Nel caso ve lo fosse chiesto aprendo l’articolo, beh sì, stiamo proprio parlando di Dwight D. Eisenhower, il 34° Presidente degli Stati Uniti. Qualcuno lo ricorda per il suo ruolo nella II Guerra Mondiale, qualcun altro per essere stato fondatore della NASA (National Aeronautics and Space Administration), altri ancora per le sue abilità politico-diplomatiche. Noi, in questo articolo, lo ricordiamo per l’invenzione della Matrice Eisenhower (nota anche come Scatola o Metodo Eisenhower).

Ancora oggi, infatti, sono molte le persone che utilizzano questo strumento potentissimo per la gestione del tempo e la produttività, per raggiungere con successo i loro obiettivi a lungo termine.

Oggi vi spiegheremo nel dettaglio cos’è e come sfruttarne al massimo tutte sue le potenzialità.

Cos’è la Matrice Eisenhower?

La matrice decisionale Eisenhower è uno strumento che permette di categorizzare e dare priorità alle voci della vostra lista di cose da fare a seconda della loro urgenza e importanza.

È una piccola tabella con quattro quadranti:

FARE: il quadrante in alto a sinistra è dedicato ai compiti che sono sia urgenti che importanti. Ad esempio, quando si avvicina il momento di pagare le tasse, compilare tutta la documentazione è sia urgente sia importante.

DECIDERE: il quadrante in alto a destra è per i compiti che sono importanti, ma non urgenti. Per fare un esempio di compito di questo tipo, si potrebbe pensare ad un obiettivo a lungo termine come la scrittura di un romanzo o magari alla volontà di migliorare un aspetto di sé, il provare a ridefinire alcune strategie operative per quanto riguarda il lavoro.

DELEGARE: il quadrante in basso a sinistra è per i compiti che non sono importanti, ma urgenti. Questi sono compiti che qualcuno dovrebbe fare, e velocemente. Ma non è necessario che sia tu a farli. Questi sono compiti che puoi esternalizzare. I compiti in questo quadrante sono generalmente quelli che ti fanno perdere tempo e ti rubano risorse ed energie. Un esempio? Una riunione di troppo.

NON FARE: il quadrante in basso a sinistra è per i compiti che non sono né urgenti né importanti. Questi sono compiti che dovresti rimuovere dalla tua lista perché non sono in grado di migliorare in nessun modo la tua vita. Anzi, sono proprio le mansioni “perdita di tempo”.

Quando usare la matrice di gestione del tempo di Eisenhower

Bene, ora che conosciamo la struttura di base della Matrice Eisenhower, possiamo imparare ad usarla al meglio.

“Chi ben comincia è già a metà dell’opera”, si diceva una volta, e in effetti iniziare un compito è spesso la parte più difficile, soprattutto se guardando la nostra lista di cose da fare ci sentiamo sopraffatti e non siamo sicuri di dove cominciare. A questo punto, facendo intervenire la Matrice Eisenhower, siamo in grado di dare una priorità e un’importanza diversa a tutte le nostre task, e fare così un po’ di ordine sulla nostra lista.

I benefici si vedranno sia in termini di produttività che di risparmio del tempo.

Questa strategia di gestione del tempo può essere utile, inoltre, se ci ritroviamo a procrastinare compiti importanti o a non rispettare le scadenze. Usiamola per assicurarci che stiamo lavorando su compiti di valore. Ci aiuterà a concentrarci sulle attività che ci porteranno verso gli obiettivi a cui teniamo di più.

Ci aiuta anche ad eliminare i compiti inutili. Di fronte a un problema, le persone hanno la tendenza ad aggiungere, anche quando togliere sarebbe più efficace. La matrice di gestione del tempo di Eisenhower aiuta a valutare quali compiti sono abbastanza importanti da rimanere sulla lista. Per esempio, un creatore ha usato la matrice per eseguire un’analisi costi/benefici della pubblicazione su Instagram. Ha scoperto che lavorare al suo podcast gli faceva guadagnare di più, e ha regolato la sua lista di cose da fare di conseguenza.

Può anche aiutare a delegare i compiti, opzione che le persone spesso non considerano come una possibilità. A questo proposito, si può anche intendere “delega” come automatizzazione, ad esempio esternalizzando e rendendo automatico il processo di pagamento delle bollette.

Come usare la matrice Eisenhower

Per usare correttamente la matrice di gestione del tempo di Eisenhower, scrivete semplicemente ogni compito sulla vostra lista di cose da fare, magari tutti quelli a cui vi dovete dedicare entro il mese. Poi, iniziate a classificare i vostri articoli in base alla loro urgenza e importanza.

Una volta che avete categorizzato ogni voce, inseritela nel quadrante a cui, secondo voi, ogni task appartiene. Inserite i compiti urgenti ed importanti nel primo. Se siete tentati di rimandare, fatelo ora o spostatelo in un altro quadrante. Ritagliate un momento sul vostro calendario per ogni compito che considerate importante, ma non urgente. Dopo di che, cercate dei modi per esternalizzare o automatizzare tutto ciò che si trova nella categoria urgente, ma non importante. Se non può essere esternalizzato o automatizzato, spostatelo in un’altra categoria. Infine, lasciate stare tutto ciò che si trova nella categoria non importante e non urgente.

Seguite questi passi ogni volta che vi trovate bloccati o non siete sicuri di come proseguire con la vostra lista di cose da fare.

Un aiuto in più dalle app

Le uniche cose di cui avete bisogno per usare la matrice Eisenhower sono una matita, un pezzo di carta e una lista di cose da fare. Tuttavia, ci sono diverse applicazioni che vi permettono di creare, memorizzare e accedere facilmente alle vostre matrici combinate alle liste di cose da fare.

Se state già usando un task manager online come Todoist, potete usarlo per creare la vostra matrice Eisenhower. Il grande vantaggio qui è che non è necessario adottare altri software. Per gli utenti Android, c’è Ike, un’applicazione popolare che ti aiuta a ordinare i tuoi to-dos in quattro quadranti insieme a funzioni extra come promemoria, date di scadenza e note.

Focus Matrix è un’opzione meno popolare, ma meglio recensita per iOS. Offre rapporti dettagliati sulla produttività e si sincronizza con Apple Calendar.

Da ora in poi non ci saranno più scuse: con questo strumento riuscirete a rispettare le scadenze e ad interfacciarvi meglio con tutti gli aspetti della vostra vita, per tornare ad avere finalmente il controllo sul proprio tempo.

Articolo tradotto da Clockwise, liberamente rielaborato e riprodotto

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