La pandemia da Covid-19 ha segnato uno spartiacque tra un mondo “prima e dopo” sotto tutti i punti di vista; sociale, culturale, economico. La società post-pandemica è, dunque, una realtà nuova anche e soprattutto per il mondo del lavoro, che vive nuove dinamiche a partire dalla diffusione dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale all’adozione dello smartworking. Ma come impatta questo vento di cambiamento sulla produttività, il benessere e la capacità di gestire le distrazioni dei lavoratori?
Nel mondo iper-connesso di oggi, ricco di priorità concorrenti, la concentrazione spesso sembra essere una merce rara e preziosa. Tuttavia, allo stesso tempo, con la crescita dell'economia basata sulla conoscenza, l'importanza del lavoro profondo privo di elementi di distrazione non è mai stata così grande.
Un report commissionato da DropBox e svolto da Economist Impact riesamina l’impatto e la perdita economica data dalle distrazioni tra i "knowledge workers", "lavoratori della conoscenza” (coloro che svolgono professioni che coinvolgono primariamente l’intelletto, in contrapposizione a lavori che invece coinvolgono principalmente manualità e fisicità).
Questo rapporto riassume il panorama attuale per quanto riguarda gli impatti della mancanza di concentrazione: oggi, le imprese statunitensi perdono complessivamente quasi mezzo trilione di dollari (468 miliardi di dollari USA), trascurando di sfruttare la produttività dei propri dipendenti, i quali sono frequentemente ostacolati da distrazioni che compromettono il loro lavoro profondo.
In azienda, le distrazioni colpiscono i dirigenti con maggiore frequenza rispetto a coloro che si trovano in posizioni più basse nella gerarchia aziendale, e le riunioni non produttive sono tra le principali responsabili. Affrontare completamente queste distrazioni potrebbe portare a un potenziale risparmio aziendale di 37.000 dollari USA per dirigente, rispetto a 21.000 dollari USA per il personale generale, annualmente.
Spesso le persone notano i benefici della concentrazione solo a posteriori, ad esempio riflettendo sul lavoro prodotto durante uno stato di 'flusso'. Altrettanto difficili da calcolare sono i costi nascosti derivanti da cali di concentrazione. In un nuovo tentativo di quantificare questo costo, il modello di Economist Impact mostra che negli Stati Uniti, le aziende potrebbero guadagnare 468 miliardi di dollari ogni anno ottimizzando il tempo dei lavoratori della conoscenza e massimizzandone la produttività.
Questa stima è aumentata di 77 miliardi di dollari rispetto al rapporto del 2020. In altre parole, il guadagno annuale potenziale è ora equivalente al 28,7% dei salari dei lavoratori della conoscenza, rispetto al precedente 28,3%.
I lavoratori della conoscenza sono responsabili dei progressi della vita moderna, dai farmaci contro il cancro ai romanzi vincitori del Premio Pulitzer fino a ChatGPT. Questi prodotti e servizi alimentano la crescita dell'economia in modi molteplici; il potenziale vantaggio dell'ottimizzazione del tempo dei lavoratori della conoscenza è quindi significativo per tutte le economie.
Negli Stati Uniti, i guadagni economici potrebbero raggiungere quasi 1,4 trilioni di dollari. Nei dieci paesi dello studio, il contributo dei lavoratori della conoscenza potrebbe aumentare in media del 40%, misurato in termini del loro valore aggiunto lordo (GVA). Questo varia da un potenziale aumento del 34% in Giappone a un potenziale aumento del 44% in Australia.
Sono diversi gli aspetti d’indagine su cui si concentra la ricerca, tra questi troviamo dati circa i “maggiori motivi di distrazione” provati dai lavoratori negli Stati Uniti quando lavorano dal proprio domicilio in smart-working prima e dopo la Pandemia. Vediamo come queste sono cambiate...
Nel mondo della “prima Pandemia” la classifica dei top tre motivi di distrazione si presentava così: al primo posto la tentazione al relax (TV, media, eccetera..), al secondo posto lo svolgere faccende domestiche (cucinare, pulire la casa…) ed al terzo il senso di lontananza dai colleghi di lavoro.
