Il Covid-19 ha ribaltato il lavoro d'ufficio come lo conoscevamo tutti. Un tempo i brulicanti edifici erano ridotti a file di banchi vuoti. I lavoratori hanno trasformato i loro divani e le stanze libere in uffici e le aziende hanno fatto del loro meglio per mantenere accese le luci calde in queste giornate cupe e fredde.
Dopo quel turbinio iniziale, abbiamo scoperto che la vita in ufficio era rimasta bloccata per decenni in un unico monito: dalle 9 alle 17:00. Ciò è emerso chiaramente dall'ultima ricerca di Slack, che mostra che le persone in tutto il mondo vogliono maggiore flessibilità su dove e come lavorano.
Piuttosto che tornare alla vecchia routine, le aziende stanno ripensando radicalmente il modo in cui lavorano i team. L'ultimo sondaggio di Slack ci mostra come farlo.
Mentre il nuovo coronavirus si diffondeva in tutto il mondo, le aziende si lanciavano a capofitto nello smart-working. Ora è tempo di rivalutare la strategia e non solo di prendere la vecchia cultura dell'ufficio e cercare di adattarla a distanza e alla nostra moderna realtà digitale. Non funziona. Dare semplicemente al team un laptop e trasferire le infinite e improduttive riunioni su Zoom non è una strategia di successo a lungo termine.
Come molte aziende, Slack ha condotto la maggior parte delle sue operazioni in ufficio prima della pandemia Covid-19. Ma come creatori - e utenti - di uno strumento di collaborazione che facilita il lavoro da remoto, hanno investito moltissimo nella funzioni per potenziamento dei team, indipendentemente da dove lavorano.
All'inizio di quest'anno, alla fine di marzo 2020, Slack ha intervistato quasi 3.000 knowledge worker statunitensi. I risultati di quel primo studio hanno rivelato il grande passaggio del lavoro a distanza: all'epoca, il 27% degli intervistati lavorava principalmente da casa. Ad agosto, quel numero era salito al 44% negli Stati Uniti.
L'ultimo sondaggio, condotto tra giugno e agosto 2020, mostra che più di un terzo dei knowledge worker globali lavora da casa. La stragrande maggioranza (83%) di coloro che attualmente lavorano da casa non prevede di tornare in ufficio nei prossimi tre mesi. Inoltre, al momento sono riscontrabili solo poche prove di una migrazione di ritorno in ufficio che si attesta solo al 12%, affermando timidamente di voler lavorare sempre in ufficio e oltre la metà di tutti i lavoratori della conoscenza (72%) che esprime una preferenza per un telecomando ibrido -modello da ufficio.
Invece di chiedere quando i lavoratori torneranno in ufficio, le aziende dovrebbero chiedersi come sarà l'ufficio del futuro. Comprendendo ciò che i lavoratori amano (e odiano) del lavoro a distanza e come l'esperienza varia tra le popolazioni, le aziende possono creare ambienti che migliorano non solo la produttività ma anche il benessere dei dipendenti.
Le differenze tra ufficio e casa nel mondo sono probabilmente influenzate da diversi fattori, tra cui l'efficacia di ciascun paese nel contenere l'epidemia di Covid-19 e gli atteggiamenti culturali verso il lavoro a distanza. Ad esempio, i dipendenti in Giappone hanno più del doppio delle probabilità di dire che il loro lavoro non può essere svolto a distanza rispetto ai dipendenti negli Stati Uniti o nel Regno Unito, ed è anche più probabile che affermino che lavorare da casa è peggio per la loro produttività rispetto a qualsiasi altro paese.
Prima della pandemia, i lavoratori statunitensi trascorrevano in media 54 minuti al giorno per il pendolarismo. I tempi di percorrenza in altri paesi esaminati si estendono per oltre un'ora al giorno. Per coloro che ora lavorano da casa, il tempo di viaggio da e verso il lavoro è stato ridotto a zero o ai pochi minuti necessari per camminare da una stanza all'altra.
