anche l’evoluzione di coscienza attivando la ghiandola pineale. Gli studi hanno dimostrato che anche la musica classica, in particolare quella del periodo barocco, aiuta ad aumentare la produttività.
Standing desk
L’essere umano medio trascorre seduto circa 9 ore ogni giorno, e stare seduti per sole 6 ore al giorno aumenta il rischio di contrarre patologie potenzialmente mortali entro 15 anni, il 40% superiore rispetto a una persona che rimane seduta per sole 3 ore al giorno.
La cattiva notizia è che oltre alle implicazioni sulla salute, la seduta prolungata degrada anche la nostra produttività. Quindi cambiamo subito l’abitudine con un nuovo comportamento, partendo proprio dalla scrivania. In che cosa consiste lo standing desk? Nel lavorare in piedi per alcuni momenti della giornata.
I vantaggi dello standing desk sono:
- aumento della produttività;
- miglioramento della postura;
- aumento delle energie;
- aumento del senso di libertà;
- miglioramento della forma fisica;
- miglioramento della resistenza.
Pertanto, per ottimizzare le energie e trovare il giusto focus, si consiglia
di lavorare:
- In piedi per le attività che richiedono molta attenzione. Lavorare in piedi crea un senso di urgenza di finire il compito.
- Seduti per attività creative o di approfondimento come la scrittura, la ricerca di soluzioni a problemi o lo sfruttamento di opportunità.
Infine, lo standing desk ti permette di ascoltare il corpo. Permettiti di farlo fino in fondo: impara a riconoscere quando stare in piedi e quando invece è meglio sedere.
Le piante intorno alle scrivanie aumentano la produzione sul lavoro del 15%, migliorando la concentrazione.
“Arricchire uno spazio precedentemente spartano con semplici piante ha significato aumentare la produttività del 15 per cento”. “La nostra ricerca suggerisce che chi sceglie di investire nelle piante in ufficio viene ripagato attraverso un aumento della qualità della vita e della produttività dei lavoratori”.
ha detto il ricercatore Marlon Nieuwenhuis, della facoltà di psicologia dell’Università di Cardiff.
Precedenti studi hanno dimostrato che la presenza di piante può abbassare lo stress fisiologico, aumentare la capacità di attenzione e migliorare il benessere. È questo, quindi, il segreto per creare un modello per un ufficio davvero intelligente. La ricerca è stata pubblicata nel Journal of Experimental Psychology.
Un altro studio della Washington State University ha scoperto che i lavoratori che sono stati esposti alle piante in un’area di lavoro senza finestre sono meno stressati, più produttivi e più sul focus.
Diffondere nell’ambiente essenze naturali aiuta le persone a ritrovare la concentrazione e a stimolare la creatività. Per esempio, l’olio essenziale d’incenso è molto indicato nella meditazione. Attraverso il nostro olfatto, man mano che si percepisce il profumo, gli organi della respirazione ne traggono beneficio, influenzando le emozioni e la creatività. Aiutano a
infondere una gradevole sensazione di benessere, rilassando la mente, aumentando la concentrazione nel lavoro.
L’olio essenziale di lavanda aiuta a calmare i nervi, a rilassare la mente e favorisce la concentrazione. L’olio essenziale di limone è utile in caso di stanchezza sia fisica sia men-
tale, a seguito di sforzi intensi e, come energizzante, aiuta a sciogliere la fatica. Grazie alla sua azione sull’ipotalamo può aiutare a schiarire le idee nei momenti in cui serve decisione e in caso di conflitti interiori. Facilita il pensiero logico e razionale, dona lucidità mentale favorendo l’ottimismo.
Il colore degli ambienti in cui lavoriamo dà il tono al nostro subconscio e influisce sulla concentrazione e produttività. Tutti i colori possono essere produttivi, a seconda del tipo di spinta di cui si ha bisogno. Secondo lo studio della University of Texas, a ogni colore corrisponde una specifica sensazione:
In uno studio della Cornell University, alcuni ricercatori hanno esaminato come le diverse temperature in ufficio siano correlate alla produttività.
Quando le temperature erano basse (20 gradi) i dipendenti facevano il 44% in più di errori/distrazioni rispetto a quelli che facevano alla temperatura ottimale della stanza, che si aggirava sui 25 gradi.
Ora, il problema non è solo che se si sente freddo ci si sente a disagio. Il problema è che si è distratti.
Se sentiamo freddo, utilizziamo una notevole quantità di energia per aumentare la temperatura corporea e tutto questo danneggia la concentrazione e il focus. La ricerca sostiene pure che un ambiente di lavoro con la giusta temperatura non solo aumenta la produttività ma anche la felicità del lavoratore.
Non c’è nessuna sostituzione per la vera luce naturale. L’illuminazione tramite lampade fluorescenti indebolisce la nostra energia e ci rende meno produttivi, per non parlare dei problemi ambientali. Se non è possibile avere la luce naturale all’interno degli uffici, la luce del LED può essere un buon sostituto.
Lavorare con la luce che proviene da una finestra è la migliore situazione possibile, naturalmente: gli esperti consigliano sempre una lampada LED per la lettura e per illuminare la scrivania. Senza una finestra, una lampada LED accesa al mattino e spenta nel pomeriggio può imitare modelli di luce naturali per la massima produttività e migliorare l’umore.
Uno studio da parte della California Energy Commission ha mostrato che le performance dei lavoratori seduti vicino a una finestra risultano migliori di un range che va dal 10% al 25%, aumentando anche le capacità mentali e di memoria. L’esposizione alla luce artificiale e la luce “blu” dei nostri dispositivi scombina questo ritmo naturale e provoca insonnia.
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