Nel mondo post-pandemico questi dati cambiano e troviamo rispettivamente al primo, secondo e terzo posto il bisogno di rispondere alle richieste degli altri abitanti della casa (segnalata come una preoccupazione principale dal 39% dei lavoratori della conoscenza, in aumento dal 22% nel 2020), il trascorrere tempo sui social media e, ancora una volta, il sentirsi distanti dai colleghi.
Un altro dato significativo emerso dalla ricerca riguarda invece la quantità di ore di concentrazione annuali perse da parte dei knowledge workers e la relativa causa associata.
Il lavoratore medio della conoscenza negli Stati Uniti sta ora perdendo 151 ore di tempo focus all'anno a causa di attività personali (social media, shopping, richieste domestiche, ecc.), in aumento rispetto alle 132 ore nel rapporto del 2020, il più grande incremento tra tutti i tipi di distrazioni. Forse, sorprendentemente, questa non è puramente una conseguenza del lavoro remoto: anche i lavoratori in sede stanno dedicando più tempo alle attività personali.
Su una nota positiva, le altre cause di perdita di concentrazione sono diminuite rispetto al rapporto del 2020. Secondo questo modello, i lavoratori stanno dedicando meno tempo alle e-mail non produttive, scese da 99 a 75 ore all'anno. Anche il tempo trascorso in riunioni non produttive ha registrato una leggera diminuzione, da 82 a 78 ore all'anno. Nonostante il tempo medio giornaliero nelle riunioni sia aumentato da 1,5 a 1,7 ore (probabilmente a causa della facilità di riunirsi virtualmente), la percentuale di queste riunioni che i lavoratori statunitensi considerano non produttive è scesa dal 27% al 21%.
Un'altra importante modifica riguarda il ritmo di lavoro: in particolare, la frequenza delle interruzioni durante la giornata lavorativa è aumentata, e non solo a causa di distrazioni personali diffuse. Il numero medio di riunioni, ad esempio, è passato da 1,6 a 1,9 al giorno. Questo potrebbe non sembrare significativo, ma spesso ai lavoratori serve del tempo per ri-concentrarsi su compiti produttivi dopo ogni interruzione, quindi tutto si somma. Negli Stati Uniti, i lavoratori della conoscenza trascorrono in media 127 ore all'anno per ritrovare la concentrazione dopo essere stati colti dalle distrazioni di riunioni ed e-mail, in aumento rispetto alle 118 ore registrate nello studio del 2020.
Sono in molti ad affrontare conversazioni su chat poco produttive, cioè quelle che i lavoratori percepiscono come distrattive o non pertinenti alle attività a cui sono impegnati. Tali conversazioni solitamente consumano 40 minuti al giorno, ovvero circa il 50% del tempo totale in cui i lavoratori interagiscono con i messaggi di chat. Anche se può sembrare poco, questi 40 minuti sono sparsi lungo l'arco della giornata, e costituiscono gravi distrazioni per i lavoratori.
Nella maggior parte dei paesi presi in analisi, i messaggi poco produttivi tendono a essere il principale fattore di perdita di concentrazione, variando da 129 ore perse annualmente per persona in Giappone a 180 ore in Francia. In media, questo tempo perso equivale a oltre 22.000 dollari USA per lavoratore all'anno (in termini di valore aggiunto lordo) con variazioni da 5.600 dollari USA in Polonia a 31.000 dollari USA negli Stati Uniti.
Al contrario, le email (quelle non produttive) costituiscono una perdita di tempo relativamente limitata per i lavoratori a livello globale. Circa il 20% del tempo dedicato alle email è considerato non produttivo, corrispondente a circa 18 minuti al giorno. Ciò si traduce in una perdita annua di circa 72 ore per lavoratore: i lavoratori australiani perdono 82 ore all'anno per email non produttive, mentre i loro colleghi giapponesi ne perdono 62. Invertire questa perdita di produttività potrebbe incrementare le economie di circa 11.000 dollari USA in media per lavoratore ogni anno.
Le riunioni non produttive si collocano anch'esse sul lato meno rilevante dello spettro delle distrazioni. Globalmente, i partecipanti al sondaggio definiscono un quarto del loro tempo totale in riunioni come non produttivo (o circa 20 minuti al giorno in media). Nel corso di un anno, ciò si traduce in una perdita di 79 ore a causa di riunioni non produttive, equivalente a quasi 12.000 dollari USA per lavoratore ogni anno. I lavoratori irlandesi registrano la quantità più bassa di tempo perso in riunioni non produttive, perdendo solo 68 ore per lavoratore ogni anno, mentre i lavoratori coreani perdono di più, con 95 ore.
