Distrazioni digitali e il lavoro: che cosa c’è da sapere

Le distrazioni digitali rappresentano il tempo che si spreca per cose che in realtà non ci interessano, facendoci passare da un sito all’altro e da una notifica all’altra.

Solo perché siamo al lavoro, non vuol dire che stiamo lavorando. Forse stiamo annegando in un mare di email o siamo bloccati in una serie di riunioni o call improduttive, costantemente interrotti. Quando potremo avere il tempo di svolgere veramente il lavoro? Non preoccupiamoci. Non siamo i soli.

Siamo una generazione “distratta”, sprechiamo ore durante il giorno per controllare email irrilevanti e account di social media invadenti. Questa cultura “always on” – aggravata dalle notifiche dello smartphone – in realtà ci rende più stressati e meno produttivi, secondo alcuni rapporti.

Prima dei dispositivi digitali, gli uffici erano luoghi delegati al lavoro, alla produttività: ora sono una fucina di distrazioni. Lo stesso dicasi per le mura domestiche, specialmente con il fenomeno remote working.

Se pensiamo agli ambienti di lavoro attuali è interessante individuare come incidano la disattenzione e l’attenzione all’interno della giornata lavorativa.

Distrazioni digitali: costi e minacce nel mondo del lavoro

Secondo la University of California, Irvine, sul posto di lavoro siamo interrotti ogni 180 secondi, mentre trascorriamo più di 120 minuti per recuperare il tempo perso dalle distrazioni digitali. Trascorriamo il 28% del tempo lavorativo a gestire la posta elettronica: più di 11 ore a settimana secondo il Mc Kinsey Global Institute.
Le distrazioni abbassano notevolmente il Quoziente di Intelligenza (IQ): uno studio ha misurato una perdita di 10 punti dell’IQ a causa delle distrazioni tecnologiche, il doppio che nei consumatori di cannabis, mentre la capacità di attenzione è scesa a 8 secondi (il pesce è più attento di noi, in quanto ha una capacità media di 9 secondi).

Secondo una ricerca del Journal of Experimental Psychology, anche dopo una lieve interruzione di 2,8 secondi, i collaboratori raddoppiano i loro tassi di errore. I lavoratori che sono spesso interrotti segnalano tassi di burnout del 9% più alti e un aumento del 12% del burnout a causa del sovraccarico di lavoro, afferma l’International Journal of Stress Management.

In una ricerca, recentemente elaborata da Scoro23, lo scenario delle distrazioni digitali è così delineato: l’89% dei lavoratori ha ammesso di perdere del tempo durante l’orario di lavoro giornaliero e molti di loro usano solo il 60% (anche meno) del tempo disponibile sul lavoro.

Sono cinque i fattori che principalmente fanno perdere tempo e sono rispettivamente: email, meeting, navigare online, trasferimento casa/lavoro/casa e la procrastinazione. La gestione delle email e la partecipazione a meeting/riunioni incidono per ben un 60% sulla percentuale del tempo lavorativo.

Il Rapporto sulla qualità della vita di lavoro 2016, elaborato dal Chartered Management Institute, ha rilevato che l’ossessione di controllare le email al di fuori dell’orario di lavoro sta rendendo difficile la vita per molti lavoratori ma soprattutto per le aziende (affronteremo l’argomento più avanti).

Un altro dato molto importante riguarda l’ordine delle nostre scrivanie. Perdiamo sei settimane all’anno per ritrovare documenti, file e altro materiale non sapientemente gestito e archiviato.

Ogni giorno elaboriamo 70-80 mila pensieri e l’80% di questi sono negativi.

Il dato interessante riguarda meeting e riunioni: il manager/dirigente ne fa circa 62 ogni mese, con una perdita di produttività mensile di 31 ore.
Altri studi24 fanno risaltare un dato che conferma quelli precedenti: il CEO medio lavora 14 ore al giorno per una media di 4.200 ore all’anno e il 30% lo dedica a gestire la sua posta elettronica mentre un altro 30% lo passa in meeting e riunioni.

Sono numeri legati ai “costi” aziendali che iniziano a far comprendere la profondità del fenomeno dove si stanno accendendo i riflettori delle comunità internazionali di ricerca.

Le distrazioni digitali e i costi aziendali

I costi derivanti dalle distrazioni digitali potremmo dividerli in aziendali e personali, e questi ultimi, a loro volta, possono essere suddivisi in:

  • professionali: in termini di impatto quanti/qualitativo che le distrazioni digitali riscontrano sulla performance;
  • personali: in termini di relazioni interpersonali e di come queste vengano scalfite dalla cultura “always on”;
  • fisici: la cultura del 24/7 si ripercuote sul fisico, soprattutto dal punto di vista emozionale.

Dal punto di vista aziendale i principali costi sono legati al settore finanziario/assicurativo dei dipendenti che sfociano in periodi di malattia da burnout e dal costo strategico: le distrazioni digitali permettono di arrivare alle decisioni strategiche con meno lucidità e prontezza di intervento.

Il costo principale è quello culturale, dovuto all’ambiente di lavoro insalubre che causa esperienze frustranti dei lavoratori, mancanza di motivazione e un alto turnover.

Se vogliamo rimanere concentrati sulle attività che sono veramente significative per noi e per la produttività personale e aziendale, qualcosa deve cambiare.

Si dà per scontato che essere reperibili 24 ore al giorno per sette giorni alla settimana sia un requisito standard di lavoro serio. Non c’è nulla di più falso. Siamo agli albori di un nuovo rinascimento e per questo c’è tutto da fare, creare e sognare. Solo che abbiamo bisogno di una nuova filosofia, una nuova architettura, un capovolgimento di pensiero e questo il Covid-19 ce lo sta insegnando.

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