Mentre il pendolarismo potrebbe offrire un periodo di transizione mentale per alcuni, è chiaro che molti lavoratori preferiscono il tempo extra che offre una giornata lavorativa senza spostamenti casa/ufficio. Saltare il tragitto giornaliero comporta anche un risparmio sui costi, il secondo vantaggio più citato, e consente più tempo con la famiglia, un altro vantaggio per molti degli intervistati.
Oltre a tempo e denaro, coloro che lavorano a distanza hanno anche evidenziato il miglioramento dell'equilibrio tra vita professionale e vita privata e un ambiente di lavoro meno stressante come vantaggi del lavoro da casa. Con più tempo e meno fattori di stress in ufficio, in media, coloro che lavorano da casa sembrano sperimentare un miglioramento della loro qualità di vita.
L'esperimento del lavoro da casa ha dato a molti ex impiegati di ufficio l'opportunità di provare un nuovo modo di lavorare, e i dati mostrano che a loro (soprattutto) piace. In effetti, la stragrande maggioranza dei lavoratori della conoscenza globale (72%) preferisce un accordo ibrido che combini la casa e l'ufficio. I lavoratori sono molto meno entusiasti di lavorare in un unico ambiente: solo il 12% preferirebbe lavorare sempre dall'ufficio e il 13% vorrebbe lavorare da casa a tempo pieno.
Le aziende farebbero bene a tenere in primo piano la preferenza per un ambiente di lavoro ibrido. I dati rivelano che l'83% di coloro che già lavorano da casa prevede di continuare a farlo almeno per i prossimi tre mesi. Dato che la maggior parte dei knowledge worker non è interessata a tornare in ufficio a tempo pieno, le aziende possono iniziare a investire ora negli ambienti ibridi preferiti dal team.
In che modo le aziende possono valutare il proprio impatto sul benessere dei dipendenti e adattare di conseguenza i propri sistemi e strategie? Per rispondere a questa esigenza, il Future Forum, un nuovo consorzio lanciato da Slack per aiutare le aziende a reinventare il lavoro nel mondo digitale, ha sviluppato il Remote Employee Experience Index (REEI) . L'indice è un rapporto trimestrale che fornisce le informazioni necessarie per navigare in questo nuovo mondo del lavoro. Misura cinque elementi chiave dell'esperienza di lavoro a distanza: produttività, conciliazione vita-lavoro, stress e ansia, senso di appartenenza e soddisfazione per il proprio ambiente di lavoro.
L'indice assegna un punteggio a ciascun elemento su una scala che va da "molto meglio" a "molto peggio" rispetto al lavoro in ufficio, con il punto medio che è "più o meno come lavorare in ufficio". Fornisce un punteggio composito globale e punteggi specifici per paese per Stati Uniti, Regno Unito, Francia, Germania, Giappone e Australia, offrendo alle organizzazioni un'istantanea globale del sentiment dei lavoratori da remoto. Il sondaggio è stato condotto tra il 30 giugno e l'11 agosto 2020 tramite GlobalWebIndex.
I risultati dell' indice inaugurale mostrano che i knowledge worker globali ritengono, complessivamente, che il lavoro a distanza è meglio che lavorare in ufficio (+14). In particolare, il lavoro a distanza sembra avere un impatto positivo sulla loro conciliazione vita-lavoro (+26), portare alla soddisfazione del loro assetto lavorativo (+20) e ridurre lo stress lavoro-correlato (+17).
Tuttavia, il lavoro a distanza presenta degli svantaggi: il senso di appartenenza/engagement (-5) sembra essere peggiore quando si lavora da casa. Questa è l'unica area in cui la maggior parte dei knowledge worker è meno soddisfatta del lavoro a distanza. Investendo in strategie e tecnologie che rafforzano le connessioni dei dipendenti, le organizzazioni possono aiutare a migliorare l'esperienza di lavoro a distanza.
Quando si tratta di gestione dello stress e produttività, il middle management sentono la pressione più acuta dei singoli collaboratori o dei dirigenti senior. Hanno riportato i punteggi più bassi per la riduzione dello stress (+15) rispetto ai senior manager (+19) e ai contributori individuali (+19). Dato il loro ruolo di intermediari tra i leader che pianificano la strategia e le truppe di terra che la eseguono, è facile vedere come il passaggio dalla comunicazione in ufficio a quella remota possa creare ulteriore stress.