L'impatto delle riunioni non produttive varia anche a seconda di dove si trova il lavoratore della conoscenza. Tra i lavoratori in sede, le riunioni sono citate come la quarta peggiore fonte di distrazione, ma scendono all'ottavo posto per i lavoratori remoti o ibridi.
Anche il tempo dedicato al recupero della concentrazione dopo le interruzioni si accumula, specialmente con la frammentazione della giornata lavorativa moderna. Il sondaggio globale ha rilevato che il 42% dei lavoratori della conoscenza non trascorre più di un'ora di lavoro produttivo senza interruzioni. La ricerca dimostra sempre più gli svantaggi associati alla multitasking, svantaggi che vanno oltre il tempo perso direttamente durante le interruzioni, includendo il tempo aggiuntivo necessario per recuperare la concentrazione e riimpegnarsi. Nel campione globale, il lavoratore medio trascorre 122 ore all'anno nel recupero della concentrazione dopo interruzioni causate da email o riunioni, variando da 112 ore in Corea a 131 in Australia e nel Regno Unito, equivalente a quasi 19.000 dollari USA.
I lavoratori in sede e i lavoratori remoti affrontano ciascuno sfide uniche quando si tratta di rimanere concentrati. Per i lavoratori in sede, le interruzioni faccia a faccia rappresentano la distrazione più grande, segnalata come un problema significativo dal 36% dei partecipanti, invariato dal 2020. Questa preoccupazione persistente è comprensibile data la pressione di essere il più produttivi possibile durante un periodo finito di lavoro.
Le principali distrazioni per i lavoratori remoti, d'altra parte, ruotano spesso attorno alla gestione delle faccende domestiche e alle richieste dei membri del nucleo familiare. Con il continuo evolversi dei modi tipici di lavorare, questi lavoratori hanno affrontato la necessità di adattare le loro strategie per rimanere concentrati e produttivi. Una tale adattamento sembra essere la preferenza per gli orari flessibili.
La flessibilità è ora una priorità importante per i lavoratori della conoscenza a livello globale, e due terzi di questi dichiarano di lavorare con orari flessibili mentre sono a casa. Questo spesso significa intercalare più pause durante la giornata lavorativa. Ad esempio, i lavoratori remoti sono più propensi a concentrarsi su lavori produttivi in blocchi più brevi (di 1-3 ore) rispetto ai lavoratori in sede.
Tuttavia, blocchi più brevi e pause più frequenti non significano necessariamente meno concentrazione. Al contrario, il riposo regolare può migliorare la capacità di concentrarsi. Ad esempio, i lavoratori remoti che lavorano con orari flessibili sono più propensi a dire che il lavoro remoto ha migliorato la loro concentrazione complessiva, la qualità del lavoro e il benessere.
Peter Bacevice, vicepresidente della ricerca e sviluppo presso Pangeam, e ricercatore associato presso la Ross School of Business dell'Università del Michigan, ritiene che "la flessibilità e la scelta su dove e quando lavorare svolgano un ruolo significativo nella capacità dei lavoratori della conoscenza di lavorare al meglio", che lui definisce come "l'esperienza congiunta di vitalità e apprendimento sul lavoro".
Secondo i criteri del signor Bacevice, prosperare è più fortemente collegato a un senso di scopo e investimento nel futuro della propria azienda rispetto a sentirsi semplicemente felici o soddisfatti mentre si lavora.
Le preferenze sono fondamentali. Bacevice riassume il sentimento: "Non tutti vogliono lavorare esclusivamente nello stesso luogo tutto il tempo, ma le persone vogliono avere la possibilità di decidere se lavorare da casa, dall'ufficio o in una combinazione di entrambi. Vogliono avere questa opzione disponibile."
Concedere ai lavoratori la flessibilità di scegliere dove e come lavorare meglio può offrire loro un modo semplice per aumentare la loro produttività. La ricerca suggerisce che i lavoratori spesso si auto-selezionano nell'ambiente di lavoro in cui si sentono più produttivi. Infatti, maggiore è l'autonomia che i lavoratori hanno sul loro programma e ambiente, migliori sono i risultati che ottengono per concentrazione, qualità del lavoro e benessere.
