L'altro giorno, sono stato contattato dal quotidiano La Repubblica per rilasciare una video intervista. (qui il link) sul tema del Digital Wellbeing e aziende.

In teoria, abbiamo la tecnologia di cui abbiamo bisogno per lavorare da remoto. Eppure la maggior parte delle aziende che si sono trovate nell’esigenza di attuare il “lavoro agile” hanno riscontrato risultati diversi. La pandemia coronavirus ha fortemente accelerato la cultura digitale. Molti posti di lavoro sono e saranno in modalità remote working. La domanda è se, essendo stati costretti ad abbracciare questo nuovo modo di lavorare, siamo in grado di andare oltre il concetto standard di “produzione” pre-rivoluzione digitale. 

Il punto è questo. Nella maggior parte dei casi, stiamo approcciando il digitale con una mentalità analogica. Abbiamo bisogno di un nuovo approccio . Ascolta la mia video-intervista sul canale Tv Repubblica insieme alla giornalista Gaia Scorza Barcellona.

Già avevamo parlato dell'importanza di come aumentare la concentrazione in modalità smart-working, (qui) . Ora lo riprendiamo da un'altra prospettiva.

Dopo mesi di “lockdown” del sistema produttivo, le aziende, (giustamente) hanno pensato alla “sicurezza fisica” di collaboratori, stakeholder e clienti. È estremamente importante. Ma è altrettanto importante aiutare i collaboratori a gestire la “sicurezza mentale” in una “nuova” cultura da remote working. Non solo perché è la cosa giusta da fare, ma perché influenzerà fondamentalmente la nostra capacità di essere concentrati, produttivi e di successo come individui e come aziende. Presente e futura. 

Le 5 maggiori distrazioni

Ecco alcune delle distrazioni più comuni che giornalmente mangiano come un pac-man il nostro capitale produttivo:

1. Comunicazioni "sempre attive”: che si tratti di e-mail, messaggistica istantanea o chiamate, molti di noi sono “sempre disponibili”. La cultura “always on”, uccide assolutamente la tua produttività. Stare costantemente dietro al flusso delle comunicazioni o rispondere immediatamente alle richieste di Slack limita enormemente la capacità di eseguire lavori in modalità focus e dagli alti tassi produttivi. 
2. Riunioni: poche cose sono improduttive come le riunioni, ovviamente se non gestite al meglio. Quasi tutti coloro che hanno lavorato da remoto durante il Covid-19 hanno sperimentato la frustrazione di essere in una riunione noiosa, troppo lunga e che non produce “valore”. Ma la realtà è che nella cultura del remote working, il “vecchio” modo di fare riunioni è altamente improduttivo.
3. Ambiente di lavoro: se lavori in un ufficio, ci sono una miriade di cose che possono distrarti: dalle distrazioni digitali, alle interruzioni dei colleghi. Lavorare da casa sembrava che poteva darti più pace e tranquillità, invece abbiamo “visto” che le distrazioni sono più invadenti se non mettiamo in atto alcune accortezza. Una su tutte: la separazione degli spazi di lavoro e casa. 
4. Email: molte delle email che riceviamo nelle nostre caselle di posta elettronica non sono particolarmente importanti. Tuttavia, sentiamo il bisogno di aprirle non appena arrivano. Purtroppo, sono spesso una delle fonti principali della distrazione quotidiana. Correre continuamente a rispondere alle email, urgenze degli altri. Le statistiche ci dicono che circa il 28% della giornata la trascorriamo all’interno della posta elettronica. 
5. Colleghi: vogliamo bene ai nostri colleghi. A volte, però possono intralciare la nostra “attenzione”. Alcune persone che non possono fare a meno di chattare, altre che chiedono "due minuti” (che spesso non sono affatto "2 minuti" ...). 

Una delle principali cause di tutto questo è data dalla totale assenza di una cultura di digital wellbeing. 

Cos'è il Digital Wellbeing? 

Poiché le tecnologie digitali permeano la nostra vita di tutti i giorni, è diventato sempre più importante considerare l'impatto che queste stanno avendo sul nostro benessere. Che effetto hanno avuto le comunicazioni digitali, le reti online e le tecnologie sul nostro sé e sulle nostre relazioni con gli altri? Tali domande hanno portato a un'area di ricerca relativamente nuova sul "digital wellbeing".

Innanzitutto è bene sottolineare che il "digital wellbeing" è uno degli elementi fondamentali delle capacità digitali, in quanto considera l'impatto delle tecnologie e dell’ambiente digitale sulla salute mentale, fisica ed emotiva delle persone.

E’ l’opportunità di sviluppare un’identità solida, sana e sostenibile con la tecnologia. E’ nostra responsabilità “usare” la tecnologia con uno scopo “superiore”. E non essere usati. 

Da dove iniziare? 

Da un concetto naturale: la nostra mente è distratta. 

E’ bene riportare in memoria la ricerca pubblicata su Science che dice: ” le persone trascorrono il 46,9% del loro tempo a pensare a qualcosa di diverso da quello che stanno facendo, e questo “vagare nella mente” in genere le rende infelici. (1). Quindi tutti noi, durante la giornata facciamo fatica a rimanere concentrati, a stare nel “presente”. La nostra mente, ci rimanda al passato o ci proietta nel futuro.