I livelli di soddisfazione più elevati sia del middle management sia dei dirigenti senior ci portano a ipotizzare che il lavoro a distanza sia eseguito sulle relazioni esistenti. I lavoratori junior trovano più difficile stare al passo con ciò su cui stanno lavorando gli altri e rimanere motivati. Sono anche più propensi dei dipendenti più esperti a segnalare sentimenti di solitudine o isolamento.
Mentre i genitori hanno riportato punteggi REEI positivi in generale, comprese le valutazioni di appartenenza, le donne nelle famiglie con bambini hanno riportato valutazioni complessive inferiori (+10) rispetto alle donne senza figli (+13). Con le donne che spesso sopportano una quota sproporzionata di responsabilità per l'assistenza all'infanzia, non sorprende che quelle con figli ottengano il punteggio più basso in termini di equilibrio tra vita professionale e vita privata (+14), 6 punti in meno rispetto alle donne senza figli (+20). Questa divisione si ripercuote sulle valutazioni di produttività, stress e soddisfazione generale.
Le donne con e quelle senza figli affrontano sfide diverse. Per le donne con bambini, le principali sfide del lavoro a distanza includevano sentirsi sopraffatte da cose non legate al lavoro, nonché difficoltà a rimanere concentrate ed evitare distrazioni. Al contrario, le maggiori sfide per le donne senza figli includevano la ricerca di un Wi-Fi stabile e il mantenimento di rapporti di lavoro.
Il lavoro a distanza mette immediatamente il kibosh su incontri fisici e interazioni fortuite di persona. Coffee break, pranzi, riunioni, feste di compleanno, eventi di volontariato e happy hour interrotti o spostati online. Ma gli eventi virtuali spesso falliscono quando si tratta di promuovere un senso di appartenenza, sviluppare nuove relazioni e acquisire una visione approfondita del lavoro degli altri. Non c'è da meravigliarsi quindi che quattro delle cinque principali sfide segnalate dai lavoratori fossero legate alla connessione, al senso di appartenenza e all'engagement.
È interessante notare che la sfida più grande per i lavoratori remoti è la logistica. Quando Internet è l'ancora di salvezza per i tuoi colleghi, un accesso affidabile è fondamentale. Data la sua importanza, non sorprende che i lavoratori da remoto abbiano citato il Wi-Fi o Internet instabile come la sfida più grande. In effetti, quasi 1 intervistato su 4 (24%) ha dichiarato che la connettività instabile rappresenta una sfida. Le altre sfide citate di frequente sono più relazionali, tra cui: difficoltà a costruire / mantenere relazioni, maggiori sentimenti di solitudine o isolamento e più difficoltà a rimanere consapevoli di ciò su cui gli altri stanno lavorando.
La difficoltà a rimanere concentrati ed evitare le distrazioni è stata segnalata dal 22% dei lavoratori della conoscenza globale ed è stata una delle principali preoccupazioni sia per coloro con che senza figli. Sembra che sedersi davanti a un computer in una crisi sanitaria globale, insieme ai disordini politici e ai disastri ambientali in alcuni paesi, abbia sovraccaricato la capacità di concentrazione delle persone.
I dati sono chiari: nel complesso, il lavoro a distanza è stato nettamente positivo per molti lavoratori, ma per molti altri c'è ancora un significativo margine di miglioramento. Per spostare l'ago, dobbiamo reimmaginare molte delle pratiche culturali che abbiamo portato dall'ufficio alle nostre case. È ora di concentrarsi su nuove soluzioni, sopratutto sul benessere mentale.
Molte delle sfide presentate dal lavoro a distanza sono meno un problema tecnologico e più un problema culturale. Oltre un quarto dei knowledge worker globali riferisce che la propria azienda ha fornito nuovi strumenti di comunicazione a seguito del passaggio al lavoro a distanza. Sebbene questo singolo intervento possa avere un effetto positivo sulla produttività (+3) e sul senso di appartenenza dei lavoratori (+4), nel report di Slack si evince che ciò che conta di più è la cultura del lavoro che questi strumenti possono supportare.