Detto questo, le aziende e le industrie dovrebbero adattare le loro strategie di lavoro flessibili per allinearsi con la natura del lavoro e le esigenze dell'organizzazione nel complesso. Ad esempio, le aziende tecnologiche potrebbero essere inclini ad abbracciare il lavoro remoto, poiché questo può agevolare la concentrazione profonda necessaria per la programmazione intensiva. Al contrario, in settori come l'istruzione, è probabile che prevalgano le politiche in sede, guidate dai potenziali svantaggi associati all'apprendimento a distanza per gli studenti.
La complessità della focalizzazione individuale rende difficile la ricerca di soluzioni. Nonostante le innumerevoli modifiche apportate dalla pandemia al mondo del lavoro, l'importanza di un leadership che modelli una cultura di concentrazione e produttività, combinata con "un approccio di comunicazione deliberato e minimalista", sono ancora estremamente attuali. Al contempo, nuovi strumenti e strategie possono anche aiutare le aziende ad adattarsi.
Non esiste una soluzione universale al dilemma della concentrazione. Le aziende devono rispondere alle esigenze individuali dei lavoratori, mantenendo consapevolezza delle differenze culturali nel modo migliore per ottimizzare la produttività. Alcune strategie che le aziende potrebbero adottare includono:
Le implicazioni futuristiche dell'intelligenza artificiale (IA) generano titoli giornalieri, ma le applicazioni più prosaiche dell'IA stanno contribuendo a aumentare la produttività tra i lavoratori della conoscenza, secondo quattro intervistati su cinque. Gli strumenti di automazione hanno anche migliorato altre aree, come la qualità del lavoro e la salute mentale.
I lavoratori della conoscenza ricorrono frequentemente agli strumenti di automazione per aiutare nel loro lavoro, con quasi due terzi che li utilizzano almeno una volta alla settimana. Con un margine considerevole, i lavoratori della conoscenza hanno dichiarato di preferire utilizzare strumenti correlati all'IA per automatizzare compiti ripetitivi (il 41% ha selezionato questa opzione come una delle loro scelte principali). L'utilizzo dell'IA per riassumere e organizzare le informazioni era una preferenza popolare anche per circa il 30% dei lavoratori della conoscenza.
Emma Walsh, fondatrice e CEO di Parents At Work, una società consulenziale per il benessere lavoro-vita, sottolinea che l'IA aiuta le persone "a completare le attività, consentendo loro di dedicare più tempo a pensare a problemi complessi o ai servizi che offrono ai clienti".
Indipendentemente dalla posizione gerarchica, i lavoratori segnalano in generale effetti positivi simili dagli strumenti di automazione. Ma in alcune aree chiave, i dirigenti vedono benefici più marcati che possono rendere i loro lavori più produttivi. Una quota maggiore di manager e direttori (27%) e dirigenti di alto livello (36%) ritiene che questi strumenti abbiano portato miglioramenti "significativi" nel rimanere organizzati, rispetto al personale generale (23%).
La storia è simile quando si tratta di salute mentale, con manager e dirigenti che segnalano benefici più forti. Nel complesso, il sondaggio suggerisce che manager e lavoratori potrebbero attribuire valore all'IA per motivi leggermente diversi. I manager la utilizzano per lo più come modo per organizzare informazioni (ad esempio, generare analisi, condurre ricerche, trascrivere chiamate), mentre gli altri lavoratori la preferiscono per compiti creativi come la produzione di testi scritti, diapositive e grafici.
Il consulente delle risorse umane Josh Bersin definisce l'IA "una delle tecnologie trasformazionali più grandi che abbiamo nel luogo di lavoro" e ritiene che la rapida crescita dell'IA significhi un miglioramento nella produttività, nelle prestazioni organizzative, nelle competenze e altro ancora.
Sottolineando la loro fiducia in un futuro alimentato dall'IA, i partecipanti al sondaggio sono relativamente ottimisti sul potenziale sostitutivo del lavoro da parte dell'IA, nonostante le capacità di tali strumenti migliorino rapidamente. Di coloro che fanno affidamento su IA e automazione, l'86% ha dichiarato che tali strumenti hanno migliorato o non influenzato la loro percezione della sicurezza sul lavoro, un sentimento che è rimasto costante tra i lavoratori di tutte le età.