Inoltre, se ci aggiungiamo le distrazioni digitali, la situazione peggiora.

Viviamo in una cultura perpetua della distrazione. Ping, popup, notifiche: in media, le persone controllano i propri dispositivi 80 volte al giorno, che si tratti di WhatsApp, e-mail o messaggi Slack per lavoro. Secondo alcune ricerche, il lavoratore medio viene interrotto una volta ogni 11 minuti. Una volta che siamo stati interrotti, ci vogliono in media 23 minuti (5) per tornare all'attività originale.

Forse ancora più preoccupante è uno studio del 2014 (2) che ha scoperto che i tassi di errore delle attività sono raddoppiati dopo un'interruzione di 2,8 secondi; il tempo necessario per sollevare il telefono e dare un'occhiata alle notifiche, anche se non le leggi. Dato che siamo costantemente distratti, è impossibile per noi creare le condizioni per un “lavoro in modalità focus” concentrato, che fornisca un significato reale e una soddisfazione sul lavoro.

Il costo dell'interruzione

Le ricerche suggeriscono (3) che siamo abbastanza bravi a compensare il tempo perso a causa di un'interruzione, lavorando di più e più velocemente, ma ciò comporta il costo di:

• aumento della frustrazione
• aumento tassi di stress
• diminuzione di produttività

Possiamo trovare un modo di lavorare più intelligente, sentirci più produttivi, in meno tempo e meno frustrati. Ecco perché è così essenziale concentrarsi su ciò che possiamo controllare: la nostra attenzione.

La tecnologia, in particolare lo smartphone, sempre presente con noi, ti dà i mezzi per distrarti. Tuttavia, la causa principale di tale distrazione è qualcos'altro. Di solito, fuggiamo da alcune emozioni o disagi emotivi - noia, imbarazzo o ansia, paura. In altre parole lo smartphone non è la causa della distrazione. Piuttosto, è l’abitudine ad usarlo come una re-azione a sensazioni e/o emozioni di disagio. Lo stesso Nir Eyal, autore del libro ”Indistractable” dice:

“Molte persone non vogliono riconoscere la spiacevole verità che la distrazione è sempre una fuga malsana dalla realtà. Il modo in cui gestiamo i trigger interni (emozioni) scomodi determina se perseguiamo atti di trazioni salutari o distrazioni che ci autodistruggono.”

L’attenzione sarà una soft skills sempre più fondamentale per i “nuovi lavori” 

• Una parte molto significativa dei lavori sono i “knowledge worker” per i quali la qualità dell’attenzione è molto importante
• Il knowledge worker, di solito opera in un contesto con un’enorme quantità di informazioni (troppe), da verificare (fake news) e stimoli (digitali) da gestire
• Abbiamo “sempre“ strumenti accessibili (24/7) dal design (seducente) per distrarci: i nostri dispositivi.
• Lavorare da casa confonde i nostri “confini” e l'ambiente diventa un tutt’uno con l’invisibilità delle distrazioni digitali 

 3 consigli per ridurre al minimo le distrazioni

1. Rituali, micro abitudini sane

I rituali e la routine hanno un ruolo importante nella nostra vita. La maggior parte di noi esegue piccoli rituali ogni giorno, anche se non ne siamo consapevoli: come scansionare la stessa serie di app o siti Web quando ci svegliamo, iniziare a lavorare con una tazza di caffè o pranzare ogni giorno alla stessa ora. 

Ogni rituale può essere adattato per aggiungere una moltitudine di obiettivi e adattato alle esigenze specifiche della tua organizzazione o team come: 

● modificare i comportamenti, formare abitudini positive e assegnare significato agli obiettivi condivisi

● costruire valori condivisi, favorire l'innovazione e incoraggiare un forte lavoro di squadra

● creare supporto mentale ed emotivo nei momenti incerti o di transizione

Quindi, prendere parte al “cambiamento” significa individuare dei "rituali" come chiave per stabilire pratiche salutari all'interno della tua giornata. Nel futuro, queste pratiche diventeranno indicatori di leadership e di successo come mai prima d'ora. Ecco un paio di rituali che consiglio: 

1. Pianifica pause frequenti: abbiamo bisogno di pause regolari per aumentare la performance. La loro pianificazione aiuta a creare confini tra lavoro e tempi di recupero. 
2. Esegui regolarmente lavori in modalità focus: concentrati su attività che sono veramente importanti per periodi prolungati senza interruzioni e distrazioni. È il modo più gratificante per eccellere. 
3. Proteggi lo spazio per il tempo "offline": prenditi cura della tua salute mentale e fisica allontanandoti “temporaneamente” dallo smartphone. Come una breve passeggiata.  
4. Lavora in “batching”: fondamentalmente, significa raggruppare task o attività simili per poi elaborarli a gruppo e in modalità monotasking. Per esempio individua alcuni momenti specifici della giornata per rispondere alle email. Fai solo quello. 
5. Inizia la giornata con i compiti più difficili e importanti. La maggior parte di noi ha familiarità con il concetto di "eat the frog", l'idea di togliersi di mezzo il compito più difficile. 
6. Imposta ore di disponibilità: imposta intervalli di tempo per la tua disponibilità ogni giorno e fai sapere ai colleghi che se c’è qualcosa di urgente possono chiamarti. 
7. Termina ogni giorno disegnando le attività per il giorno successivo. Questo è uno dei modi migliori per completare la tua routine quotidiana, sospendendo ordinatamente qualsiasi compito incompleto su cui desideri naturalmente andare avanti. 