Cambiare la cultura del lavoro è una responsabilità condivisa che non ricade su alcun ruolo o team. Tutti, dai dirigenti senior ai singoli contributori alle organizzazioni di persone che li supportano, hanno un ruolo da svolgere nel garantire il successo del lavoro a distanza.
Fare delle pause: forse una delle pratiche più ovvie e semplici che chi lavora da remoto può adottare per aumentare la produttività, mitigare lo stress lavorativo e migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata è fare pause quotidiane (o più frequenti). Allontanarsi dal lavoro e impegnarsi con gli amici o la famiglia, fare esercizio o consumare un pranzo adeguato può avere un impatto notevole sull'equilibrio tra lavoro e vita privata (+11), produttività (+7) e stress correlato al lavoro (+7).
Sorprendentemente, solo due terzi dei lavoratori della conoscenza riferiscono di parlare delle pause quotidiane. Ciò potrebbe essere dovuto a riunioni consecutive, responsabilità di caregiver o una cultura del posto di lavoro "sempre attiva". Il top management può davvero aiutare in questo caso incoraggiando pause significative o sensibilizzando il team a dedicare più tempo a se stessi durante la giornata.
Pianifica la giornata: solo il 35% dei knowledge worker dichiara di aver pianificato la propria giornata lavorativa prima di iniziare a lavorare, ma quelli che vedono un miglioramento significativo della propria produttività sono solo il (+7). Di fronte alle difficoltà nell'evitare le distrazioni e rimanere motivati, impostare un piano o un obiettivo per ciò che vorresti realizzare nel corso della giornata può aiutare a focalizzare l'attenzione.
Dìre di no alle riunioni: le riunioni di solito intasano i calendari dei dipendenti. Oltre la metà di tutti i lavoratori dichiara di partecipare a riunioni settimanali per condividere gli aggiornamenti di status dei progetti con il proprio team, ma invece di migliorare la connessione e la produttività dei lavoratori, tendono a fare il contrario. I lavoratori che partecipano alle riunioni (mal progettate e mal gestite) riferiscono un senso di appartenenza inferiore (-3) rispetto a coloro che ricevono aggiornamenti sul progetto attraverso strumenti digitali come Slack, o Trello o Asana. (+6). Spostare gli aggiornamenti fuori dalle riunioni e in canali digitali asincroni può aiutare a liberare tempo per conversazioni con il team più significative e per costruire rapporti.
Fai i complimenti: sentirsi apprezzati e dedicare del tempo a riconoscere il contributo degli altri almeno una volta ogni due settimane ha avuto l'effetto maggiore sul senso di appartenenza dei lavoratori (+10). I team dovrebbero porre maggiore enfasi nel garantire che gli altri sappiano che i loro contributi sono apprezzati.
Non sottovalutare il team building: i lavoratori che partecipano ad attività mensili di team building dedicate come retreat, brainstorming o persino game player sentono che il loro senso di appartenenza migliora in modo significativo (+10). Negli ambienti di lavoro da remoto, queste attività assumono un'importanza aggiuntiva. Offrono ai nuovi collaboratori l'opportunità di costruire relazioni e fiducia con i colleghi, rafforzando al contempo le connessioni del team esistenti.
Rimani flessibile: i lavoratori che godono dell'opzione di un programma flessibile ottengono un punteggio più alto in ogni elemento dell'indice rispetto a quelli bloccati in una rigida routine da 9 a 5. Non sorprende l'effetto positivo su elementi come l'equilibrio tra vita professionale e vita privata (+23). Ciò che sorprende è che quelli con orari flessibili hanno ottenuto un punteggio quasi doppio in termini di produttività (+13) rispetto a quelli che aderiscono a una giornata lavorativa standard dalle 9 alle 5 (+7) e significativamente migliori in termini di senso di appartenenza (–0,2 rispetto a - 6).
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