Strategie organizzative dedicate per affrontare le cause della perdita di concentrazione sono ancora relativamente rare tra le organizzazioni. Le interruzioni costanti, che siano faccia a faccia o tramite messaggi di chat, sono una delle distrazioni più grandi nell'ambiente di lavoro moderno; tuttavia, strategie organizzative come periodi senza riunioni o tempi dedicati alla concentrazione non sono ancora comuni. Meno del 30% dei lavoratori della conoscenza ha dichiarato che la propria organizzazione promuove tali strategie, e meno del 20% ha accesso a workshop che insegnano migliori abilità di concentrazione.
Indipendentemente da dove si trovano i loro lavoratori, le aziende dovrebbero concentrarsi nel fornire un ambiente infrastrutturale che li supporti nel prosperare. Spazi di lavoro collaborativo per il brainstorming di persona così come spazi silenziosi per la concentrazione profonda sono ormai essenziali negli uffici moderni come prerequisiti per la produttività. E per i dipendenti che lavorano in remoto, le aziende dovrebbero fornire l'"infrastruttura necessaria" e l'attrezzatura per garantire che questi possano concentrarsi efficacemente, come sedie, scrivanie e monitor di qualità.
Le organizzazioni dovrebbero affrontare la perdita di concentrazione in modo olistico, riconoscendo che ci sono molte strategie per migliorare la produttività e il benessere. Le strategie possono differire per paese e cultura. Ad esempio, in Australia, Germania, Irlanda, Giappone e Polonia, le pause obbligatorie durante il giorno sono il modo più comune per i lavoratori della conoscenza staccare la spina.
Offrire opportunità per dare feedback onesti ai manager è un'altra strategia, apprezzata relativamente frequentemente tra le aziende australiane, canadesi, britanniche e americane. In Corea del Sud, i partecipanti sottolineano l'adozione di strumenti tecnologici mirati a semplificare compiti amministrativi. La diversità di queste tattiche, tra molte altre, sottolinea la necessità di approcci agili e olistici nel promuovere la concentrazione e la produttività.
La pandemia di covid-19 ha scatenato una svolta radicale nel modo in cui viene svolto il knowledge working. Mentre molti ora mettono in dubbio l'utilità degli uffici per svolgere un lavoro profondo e in modalità focus, massimizzare la produttività dipende dal raggiungimento della migliore combinazione di collaborazione e tempo per se stessi. In mezzo a un panorama mutevole di distrazioni, non c'è dubbio che la capacità di concentrarsi rimanga una qualità sotto attacco.
Le aziende, oggi, hanno a disposizione una vasta gamma di soluzioni per aiutare i propri dipendenti a produrre le intuizioni, le innovazioni e le creazioni che creano ambienti di lavoro a prova di distrazioni. Tuttavia, questo sforzo richiede un adattamento costante. Con l'avanzare della tecnologia, compresi gli strumenti di intelligenza artificiale e automazione, saranno necessari approcci sia olistici che mirati per assicurarsi che essa fornisca i benefici promessi ai lavoratori e agli imprenditori.
Tuttavia, la tecnologia da sola non è sufficiente. Il benessere mentale, una comunicazione efficace e una sensazione di vitalità sul posto di lavoro contribuiscono tutti alla capacità di concentrarsi e, di conseguenza, di offrire il proprio meglio. La pandemia potrebbe aver ridefinito la geografia del lavoro più rapidamente di qualsiasi altro evento singolo degli ultimi decenni, ma è avvenuta in un contesto di flussi disruptivi che non mostrano segni di attenuazione.
Le aziende che abbracciano il cambiamento, rispondono alle esigenze dei lavoratori e si adattano rapidamente ne trarranno beneficio. Quelle che insistono sull'inflessibilità subiranno conseguenze negative.
La ricerca della concentrazione è antica quanto il lavoro stesso; ciò che è nuovo è come si sviluppa quel percorso nell'ambiente di lavoro moderno e la sfida per individui, aziende ed intere economie.
Articolo tratto dal report di Economist Impact, liberamente riprodotto e rielaborato
Articolo di Adele Cogno e Sara Garlaschelli
Photos by sergiign on freepik
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