2. Modalità focus 

Il nostro cervello non è predisposto fisiologicamente a soddisfare le richieste della moderna società digitale. Tentiamo di far fronte al "multi-tasking", ma questo approccio può esaurire fino al 40% della nostra produttività. (4). Commettiamo più errori, apprendiamo meno e la conclusione delle attività richiede più tempo.

I nostri smartphone vibrano di notifiche durante il giorno e la notte; accettiamo la distrazione come opzione predefinita. Il controllo abituale delle chiamate perse e dei messaggi può diventare un modello di comportamento che crea dipendenza, aumentando lo stress e disturbando il sonno. Oltre il 90% delle persone è in modalità multi-tasking durante le riunioni. Il 42% di noi ammette di leggere e rispondere alle e-mail in bagno.

Il 70% di noi controlla la posta elettronica mentre guarda la TV. Quando troviamo l'opportunità di riposare, il 34% di noi ammette di utilizzare i social media come una forma di interruzione mentale. Tuttavia, sebbene possa attivare i nostri meccanismi di ricompensa, queste deviazioni non ci aiutano. Sono un'altra forma di "pseudo lavoro" per il nostro cervello mentre cambiamo ed elaboriamo il contenuto.

Anche se i nostri dispositivi sono spenti, la capacità cognitiva è notevolmente ridotta quando il nostro smartphone è a portata di mano. (5) 

Pertanto, pianifica almeno un “tempo” durante la giornata dove puoi lavorare in modalità focus. 

Come lavorare in modalità focus: 

• Individua uno spazio dove puoi lavorare (a casa e in ufficio) limitando o azzerando le distrazioni 
• Blocca degli slot di tempo di lavoro focus sul tuo calendario. “time blocking”
• Disattiva le notifiche su app e dispositivi come pc, tablet o smartwatch
• Aggiorna il tuo status su Slack a "deep working" 
• Imposta degli slot di tempo per rispondere a e-mail, domande e richieste dei colleghi
• Silenzia, spegni il telefono o lascialo fuori dallo spazio visivo del lavoro
• Blocca alcuni siti Internet specifici in modo che risulti difficile o impossibile accedere. 

Si tratta sia di impedire alle persone di interrompere il tuo flusso, sia a te stesso di ridurre le distrazioni. Una grande parte fondamentale del lavoro in modalità focus sono le aspettative che nutri sul concetto di disponibilità. Troppo spesso, noi utilizziamo gli strumenti di comunicazione asincrona in modo sincrono - ma lavorare in modalità focus significa accettare che non puoi essere sempre e immediatamente disponibile. 

3. Minimalismo digitale

che cosa è il mimassimo digitale?

il minimalismo digitale abbraccia la filosofia della consapevolezza: essere intenzionali con l'uso della tecnologia.

Come dice Cal Newport del minimalismo digitale:

Il minimalismo è l'arte di riconoscere quanto basta. Il minimalismo digitale è la chiave per vivere una vita focalizzata in un mondo sempre più rumoroso, distratto.

Ecco alcuni consigli con cui iniziare a sperimentare il minimalismo digitale

1. Traccia automaticamente la tua attività digitale: fai il bilancio di come trascorri il tuo tempo online. Chiediti se stai investendo o spendendo il tuo tempo. Usa app come Moment o Benessere Digitale di Android o Tempo di Utilizzo  di Apple. 
2. Quando ti svegli, non iniziare la giornata guardando subito il telefono. Prenditi del tempo per concentrarti sulle tue intenzioni per la giornata, svolgere i tuoi rituali o semplicemente fare colazione o sport. 
3. Elimina o riduci le notifiche dai tuoi devices digitali. 
4. Scegli uno dei tre pasti principali della giornata e metti il tuo smartphone lontano dalla tavola. 
5.  Elimina le app inutili: se non ti danno valore, smetti di usarle.
6. Usa la regola “ogni device ha la sua stanza”. Evita di lavorare in tutti gli ambienti di casa. Individua alcuni ambienti per il “relax. 
7. Evita di andare a letto con lo smartphone, questo ti permetterà di aumentare la qualità del tuo sonno e avere un piacevole risveglio. 

L’attenzione frammentata e distratta significa che non siamo in grado di filtrare la “luce” delle nostre vite quotidiane e concentrarci su ciò che è veramente importante. Ciò su cui scegliamo di concentrarci definisce la qualità della nostra vita quotidiana.

Photo by Katie Treadway on Unsplash